TAKS vil være den bedste - Public 360° er nøglen

-Vi har gode og dygtige medarbejdere. Og for at TAKS kan være bedst, skal de have ordentlige værktøjer, der gør deres arbejdsdag effektiv, og de skal være brugervenlige, så medarbejderne er motiverede, siger IT-chef Ann Damgaard, TAKS og fortsætter: -I forhold til borgerne skal vi samtidig yde en hurtig og kompetent kundeservice.

-Public 360° hjælper os med at virkeliggøre vores vision. 360° er kernesystemet i sagsbehandlingen og har betydet et kvantespring for servicekvaliteten til borgerne og for workflow i sagsbehandlingen.

-Medarbejderne skal ikke lede efter sager eller oplysninger. Alt er tilgængeligt med 360°. Det betyder blandt andet, at borgerhenvendelser på telefonen kan besvares med det samme. Det serviceløft er alle tilfredse med.

Margreta Dalsgaard, systemansvarlig i TAKS uddyber:
-I den interne sagsbehandling har digitaliseringen betydet en strømlining af processen. Lederne kan på forhånd fordele sagerne, og de har let overblik over, hvor langt sagerne er.

-Medarbejderne har adgang til det nye arkiv, hvor sagerne er registreret og nemme at finde, og de har adgang til alle informationer. Dermed kan de løse deres opgaver bedre og hurtigere.

-Desuden styrer vi rettighedsadgange gennem en 360°-standardmatrice. Blandt andet hvem, der har adgang til personaleadministrationens sager.

- De grundlæggende ønsker til digitaliseringen er opfyldt 100 procent. Løbende opdateringer

-Vi foretrækker at foretage mindre opgraderinger løbende frem for en stor. Skiftet fra 3.0 til 4.0 var dog mærkbart med meget hurtigere processer end før.

-I januar 2012 foretog vi den seneste opgradering til 4.1. Endnu udnytter vi ikke det fulde potentiale i 360°. Det kommer. Vi venter på, at Færøerne får digital signatur og en type epostkasse, så vi kan kommunikere digitalt med borgerne. At kun den interne sagsbehandling er digital, mens al kommunikationen
til og fra borgere og virksomheder er på papir, er tidskrævende, besværlig og bremser effektiviteten, siger
Ann Damgaard.

360° har fungeret effektivt uafhængigt af, at den tekniske udvikling er ændret radikalt i årenes løb. I 2010 flyttede TAKS alle systemer til Landsnet, en fælles IT-hosting. Overflytningen, som krævede en reinstallation af alt i relation til 360, blev gennemført på en weekend. I januar 2012 blev infrastrukturen
ændret fra 32 til 64-bit i forbindelse med opgraderingen til 4.1.

Gevinst for fremtidens udvikling
Systemmæssigt er TAKS rede til fuld digitalisering af arbejdet i kraft af 360°. Og såvel ledelse som medarbejdere ser meget frem til den dag, hvor borgerne kan anvende en elektronisk postkasse og digital signatur i deres kommunikation med det offentlige, og det fysiske papir kan afskaffes.

- Vi er rustet til at føre digitaliseringen hele vejen ud til borgerne og virksomhederne, og til den tid, vil vi opnå en stor besparelse i papir, porto og tid, siger Ann Damgaard og tilføjer:

-360° er en gevinst i forhold til fremtidens udvikling. Det er et godt standardsystem med interessante muligheder. Planen er at integrere vores mange fagsystemer til 360°. Vi drømmer om at kunne oprette 16.000 sager (antallet af skatteborgere, red.) med tryk på én tast.

TAKS er en drivende kraft på digitaliseringsområdet og har taget initiativ til en 360° brugergruppe
på Færøerne.

-TAKS er den største institution på Færøerne med Public 360°, og vi er også blandt dem, der er længst i udviklingen af digital sagsbehandling. Derfor har vi taget initiativ til en journalbrugergruppe, siger Diana Gilstón, chef for kundeafdelingen
i TAKS og tilføjer:
-Gruppen er nu oppe på 60 medlemmer fra 30 Public 360° brugere. Vi mødes tre gange årligt med rig mulighed for at udveksle erfaringer og støtte hinanden.