Auf diese Tools setzt PIM-Consult

Einige Einblicke gewährt Niklas Schultes, der Managing Partner der PIM-Consult GmbH, in unserem Interview. Dabei geht es um die vielfältigen Tools, die intern und in der Zusammenarbeit mit Kunden genutzt werden. Zudem wird über eigene Erfahrungen mit diesen berichtet.

Welches Messaging-Tool nutzt ihr für die Teamkommunikation?

Dafür nutzen wir Slack, da es schnell, unkompliziert und vor allem mobil nutzbar ist. Aufgrund der externen Kunden besteht der Alltag unseres Teams aus intensiven Reisetätigkeiten und weniger aus Büroanwesenheit. Somit sehen wir uns wenig und sind auch relativ schlecht erreichbar. Daher benötigen wir eine Möglichkeit der Kommunikation, die eine schnelle, digitale und auch verbindliche Abstimmung ermöglicht. Eine weitere bedeutende Anforderung in der Auswahl des Messangers war damals auch, dass sich die AppleWatch als Endgerät verknüpfen lässt. 

Zudem lassen sich unsere Geschäftsfelder und Kunden in einer Listenanordnung strukturieren und so übersichtlich darstellen. Entsprechende Verantwortliche und Mitwirkende abonnieren die relevanten sogenannten Channels. Somit konnte der mühseligere E-Mail-Verkehr abgelöst werden. Dadurch, dass Diskussionen jederzeit weitergeführt werden können, wird unsere interne Kommunikation extrem vereinfacht und effizient.

Weiterführend arbeiten andere Programme mit Slack zusammen und dadurch kann das Tool angereichert sowie Komplexität vermindert werden. Ein Beispiel für eine solche Integration ist das Tool JIRA (Erklärung folgt im nächsten Abschnitt), das Veränderungen und Updates den Verantwortlichen über Slack mitteilt.

Unter Zuhilfenahme welches Tools verwaltet ihr Aufgaben intern?

Für die Aufgabenverwaltung nutzen wir Confluence und JIRA – beide Tools gehören zu Atlassian. Diese waren für uns sehr naheliegend aufgrund der Dokumentations- und Kommunikationsmöglichkeiten. Zudem geschieht die Verwaltung der internen Abläufe komplett über JIRA und Confluence dient darüber hinaus als zentrales Intranet und Wiki.

Welche Tools nutzt ihr (mit euren Kunden) für das Projektmanagement?

Auch in diesem Bereich nutzen wir die JIRA und Confluence sehr stark. Vor allem JIRA ist sehr flexibel zu gestalten. Zudem arbeiten wir mit weiteren verschiedenen Tools, da wir gerne die Wünsche unserer Kunden berücksichtigen.

Welches Tool wendet ihr für die Erstellung von Neuigkeiten und Blogeinträgen an?

Hier nutzen wir MyNewsDesk. Für unser schlankes Marketing und PR Team haben wir vor einiger Zeit nach einem geeigneten Blog bzw. Tool gesucht. Das Modell von MyNewsDesk verfügt über viele grundlegende Funktionen und die Integration in unseren Newsroom wurde einfach gelöst. Zusätzlich können Pressemitteilungen an unseren PR-Verteiler verschickt werden und auch relevante Veranstaltungen eingebunden und übersichtlich dargestellt werden.

In diesem Sinne eine herzliche Einladung, hier mal vorbeizuschauen.

Welche Social Media Kanäle kommen bei euch zum Einsatz?

Verstärkt nutzen wir unsere Social Media Profile bei Facebook, LinkedIn, Xing und Twitter. Für die Koordination dieser kommt die Webanwendung Hootsuite zur Verwendung. Darüber hinaus kommunizieren wir unseren Content aktiv in Form von Blogbeiträgen, wie bereits benannt mit MyNewsDesk.

Uns ist bewusst, dass wir in diesem Segment große Potenziale haben, die wir jedoch zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht komplett ausschöpfen. Daher ist das Tool Hootsuite derzeit ausreichend und eine gute Möglichkeit, die verhältnismäßig günstig ist und mit geringem Aufwand wie auch einfach zu bedienen ist. Bei Bedarf sind obendrein modulare Reportings hinzubuchbar.

Setzt ihr ein Tool Evaluierung der Teamstimmung ein?

Ja, seit drei Monaten setzen wir das Tool „Leo, der Slack Bot“ von Officevibe ein, um die Stimmung im Team zu monitoren und frühzeitig potenzielle Entwicklung- und Handlungsfelder zu evaluieren. Wie der Name schon sagt, ist auch hier ist eine Verknüpfung zu Slack vorhanden.

Im Detail bedeutet dies, dass jeder Kollege und jede Kollegin wöchentlich eingeladen wird circa zehn Fragen zu beantworten. Dies ist nicht nur einfach, sondern auch schnell und spiegelt die Stimmung und Arbeitsatmosphäre nahe Echtzeit wider. Es werden sämtliche Aspekte des Unternehmens abgedeckt, unter anderem die Bereiche Zufriedenheit und Wachstumsmöglichkeiten.

Die Befragung erfolgt anonym und auch Anregungen können dort jederzeit namenlos aufgenommen werden. Somit ergibt sich im Laufe der Zeit ein sogenanntes 360°-Stimmungsbild. Mit unserem sensationellen „Employee Net Promoter Score“ der Punktzahl 100 sind wir sehr zufrieden. Demnach können die Echtzeit-Einblicke in die Mitarbeiterzufriedenheit der Geschäftsführung ermöglichen, schnell und unkompliziert kleine Verbesserungen vorzunehmen.

Habt ihr ein bestimmtes Tool, mit dem ihr mit euren Kunden kommuniziert?

Im Rahmen unseres Vertriebsprozesses kommunizieren wir mit Salesforce, wo auch der gesamte vertriebliche Prozess abgebildet ist. Gleichzeitig nutzen wir dieses Tool auch für unser Customer Relationship Management. In diesen Punkten haben wir uns von Anfang an bewusst für die wohl professionellste Lösung entschieden.

Gibt es weitere Tools, die für euch absolut essentiell sind?

Für die Projektplanung und –administration sowie Abrechnung ist ZEP für uns elementar. Dies ist ein hervorragendes Tool, welches unsere Bedürfnisse abbildet und auch Verbesserungsvorschläge aufnimmt. Diesen Bereich wollen wir zukünftig weiter ausbauen und darin investieren.

Zusätzlich sind unserer Kolleginnen und Kollegen mit diversen neuen Apple-Geräten ausgestattet, die nicht nur im Headquarter, sondern auch unterwegs und bei unseren Kunden effiziente Arbeitsweisen und gute Koordination sowie Kommunikation ermöglichen.

Vielen Dank für die interessanten Einblicke in die Arbeitsweisen eures Unternehmens.