PIM und Print-Automatisierung – wichtige Treiber der Kreativität (Christian Wockenfuß, PIM-Consult)

Den Wunsch nach Automatisierung von Gestaltungsprozessen bei der Printproduktion erlebe ich oft als ausschlaggebend für die Einführung von Product Information Management (PIM). Meist steht die Effizienzsteigerung, sprich Einsparung, im Vordergrund. Ursache dafür ist die rückläufige Kosten-Umsatz-Relation von Print-Werbemitteln und die erforderlichen Mehrausgaben für das Bespielen der aus Kundensicht essentiellen Touchpoints wie Social-Media, Mobile, Marktplätzen und Mehr.

Print-Automatisierung und Digitalisierung sind wichtige Bausteine, leiden jedoch unter Fehlinterpretationen. PIM gestaltet Abläufe aus wirtschaftlicher Sicht effizienter, verschafft dem Designer gleichzeitig aber Raum für mehr Kreativität. Wenn man es richtig angeht, ergibt sich eine seltene Win-Win-Situation für Controller und Kreative.

Kreativität aus dem Auge verloren

Die Prozesse zur Erstellung von Printwerbemitteln in Unternehmen sind zum Teil ineffizient und hochgradig manuell. Eine ganze Berufsgruppe ist ihrer Kernaufgabe beraubt, denn Designer beschäftigen sich vielerorts unnötigerweise mit der Beschaffung von Daten, für deren automatisierte Bereitstellung digitale Lösungen längst einsetzbar sind. Zeit wird vergeudet, die viel besser in Kreativprozessen eingesetzt wäre. Der Aufgabenschwerpunkt von Designern liegt doch in der Konzeption, dem Design und der Weiterentwicklung von Layouts für alle Medien – dem Big Picture, der Brand Awareness. Tatsächliches Tageswerk besteht heute aber nur zu einem geringeren Teil darin, kreative Gestaltungen für Werbemittel zu entwickeln, die den Umsatz und das Image des Unternehmens steigern sollen.

Workload durch Arbeitsvorbereitung und Korrekturprozesse steigt

Täglich stellen Grafiker per Hand Artikeldaten aus diversen Systemen zusammen, kopieren und prüfen Datenformat, Nomenklatur und Qualität. Es entsteht eine vermeidbare Belastung durch Veränderung von Daten. Diese wächst dynamisch mit der Zahl unterschiedlicher Werbemittel, Versionen und Vertriebskanälen. Die Fehleranfälligkeit steigt.

Zuletzt verlängern dann unverzichtbare Kontrollinstanzen den Produktionsprozess. Prüfschritte und Freigaben erfolgen häufig noch auf der Basis gedruckter Zwischenprodukte: Die Dokumente gehen zur Prüfung an den Vorgesetzten, kommen Tage später mit Anmerkungen zurück, werden interpretiert, die Fehleranfälligkeit steigt, Überstunden werden geleistet und Drucktermine gefährdet – häufig ein Teufelskreis, denn die folgende Produktion startet schon verspätet.

Print-Automatisierung führt mitnichten zu sinkender Kreativität

Wo auch immer die Diskussion über eine Automatisierung der Gestaltungsprozesse geführt wird, ist eher Verunsicherung und Unmut als Begeisterung zu verspüren. Häufiger Kritikpunkt ist, dass Print-Automatisierung die Arbeit eines Grafikers oder Layouters ersetzt und zu weitestgehend standardisierten Werbemitteln führt. Die Idee ist jedoch eine vollkommen andere: PIM entlastet Kreative von Hilfsaufgaben. In der Grafikabteilung ist mehr Zeit für die eigentliche Kernaufgabe verfügbar, wenn die Bereitstellung von Artikeldaten automatisiert wird oder Einzelschritte teilautomatisiert ablaufen. Die Kreativleistung bleibt, wird mittels technischer Unterstützung spürbar vereinfacht und es entstehen neue Freiräume für konzeptionelle Arbeiten.

Systemgestützte Werbemittelproduktion fängt bei der Planung an

Prinzipiell sind Prozesse in den Bereichen Produktdaten und Print zunächst getrennt voneinander zu betrachten. Erst im späteren Verlauf müssen sie sich synergetisch ergänzen. Aus diesem Grunde spielt Print in vielen PIM-Projekten eine signifikante Rolle, denn wer den Content zentral aufbereitet, leitet diesen jederzeit in alle Folgesysteme aus. Oft bieten PIM-Systeme eine integrierte Anbindung an Layoutprogramme wie InDesign oder QuarkXPress via Plug-ins. Alternativ kommunizieren zwei getrennte Systeme wie PIM und Printausleitung. Das PIM-System verwaltet Kampagnen und Projekte, liefert die Basis einer Budgetplanung und erlaubt es, Ressourcen optimal einzusetzen. Wahlweise bestückt die Marketingabteilung die Seiten mit Strecken und Artikeln oder lässt der Grafikabteilung ein Briefing über das System zukommen. Die Produktdaten werden je nach Kampagne, Kanal oder Werbemittel spezifisch an das Layoutprogramm übergeben.

Qualität, Effizienz und Transparenz steigen

Vorgefertigte Templates und Raster gewährleisten eine einheitliche Gestaltung. Automatisiert wird die Vorlage mit allen relevanten Daten, Texten und Bilder befüllt. Die Annahme, dass die Templates starr und langweilig seien, ist falsch. Das Gegenteil ist der Fall: Der Vorteil liegt doch in der zentralen Verfügbarkeit aller Informationen für Designer, die den Content auch weiterhin nach Belieben verschieben und entfernen können. Für jeden Artikel greift der Anwender dabei über das Layoutprogramm auf die Produktdaten zu und ergänzt Inhalte ohne aufwendige Suche. Die Aktualisierung geschieht im Dokument auf Knopfdruck. Manuelles Übertragen oder Änderungen heikler Daten wie bspw. Größen, Artikelnummern, Preise oder Materialzusammensetzung gehören damit der Vergangenheit an. Ebenso sind nun Freigabe- und Korrekturprozesse digital über das PIM-System abzuwickeln und nachzuhalten. „Von selbst“ entsteht dabei eine genaue Übersicht über den Dokumentstatus, nächste Schritte und die Gesamtplanung.

Fazit

Eine systemgestützte Teil- oder gar eine Vollautomatisierung der Gestaltungsprozesse ist essenziell, wenn die Produktion schnell, günstig und Touchpoint übergreifend verlaufen soll. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kosten und Nutzen der Werbemittel ist die direkte Folge einer PIM-Einführung. Nebenbei fokussieren sich die Mitarbeiter wieder auf ihre Kerntätigkeit - Abgabetermine werden nicht mehr mit dem Druck der Deadline in Verbindung gebracht, sondern als Finale des Kreativprozesses erlebt.

Wer seine Prozesse heute umstellt, zählt morgen zu den Gewinnern in der Diskussion um Printmedium oder Web. In der Praxis ergibt sich – je nach Branche – eine Effizienzsteigerung bei der Gestaltung von Printpublikationen um mehr als 50%.