5 tips för att ha en lyckad konferens

Om man inte har gjort det innan kan det vara lättare sagt än gjort att planera en konferens, oavsett om det är för ett litet eller stort företag. Här kommer därför fem tips som ger dig bästa möjliga förutsättningar att lyckas.

Välj en plats som passar ändamålet

Till att börja med är det väldigt viktigt att välja rätt plats för att ha en lyckad konferens. Detta gäller både var den kommer att vara rent geografiskt och vilken typ av lokal det rör sig. Kommer anställda från flera olika städer att närvara? Välj då en plats som är enkel att ta sig till för samtliga.

När du bokar lokal för en konferens finns det många alternativ. Ett mindre företag kanske klarar sig med ett mötesrum, medan större grupper passar bättre i en riktig hörsal. Platsen ska fylla alla praktiska funktioner och samtidigt erbjuda en inspirerande miljö där idéer har möjlighet att flöda.

Se till att alla förstår syftet med konferensen

Anledningarna till att ha en konferens är i princip lika många som det finns konferenser. Särskilt om det är ett större företag som ska samlas är det väldigt viktigt att alla är införstådda med vad syftet är, vare sig det handlar om att förändra hur ert varumärke uppfattas eller att målet är att föra samman ett nytt arbetslag.

Här är det viktigt att komma ihåg att deltagarna inte bara ska förstå syftet med konferensen, de ska känna en vilja att uppnå de uppsatta målen med arrangemanget. För att uppnå detta ska syftet motiveras på ett sätt som är både begripligt och engagerande. På så vis kommer deltagarna att anlända med motivation att bidra och att delta aktivt.

Inled med teambuilding

Den här punkten riktar sig till företag där alla deltagare inte interagerar med varandra på daglig basis. Särskilt på företag som är utspridda i olika städer – eller till och med olika länder – är det omöjligt att alla anställda känner varandra.

Ett bra sätt att bli varm i kläderna på en konferens är då att inleda med någon form av teambuilding. Poängen här är först och främst att deltagarna ska lära känna varandra, vilket kommer att gynna resten av konferensen eftersom folk vågar vara mer öppna när det inte längre är främlingar man pratar med.

Blanda grupp från olika avdelningar

Om deltagarna ska delas upp i grupper är det klokt att försöka bland dem på ett sätt så att personer från olika avdelningar hamnar tillsammans. På så vis ökar chansen att olika perspektiv lyfts fram som kanske inte hade sett dagens ljus om varje grupp bara innehöll personer som jobbar med snarlika saker.

Pressa inte in för mycket i schemat

Med hela företaget samlat är det lätt hänt att man vill hinna med så mycket som möjligt, men att fylla schemat till bredden är sällan en god idé. För att nya tankar och idéer ska kunna växa fram måste det finnas energi nog att vara kreativ. Ett luftigt schema är nyckeln till framgång på den fronten. En konferens ska trots allt vara rolig.