Sådan sikres dokumentationen af den offentlige forvaltning efter Folketingsvalg og ressortændringer

I løbet af det næste halvår får Danmark en ny regering. Det betyder ofte ændringer i myndighedernes ressortområder - ændringer der har betydning for myndighedernes arkivalier lige fra tidligere tiders papirarkiv til nutidens it-systemer. Rigsarkivet giver 10 gode råd, som kan bruges ved ressortændringer.

Senest den 17. juni får danskerne et Folketingsvalg. Dannelsen af en ny regering medfører ændringer og ofte ressortændringer. Det kan fx være, at myndigheden bliver delt i to nye myndigheder eller slået sammen med en anden myndighed. Eller at et bestemt kontor og dets medarbejdere fremover skal arbejde i en anden styrelse. Ændringer betyder også, at sager, dokumenter og data skal overflyttes eller modtages fra en anden myndighed. Det kan dreje sig om tidligere tiders papirarkiver, der ikke længere bruges, og om nutidens digitale systemer, hvor myndigheden i dag opbevarer sager og dokumenter.

”Vi har udarbejdet en vejledning med 10 gode råd ved ressortændringer baseret på erfaringer fra tidligere ændringer i den statslige sektor” fortæller områdeleder Mette Hall-Andersen fra Rigsarkivet. ”Her kan myndighederne hente råd og vejledning til, hvordan de sikrer, at de får delt deres sager og data på en hensigtsmæssig måde, så de forsat nemt kan finde og anvende materialet til forvaltningen af deres ressortområde. Når myndighederne selv nemt kan finde og anvende deres dokumentation, så kan vi også efterfølgende arkivere det til glæde for kommende generationer. Samtidig er vejledningen med til at sikre, at delingen af sager og data kan foregå nemt og enkelt for myndighederne og dermed minimere ressourceforbruget.”

Èt af de vigtigste gode råd er, at nedsætte en arbejdsgruppe med deltagere fra alle de berørte områder/myndigheder. De skal stå for:

- Identifikation af it-systemer/papirarkivalier, som bliver berørt af ressortændringerne

- Oversigt over dataansvarlige

- Identifikation af arbejdsopgaver i forbindelse med ressortændringerne

- Kortlægning af risici ved overførelse af område (fagligt, teknisk, juridisk)

- Planlægning af både en her-og nu løsning og en mere langsigtet løsning

- Kommunikation både internt og eksternt

Læs de 10 gode råd ved ressortændringer her:

https://www.sa.dk/wp-content/uploads/2019/04/10-gode-råd2019.pdf

Yderligere oplysninger:

Myndighederne er velkomne til at kontakte Rigsarkivet og få vejledning om håndtering af arkiver og it-systemer ved ressortændringer. Kontaktperson: Områdeleder Mette Hall-Andersen, mha@sa.dk