Digitales Archiv: 5 gute Gründe für den Umstieg

Aktenschränke mit massenweise Papier sind out. Das ist nicht bloß eine Modeerscheinung – wer seine Dokumente in ein digitales Archiv einpflegt, schraubt mit dem Umstieg erfolgreich an seiner Produktivität.

1. Immer an die Revision denken

Das Aufbewahren von Dokumenten ist kein Selbstzweck, sondern gesetzlich vorgeschrieben. Das gilt für bestimmte Schriftstücke wie Rechnungen und Belege (Steuerprüfung, Revision), Patentunterlagen, Versicherungsverträge oder – im medizinischen Bereich – Patientenunterlagen. Diese und weitere Dokumente müssen für jeweils unterschiedlich lange Zeiträume vorgehalten werden.

Natürlich geht das in traditioneller Form von Papier. Wesentlich einfacher ist es aber als digitales Archiv. Und zwar möglichst in zentraler Form und nicht auf den Rechnern einzelner Mitarbeiter oder Abteilungen.

2. Alles jederzeit griffbereit

Die Vorteile einer integrierten Lösung liegen auf der Hand. So erlaubt ein digitales Archiv den simultanen Zugriff befugter Personen auf ein und dieselbe Datenquelle – entweder auf einem firmeneigenen Server oder in der Cloud. Auch von unterwegs mit dem Smartphone, Tablet oder Notebook. Damit sind die virtuellen Informationen nicht nur leichter zu handhaben, sondern auch einfacher gegen Unfälle und möglichen Datenverlust geschützt.

Zudem lassen sie sich nach einem Umstieg problemlos sortieren und umsortieren. Je nach Bedarf sind damit alle Unterlagen zu einem Projekt oder einem Kunden virtuell erreichbar. Neuen Mitarbeitern beispielsweise geht somit die Einarbeitung schneller von der Hand. Und bei internen oder externen Besprechungen kann jeder Teilnehmer auf ein digitales Archiv zugreifen.

3.Gebündeltes Wissen

Der Umstieg sorgt also für einen eleganten Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Standorten und Geräteplattformen. Ein herkömmliches Archiv sieht da alt aus. Zumal jedes seiner Dokumente in der Regel nur einmal vorhanden ist. Das erschwert die gleichzeitige Beschäftigung mehrere Mitarbeiter damit erheblich.

Ein digitales Archiv fungiert auch als gesammeltes Wissen eines Unternehmens. Mit ihm gehen wichtige Erfahrungen und Entwicklungen nicht verloren, wenn Kollegen ausscheiden. Clever umgesetzt beschleunigen E-Akten den Informationsaustausch ungemein und erhöhen dadurch die Produktivität.

4. Vieles geht automatisch

Auch bestimmte, wiederkehrende Abläufe profitieren von einem Umstieg auf ein digitales Archiv. Sie lassen sich im Hintergrund automatisieren, etwa für die Rechnungsfreigabe. Auch das spart erheblich Zeit.

Nebenbei sinkt auch der Papierverbrauch erheblich. Kopien sind überflüssig, weil sie in digitaler Form per Mausklick zur Verfügung stehen.

5. Komfortable Verwaltung

Die meiste Arbeit in einem digitalen Archiv übernimmt vorzugsweise ein Enterprise-Content-Management-Programm (ECM). Das kann mit unterschiedlichen Dokumententypen (Dokumente, Bilder, Videos) umgehen und sie – je nach Wunsch – diversen Abteilungen und Personen zugänglich machen. Darüber hinaus hält es akribisch Änderungen an Dateien fest und erhält gleichzeitig das Original. So lassen sich Prozesse und Entwicklungen im Nachhinein bequem nachvollziehen. Eine solche Lösung kostet etwa 500 Euro pro Arbeitsplatz.