Hvornår skal du som udlejer insource dine forbrugsregnskaber?

Der kan være penge at spare ved at insource din ejendoms forbrugsregnskaber. Men du skal vide, hvad du gør, hvis det ikke skal ende som en dyr fornøjelse.

Insource eller ej? Det er et spørgsmål mange udlejere og ejendomsadministratorer står overfor. Der kan nemlig være rigtig mange penge at spare ved at gøre det selv, hvis du ved, hvad du gør og har ressourcerne til det. Omvendt, kan det ende i et regulært mareridt for den, der ikke er bevidst om, hvad der kræves for selv at stå for ejendommes forbrugsregnskaber.

Et spørgsmål om ekspertise

Der er fordele og ulemper ved både in- og outsourcing. Det afhænger af, om din organisation har de nødvendige ressourcer og kompetencer.

”Ekspertise er alfa og omega, når du skal beslutte, om du skal insource. Hvis du ikke har erfaring med håndtering og udarbejdelse af forbrugsregnskaber, anbefaler jeg bestemt ikke, at du kaster dig ud i det. Det er umuligt ikke at overse noget i processen, og du ender alt for nemt i en situation, hvor dine omkostninger langt overstiger prisen ved outsourcing,” siger Anne L. Jensen, Funktionschef fra Brunata, der laver løsninger til måling og fordeling af energiudgifter i virksomheder og beboelsesejendomme

Hvis I overvejer, om I selv skal stå for forbrugsregnskaberne, bør I derfor sørge for at opbygge den nødvendige ekspertise internt, inden I påbegynder en insourcingproces. Den bedste måde at gøre det på, er at ansætte medarbejdere med erfaring og kompetencer til at løfte opgaven.

Registrering af beboerdata

Når du vælger selv at stå for forbrugsregnskabet, betyder det, at du kun modtager rådata fra måleraflæsninger, og du derfor selv skal stå for resten. Inden du går i gang med at udarbejde forbrugsregnskaberne, er der en række ting, der skal være på plads først.

”Først skal du føre registreringer over beboerne og deres indbetalte acontobeløb, så du kan holde det op mod deres faktiske forbrug. Dernæst skal du gennemgå og registrere de udgifter, der er forbundet med leverancen af vand, varme og elektricitet til beboerne. Først herefter kan du udarbejde forbrugsregnskabet,” siger Anne L. Jensen.

Selve forbrugsregnskabet

Når du har fået styr på registreringen af beboerdata, kan du med udgangspunkt i rådata fra beboernes målere begynde at udarbejde forbrugsregnskabet. Her gælder det om at holde tungen lige i munden.

”Der er en del beregninger, der skal laves, når du udarbejder et forbrugsregnskab. Dels er der beregningen af en fordelingsnøgle, der skal sikre, at beboerne kun betaler for deres eget forbrug og ikke for naboens. Fordelingsnøgler er tilpasset forholdene i den enkelte ejendom, og om det er fordelingen af varme, vand eller el, der skal beregnes. Dernæst skal forbruget af varme og vand periodiseres, hvis ikke det afregnes ens fra værkerne, og der skal beregnes reduktioner for beboere med udsat beliggenhed. Til sidst skal regnskabet kvalitets-kontrolleres,” fortæller Anne L. Jensen..

Levering af regnskaberne

Når forbrugsregnskaberne er færdige, skal de leveres til beboerne. Men det betyder langt fra, at arbejdet er slut.

”Når du har leveret regnskaberne til beboerne, skal du stå på mål for dem. Selv om der ikke er fejl i dem, kommer de fleste henvendelser altid i forbindelse med, at beboerne modtager deres årlige forbrugsafregning. Det skal man sørge for at have et beredskab til og have et godt indgående kendskab til lovgivningen omkring det,” siger Anne L. Jensen.

Det kan altså sagtens lade sig gøre at insource forbrugsregnskaberne, og der kan endda være penge at spare ved at gøre det selv. Men man bør ikke kaste sig ud i det, uden at være klædt godt på.