Pressemitteilung -
Der cobra CRM Award in Bronze: Projekte und Immobilien im Blick
Konstanz, 12.Dezember 2013. Seit über 40 Jahren gestaltet die Garbe Immobilien-Projekte GmbH erfolgreich den gesamten Entwicklungsprozess einer Immobilie von der Grundstücksakquise bis zum Projektverkauf an private oder institutionelle Anleger. Bei der Erfassung und Verwaltung ihrer Objekte setzen die Hanseaten auf Innovation statt auf Tradition – und haben eine Immobilienbranchen-Software durch die Lösung des Konstanzer CRM-Experten cobra ersetzt.
Wie wird eine Objektadresse angelegt, wenn die Straße noch gar
nicht existiert? Wie hinterlegt man Kontaktdaten zu einem Gewerbegebiet, das
bislang nur eine Idee ist? Die Garbe Immobilien-Projekte plant den Bau von
Immobilien für eigene Projekte sowie auch als Dienstleistungsunternehmen für
Dritte. Somit muss das Unternehmen besonders in den ersten Stadien eines
Projekts ein Informations- und Kontaktmanagement betreiben, in der sämtliche
wichtigen Details zu den geplanten Immobilien abgebildet werden – jedoch ohne
Adresse. Ausgemachtes Ziel der Einführung eines neuen CRM-Systems – und damit
der Ablösung der bisher zum Teil genutzten Immobilien-Software – war die lückenlose Dokumentation sowohl der
Bauhistorie als auch des Verkaufs einzelner Einheiten. Alle Mitarbeiter sollten
auf eine einheitliche und projektübergreifende Datenbank zugreifen können, in
der sämtliche Informationen gespeichert und stattfindende Kommunikation zugeordnet
werden kann.
Nach mehreren Gesprächen und einem Testlauf mit einem von Garbe vorbereiteten
Immobiliendatenbestand bekam der autorisierte cobra Partner Fluctus IT den
Zuschlag. Heute arbeiten in Geschäftsführung, Projektentwicklung, Baumanagement
und Vertrieb insgesamt 23 Garbe-Mitarbeiter mit cobra CRM PRO und nutzen die
Möglichkeiten eines individuell skalierbaren Adress- und Kontaktmanagements mit
Dokumentenverwaltung, Telefonieanbindung und Kundenhistorie. „Mit cobra CRM PRO
stehen sowohl unseren Mitarbeitern wie auch der Geschäftsführung alle
Informationen zu unseren Projekten jederzeit und an jedem Ort zur Verfügung.
Wir freuen uns, dass alle Mitarbeiter, von der Projektentwicklung über die
Bauleitung bis hin zum Vertrieb, damit arbeiten“, betont Heidi Miklowait von
Garbe Immobilien-Projekte.
Zudem bietet die Lösung Funktionen, die dem Anwender größere Freiheiten und mehr Möglichkeiten bei der Verwaltung der Kunden- und Adressdaten eröffnen. So können zusätzliche freie Tabellen angelegt werden, die wiederum mit anderen Tabellen verknüpfbar sind. Darüber lassen sich auch komplexe Zusammenhänge genau abbilden. So ist schnell und übersichtlich abrufbar, was mit einem Interessenten oder Investor besprochen wurde, wenn sich beispielsweise der Ansprechpartner des zuständigen Bauunternehmens mit Fragen meldet.
Adressunabhängige
Tabellen: unternehmensspezifisch zugeschnitten
„Unser Ziel war die Objektpflege vom ersten Moment an – also bereits vor
Verkauf – und eine extrem flexible Verknüpfung hinsichtlich Objekt, Wohnung,
Einheit, Mieter, Vermieter und so weiter“, berichtet Andreas Peters, der als
Geschäftsführer von Fluctus IT und cobra Solution Partner das gesamte Projekt
koordiniert und verantwortet hat. Entscheidend war dabei der Aufbau der Immobilien-Objekte.
Diese wurden als freie Tabellen eingebaut und mit den Kontakten verknüpft. Im
Laufe des Projektes wurden die Tabellen dann tiefer verschachtelt: Wenn also
aus Objekten tatsächlich Wohnungen werden, entstehen entsprechende
Unterdatensätze, die beispielsweise die Kommunikation zum Wohnungseigentürmer
darstellen. Zusätzlich gibt es Informationsbereiche, die Aufschluss darüber
geben, ob es zu der Wohnung beispielsweise eine Tiefgarage gibt oder ob der
Eigentümer eine Notadresse hinterlegt hat. Dokumente zu Kaufvertragsurkunden
oder Auskünfte des Bauamtes können in elektronischer Form direkt hinterlegt
werden. „Aufgrund der komplexen Objekte und Datenmengen, stellt die
Immobilienbranche immer eine Herausforderung für jede Datenbank dar. Dank der
freien Tabellen in CRM PRO konnten wir dem Kunden hier ein Höchstmaß an
Flexibilität bieten. Die Verkettung einzelner Informationen ließ sich so
einfach darstellen und abrufen. Der Nutzen für den Vertrieb ist groß“, so
Andreas Peters. Heute erlaubt cobra eine abteilungsübergreifende Kontrolle
der Objekte bei Garbe Immobilien-Projekte – von der ersten Grundstückssuche bis hin zum
Verkauf oder Bezug. Informationen und Kommunikationsvorgänge werden nun
übersichtlicher dargestellt, was allen Abteilungen eine deutlich bessere und
einfachere Planung ermöglicht.
Herausforderung
Datenübernahme
Wie sich im Laufe des Projektes herausstellte, setzte ein kleiner Teil der
Garbe Immobilien-Projekte bereits cobra ein – allerdings eine völlig veraltete
Version. Nun mussten Daten sowohl aus der alten cobra Version als auch aus der teils
genutzten Branchensoftware übernommen werden. Die 60 GB große Datenbank der
bisher von Garbe Immobilien-Projekte genutzten Lösung stellte dabei eine enorme
Herausforderung dar. Insgesamt hat Fluctus allein fünf Tage am Export der Daten
gearbeitet. „Dieses System wollte seine Daten nicht so ohne weiteres
preisgeben“, erinnert sich Andreas Peters. „Die Mails waren in Tabellen
gespeichert und um sie in cobra dem jeweiligen Objekt zuzuordnen, mussten wir
quasi jede einzelne mühevoll herauslösen.“
Nachdem dieser Kraftakt geschafft war, läuft das
System nun aktiv und ermöglicht den Mitarbeitern in der Planung und Betreuung
der Immobilienobjekte eine erhebliche Zeitersparnis und kompetente
Außenwirkung.
Ebenfalls wurde eine mobile Anbindung mit cobra Mobile CRM erfolgreich bei einigen
Nutzern installiert.
Weitere Infos unter http://www.cobra.de
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Das Konstanzer Softwarehaus cobra ist einer der führenden Anbieter von Lösungen für das Kunden- und Kontaktmanagement. Als Pionier für CRM in Deutschland entwickelt und vertreibt cobra seit über 25 Jahren erfolgreich innovative CRM-Lösungen für kleine, mittelständische und große Unternehmen. Ob in Vertrieb, Marketing, Service oder Geschäftsleitung: cobra stellt Kundeninformationen aus verschiedensten Bereichen abteilungsübergreifend in den Mittelpunkt des unternehmerischen Handelns und unterstützt die Mitarbeiter bei Kundenbetreuung, Leadmanagement, Marketingaktionen und Projekten ebenso wie bei Analysen und strategischen Entscheidungen. Auch mobil ist cobra via Smartphone, Tablet oder Laptop im Einsatz. Mit rund 280 Vertriebspartnern in Deutschland, Österreich und der Schweiz berät cobra Firmen in allen Belangen rund um das Thema CRM. Viele Kunden wie Continental, die Unimog Sparte der Daimler AG, Zeiss, Creditreform oder Ergo direkt vertrauen auf cobra Software.
Infos unter: http://www.cobra.de