Anforderungen des Mindestlohngesetzes an die Zeiterfassung

Das Mindestlohngesetz (MiLoG) findet bereits seit geraumer Zeit Anwendung und die erste Erhöhung des Mindestsatzes von €8,50 auf €8,84 wurde zum Jahreswechsel beschlossen. Das Gesetz hat jedoch weitreichende Auswirkungen als lediglich den Lohn zu definieren. In diesem Artikel sollen die Anforderungen an die Zeiterfassung umrissen werden.

Anstatt bestimmter Branchen und Zeitarbeitsfirmen sind nun sämtliche Unternehmen mit geringfügig und kurzfristig Beschäftigten sowie Betriebe mit Sofortmeldepflicht aufgefordert, die Arbeitszeiten zu erfassen.

Arbeitszeiten präzise zu erfassen, bedeutet: Anfang und Ende der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren. Diese Daten müssen dann mindestens zwei Jahre für mögliche Überprüfungen archiviert werden.

Eine weitere Herausforderung für Unternehmen besteht in der verschuldensunabhängigen Arbeitgeberhaftung bzw. Durchgriffshaftung. Übersetzt bedeutet dies, dass man als Auftraggeber ebenfalls für Verstöße gegen das MiLoG von eingesetzten Subunternehmern haftet.

In der praktischen Umsetzung der Regelungen des MiLoG kann es zu weiteren Schwierigkeiten kommen. Der Zoll, welcher als Überprüfungsbehörde fungiert, kann eine Dokumentation am Ort der Beschäftigung verlangen, welche dann dort unverzüglich vorgezeigt werden muss.

Häufig werden jedoch nur Papierzettel und Excel-Tabellen für die Projekt- und Zeiterfassung eingesetzt. Die hier größte Fehlerquelle liegt in der unregelmäßigen Pflege, gepaart mit der manuellen Eingabe. Rückwirkende Eintragungen sind meist ungenau und das Potential für Missbrauch ist groß. Zudem werden die Arbeitsmodelle heutzutage immer flexibler und feinteiliger. Arbeiten vom unterwegs und Homeoffice gehören zum Alltag und bedürfen der richtigen Administration aus der Verwaltung.

Urlaub, Feiertage, Betriebsferien, Krankheit, Zuschläge und Überstunden erfordern eine einheitliche Bearbeitung und Bewertung. Diese Anforderungen mit einer dezentralen Zettelwirtschaft und Excel-Tabellen abzubilden und zu überprüfen ist mühsam als auch zeitraubend, von der Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit ganz abgesehen. Ferner sind regelmäßige Auswertungen und Analysen ebenfalls nur schwer realisierbar.

Systematische Hilfe zur Umsetzung der Anforderungen des MiLoG bietet eine Zeiterfassung. Hier werden die Kommen- & Geht-Buchungen per Zeiterfassungs- oder WebTerminal als auch per App erfasst und zentral in einer Datenbank hinterlegt. Über Arbeitsmodelle können verschiedenste Arbeitszeitenreglungen abgebildet und Fehlzeiten, Urlaub als auch Krankheit problemlos administriert werden. Die Daten sind in Echtzeit analysier- und auswertbar.

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