Pressemitteilung -
Eine sichere Sache: cobra CRM PRO bei der Dr. Kohlhase Vermögensverwaltungsgesellschaft
Konstanz, 20. Februar 2014. Die Dr. Kohlhase Vermögensverwaltungsgesellschaft mbH berät seit mehr als 30 Jahren private und institutionelle Anleger bankenunabhängig in allen Fragen zum Thema Kapitalverwaltung. Elf Mitarbeiter an den Standorten München und Hamburg sind in den Bereichen Vermögensverwaltung und Fondsmanagement aktiv. Für die vertrauensbildende Kundenbetreuung sowie Vertriebs- und Marketingaktivitäten setzt das Unternehmen cobra CRM PRO ein.
Wenn es um die Verwaltung und Vermehrung des eigenen Vermögens geht, ist Vertrauen das oberste Prinzip für die Kunden des Finanzdienstleisters. Dieses gewinnen die Berater durch ihre Erfahrung und im persönlichen Kontakt, denn dann wird deutlich, dass sie die Anlageziele des Kunden stets im Blick haben, die Märkte kennen und jederzeit dem Kunden die optimale Vermögensallokation anbieten. Um diese Vorgaben erfüllen zu können, benötigen die Kundenberater eine CRM-Software, die zuverlässig arbeitet, alle wichtigen Informationen übersichtlich enthält und intuitiv zu bedienen ist. Mit cobra CRM PRO haben sie die passende Lösung gefunden. Doch bevor die Software für das Kundenbeziehungsmanagement in den Arbeitsalltag der Berater integriert werden konnte, galt es, einige technische Hürden zu überwinden.
Die technische Herausforderung: aus drei mach
eins!
Die Kundendaten der Gesellschaft umfassen etwa 6.500 Adressen und waren auf
drei Speicherorte verteilt. Einerseits befanden sie sich im Outlook-System in
verschiedenen Kontakte-Ordnern. Außerdem waren sie in einer individuell
erstellten Business-Lösung, auf Basis von FileMaker Pro, sowie in einer webbasierten
CRM-Software angelegt. cobra CRM PRO sollte nun alle Daten in einer
übersichtlichen Benutzeroberfläche miteinander vereinen. Die Herausforderung
dabei war die verlustfreie Datenübernahme aus drei verschiedenen Systemen mit
unterschiedlichem Aufbau und verschiedenen Informationen, die darin gespeichert
waren. Ein weiterer Fokus lag auf der Nutzung bestimmter Funktionen von cobra
CRM PRO, um Kontakthistorie, Mailvorlage, Dokumentenablage, Selektionen und
Eventmanagement übersichtlich abzubilden.
Zur Standardausrüstung der cobra Software gehört die Anbindung an Outlook. So
konnte cobra Partner Kay Behrmann, Berater und Geschäftsführer der vv.de
Finanzdatensysteme GmbH, die Daten aus den Kontakte-Ordnern unproblematisch mit
wenigen Klicks übernehmen. Während sich die Datenübernahme aus FileMaker,
aufgrund der schlichten Struktur einer selbst erstellten Lösung, ebenfalls
einfach gestaltete, war die Datenmigration aus der SugarCRM-Software komplexer.
So waren beispielsweise die E-Mails in SugarCRM im sql-Format gespeichert,
während cobra die E-Mails als ganzes Objekt mit Anhängen verwaltet. Mithilfe
eines php-Administrationstools und dank der engen Zusammenarbeit mit dem cobra
Support konnte Behrmann seinem Kunden am Ende alle Daten zur Verfügung stellen
– in einer Datenbank, die perfekt auf die Bedürfnisse eines
Finanzdienstleisters abgestimmt waren.
„Es macht schon einen enormen
Unterschied, alle Daten in einer Software vereint zu haben – und die Übersicht
nach der eigenen Arbeitsweise gestalten zu können. Die Content-Steigerung im
Team ist enorm und die lästige Suche in Mail- und Protokollarchiven gehört der
Vergangenheit an“, sagt Michael Kohlhase, Geschäftsführer der
Vermögensverwaltungsgesellschaft.
Adressdaten,
Anlagestrategie, Ausweiskopie – auf einen Blick
Im Bereich Vermögensverwaltung ist es wichtig, dass Entscheidungen gemeinsam
mit dem Kunden zum richtigen Zeitpunkt gefällt werden. Langfristige
Anlagestrategien werden bei intensiven Gesprächen festgelegt, manche Situationen
erfordern aber auch kurze Entscheidungswege. Darum sieht die cobra Datenbank
die Möglichkeit vor, pro Kunde beliebig viele Telefonnummern und
E-Mail-Adressen zu hinterlegen. Mithilfe einer Zusatztabelle kann neben der
Haupttelefonnummer genau zugeordnet werden, unter welcher Nummer der Kunde
mobil, während der Arbeit oder im Urlaub zu erreichen ist.
Das Vertrauen in die Vermögensverwaltungsgesellschaft wird außerdem gestärkt,
indem die Kunden regelmäßig Informationen zur Markteinschätzung erhalten. Dies
geschieht in Form von Mailings, die mithilfe des Serien-E-Mail-Assistenten
einfach in cobra CRM PRO erstellt und aus dem System heraus versendet werden.
Dabei wird automatisch in der Kontakthistorie ein Vermerk hinterlegt, so dass
jeder Berater stets sehen kann, welche Informationen der Anleger erhalten hat.
Auch umgekehrt kommt es vor, dass ein Kunde sich einen schnellen Überblick über
die Performance eines Produkts, sein frei verfügbares Guthaben oder den Stand
der Anlagestrategie verschaffen möchte. Für die Berater ist es wichtig, diese
Auskünfte einwandfrei und zügig geben zu können. Darum gibt es in der
cobra-Datenbank eine Tabelle für Fonds, in die bereits investiert wurde und
eine für Fonds, an denen der Kunde Interesse hat. In einer weiteren Tabelle
wird die Anlagestrategie des Kunden erfasst, beispielsweise die prozentuale
Aufteilung in Aktien und Staatsanleihen. Auch das Schriftgut ist in cobra
hinterlegt: Verträge, Beratungsprotokolle, Ausweiskopien und alle weiteren
kundenrelevanten Unterlagen sind abrufbar. So funktioniert die Kundenbetreuung
reibungslos und ohne Zeitverlust.
Schnittstelle zur Portfoliomanagement Software
Während die
Kundenberater der Dr. Kohlhase Vermögensverwaltungsgesellschaft überwiegend mit
cobra CRM PRO arbeiten, wird die Verwaltung der individuellen Kundenstrategien
durch eine spezielle Software unterstützt. In dieser Software erfolgt das
Verbuchen der Kundendepots- und Konten, die tägliche Wert- und
Erfolgsberechnung sowie das umfangreiche Berichtswesen zur Dokumentation des
Anlageerfolges.
Aufgabe der vv.de Finanzdatensysteme ist es, die Anforderungen der Mitarbeiter
der Kohlhase Vermögensverwaltungsgesellschaft an diese beiden verschiedenen
Datensilos zu konsolidieren. Jede Information ist nur einmal im Unternehmen
gespeichert und zwar an der Stelle, wo sie hingehört. Die Kontaktdaten im cobra
CRM, die Vermögensinformationen in der Portfoliomanagementsoftware. Eine
intelligente Schnittstelle verknüpft diese Quellen zum Nutzen beider Systeme:
Der Berater hat Zugriff auf Vermögensdaten über cobra CRM und das Vermögensverwaltungssystem
greift auf den aktuellen Adresspool aus cobra zum quartalsmäßigen
Berichtsversand zurück. „cobra ist ein offen gestaltetes System. Es ermöglicht
uns mit einfachen Mitteln die zwei unterschiedlichen Welten zu verbinden;“ erläutert
cobra Partner Thomas Gotta von vv.de.
Eventmanagement mit cobra
Das Finanzdienstleistungsunternehmen nutzt cobra CRM PRO nicht nur, um
bestehende Kunden optimal zu betreuen, sondern auch, um neue Kunden zu
gewinnen. Ein Hauptbestandteil dabei ist das Eventmanagement. Mithilfe der
cobra Serien-E-Mail-Funktion lädt das Unternehmen regelmäßig zu Webinaren ein,
in denen es über Anlagestrategien, Unternehmensanleihen oder Fondsentwicklungen
informiert. Bei einer Anmeldung erhalten Interessenten in cobra ein Stichwort.
Damit können die Teilnehmer im Anschluss in wenigen Sekunden in der Datenbank
recherchiert werden und erhalten anschließend per Serienmail ihre Zugangsdaten.
Auch auf Messen, Kongressen oder Vermögensverwaltertagungen ist die Gesellschaft
vertreten. Die Adressen von Interessenten, Besprochenes oder Folgetermine
können dabei via iPad und cobra Mobile CRM direkt in der zentralen Datenbank
gespeichert werden. So kann der Kundenberater nach Rückkehr den Interessenten
direkt anschreiben oder den vereinbarten Termin vorbereiten, ohne zuerst die
Daten nachtragen zu müssen.
„Mit cobra konnten wir gleich
mehrere Wünsche auf einmal erfüllen – ein echter Nutzen für unsere Arbeit“,
resümiert Michael Kohlhase das Projekt.
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Das Konstanzer Softwarehaus cobra ist
einer der führenden Anbieter von Lösungen für das Kunden- und Kontaktmanagement.
Als Pionier für CRM entwickelt und vertreibt cobra seit fast 30 Jahren
erfolgreich innovative CRM-Lösungen made in Germany. Ob in Vertrieb, Marketing,
Service oder Geschäftsleitung: cobra stellt Kundeninformationen
abteilungsübergreifend in den Mittelpunkt des unternehmerischen Handelns und
unterstützt bei Kundenbetreuung, Kampagnen- und Leadmanagement. Umfangreiche
Analysefunktionen zeigen Potenziale auf und bilden die Grundlage für
strategische Entscheidungen sowie optimierte Geschäftsprozesse. Auch mobil ist
cobra via Smartphone, Tablet oder Laptop im Einsatz.
Mit rund 280 Vertriebspartnern in Deutschland, Österreich und der Schweiz berät
cobra kleine, mittelständische und große Unternehmen in allen Belangen rund um
das Thema CRM. Zu den 18.000 Kunden zählen Unternehmen wie Continental, die
Unimog Sparte der Daimler AG, Creditreform oder Ergo direkt.