Blogikirjoitus Brotherilta: Näin digitoit asiakirjasi

Sähköinen arkisto syntyy, kun paperiasiakirjat muunnetaan sähköiseen muotoon. Se on paras tapa pitää niin kodin kuin kotitoimistonkin tärkeät asiakirjat järjestyksessä.

Sekamelska vähenee ja asiakirjat ovat tallessa ja helposti saatavilla – tässä vain muutama hyöty, jotka vähäpaperisempi asiakirjanhallinta tuottaa. Lue tästä parhaat digitointivinkkimme.

Jaamme parhaat vinkkimme vähäpaperiseen asiakirjanhallintaan siirtymiseen.

Näin pääset alkuun:

• Siivoa paperit. Ennen skannausurakan aloittamista paperiarkistot kannattaa käydä läpi. Hävittämällä tarpeettomat ja vanhentuneet asiakirjat säästää valtavasti aikaa ja vaivaa. Papereita kannattaa karsia rankalla kädellä: tarvitsetko todella vuoden 1993 veroilmoitusta?
• Vaihda sähköisiin palveluihin. Pankit ja monet muut palveluntarjoajat tarjoavat paperittomia ja sähköisiä palveluja, mikä vähentää merkittävästi paperipostin ja uusien skannattavien asiakirjojen määrää. Tilaa laskut sähköpostitse tai verkkolaskuina paperilaskujen sijaan.
• Suunnittele arkiston muoto. Arkistointitapa ei ole sähköisen ja paperiarkiston ainoa ero, vaan usein ajattelutapaa on muutettava. Mieti, miten olet arkistoinut paperiasiakirjasi ja miten voit kehittää arkistointitapaasi. Nyt paperit ovat ehkä laatikoissa vuosittain. Olisiko sähköiset asiakirjat fiksuinta arkistoida esimerkiksi asiakkaittain?

Sähköisen arkistointijärjestelmän luominen ja hallinta:

Lue artikkeli loppuun sivuiltamme.