Ketterä mobiili-SAP vaatii uudenlaista ajattelua

Yrityksen sisäisiä prosesseja tukevat mobiiliratkaisut yleistyvät vauhdilla. Pienten yritysten lisäksi myös isot, ja välillä hyvin kaavamaisestikin toimivat, yritykset ovat alkaneet hyödyntää niitä osana toimintojaan. Kirjoitin aikaisemmin blogissani työntekoa ja liiketoiminnan tavoitteita tukevan mobiiliratkaisun suunnittelu- ja toteutusprojektista, jossa loppuasiakkaan käyttäjäkokemus oli keskiössä. Mobiiliratkaisua suunniteltaessa käyttökokemuksen tuleekin olla lähtökohtana, sillä sovelluksilla pyritään työtapojen ja työnteon tehostamiseen. Tämän lisäksi tulee pohtia, mitkä ovat ne toiminnallisuudet, jotka mobiilisovelluksen tulee tarjota ja mitkä prosessit voidaan sen avulla hoitaa tehokkaammin. Kollegani, IBM:llä projektipäällikkönä työskentelevä, Clara Forsskåhl, jakaa alla kokemuksiaan siitä, miten moniulotteinen SAP taipuu mobiiliksi.

***

Mobiilimaailman lainalaisuudet ovat kaukana perinteisistä, vähän kankeistakin SAP-ympäristöistä. Törmäyskurssille joudutaan takuuvarmasti, kun SAP-asiantuntijat lähtevät toteuttamaan mobiiliratkaisua siten, että tuttu järjestelmä yritetään monistaa sellaisenaan uuteen käyttöliittymään. Onnistumisen edellytys on, että uskalletaan ajatella uudella tavalla.

Erilaisia mobiiliratkaisuja on käytetty jo pitkään pienissä ja ketterissä yrityksissä, mutta pikkuhiljaa ne ovat tulossa myös isompien yritysten agendalle – eivätkä ainoastaan kuluttajille suunnattuihin ratkaisuihin, vaan myös yritysten sisäisten prosessien hoitamiseen.

SAP-järjestelmien perinteisesti kattamista osa-alueista mobiiliratkaisut sopivat erityisen hyvin esimerkiksi varastonhallintaan, logistiikkaan ja kunnossapitoon. Mobiilin kautta voidaan muun muassa täyttää lomakkeita, ottaa kuvia, katsoa asennusvideoita, käyttää erilaisia viivakoodilukijoita, tehdä ilmoituksia ja tilauksia. Käytännössä mahdollisuudet mobiilin hyödyntämiseen ovat rajattomat.

Mutta miksi SAP edes pitäisi siirtää mobiiliin, kun vanha malli on toiminut tähänkin saakka?

Mobiilin valtteina reaaliaikaisuus ja skaalautuvuus

Kynnys esimerkiksi erilaisten ilmoitusten luomiseen ja tilausten tekemiseen on matalampi, kun ne voidaan tehdä heti ja suoraan järjestelmään. Varastotyöntekijä tai kunnossapitohenkilö saa viimeisimmät tiedot reaaliajassa suoraan kännykkäänsä, jolloin varsinaisten työsuoritusten vaatimat ajat lyhenevät. Reaaliaikainen datankeruu mahdollistaa tehokkaamman analytiikan ja ketterämmän reagoinnin asiakkaiden tarpeisiin ja toiveisiin.

Kun yhtälöön lisätään pilvipalvelut, kaikilla aloilla huimaa vauhtia lisääntyvä asioiden internet tai esimerkiksi kognitiivinen tietojenkäsittely, ei jää epäselväksi, miksi mobiiliratkaisuja tarvitaan myös SAP-maailmassa; uuden ajan työskentelytavat vaativat entistä suurempaa riippumattomuutta ajasta, paikasta ja päätelaitteesta, jolloin eri järjestelmiin saumattomasti integroituva mobiili on ylivoimaisesti joustavin käyttöliittymä.

Yrityksissä on harvoin linjattu mobiiliratkaisujen strategiaa tai arkkitehtuuria, mikä saattaa tehdä aloittamisesta vaikeaa. Kynnyskysymys voi olla esimerkiksi se, otetaanko räätälöidyssä teollisuusratkaisussa ekosysteemiksi Android, iOS vai Windows. Näihin kysymyksiin ei kuitenkaan kannata jäädä jumiin, sillä nykyiset ratkaisut ovat hyvin skaalautuvia ja niitä voidaan laajentaa eri ekosysteemeihin. Sen sijaan ensisijaisen tärkeää on laadukkaan käyttäjäkokemuksen luominen.

Käyttäjä suunnittelun ytimeen

Sovelluksen toimivuus on asiakkaalle yhtä kuin tuotteen laatu. Siksi niin kuluttaja- kuin B2B-puolen mobiiliratkaisuissa pitää olla erityisen tarkkana, etteivät yksittäisen sovelluksen toimintahäiriöt tai huono design vahingoita koko yrityksen brändiä. Jos sovellus ei toimi, vaihtaa käyttäjä nopeasti toiseen sovellukseen tai tilaa toiselta toimittajalta, jonka sovellus on mukavampi käyttää.

Mobiilisovelluksissa voidaan edetä pienin askelin, eikä koko maailmaa tarvitse tarjota kerralla. SAP-projekteja on perinteisesti toimitettu niin sanotulla vesiputousmallilla, jossa on tietyt tutut vaiheet ja sitten suurempi tuotantoonottoponnistus, jolloin samaan aikaan otetaan käyttöön joskus huikeakin määrä uusia toiminnallisuuksia. Mobiiliprojektit toimitetaan sen sijaan ketterästi, jolloin toteutetaan ensin pienempiä toimintoja tai moduuleja. Näistä tehdään prototyyppi, joka validoidaan ja otetaan käyttöön. Jo parin viikon sisällä ratkaisu voidaan päivittää seuraavaan versioon, jonka myötä saadaan käyttöön jokin toivottu lisätoiminnallisuus tai korjattua havaittuja virheitä.

SAP Activate -metodologian mukana ketterä ajattelutapa on yleistymässä myös SAP-ratkaisuissa, mutta sitä ei pystytä vielä vertailemaan varsinaisiin Agile IX -toimintatapoihin. SAP-mobiiliratkaisussa vaarana on, että tottunut SAP-käyttäjä haluaa kaikki työasemalla olevat toiminnot myös mobiiliin, mutta toiminnallisuudet täytyisi osata rajata juuri niihin, jotka tuovat eniten lisäarvoa mobiiliversiossa.

Perinteisellä puolella pyritään tekemään SAP Standard -ratkaisuja, mutta mobiilipuolella vastaavaa standardia ei vielä ole, joten täytyy välttää liian monimutkaisia ratkaisuja ja aloittaa mahdollisimman pienillä moduuleilla. Tällöin käyttäjäkokemuksesta tulee miellyttävä, ja mobiilimatkasta voi nauttia.

Kokonaisvaltaisia ratkaisuja kaikkiin tarpeisiin

Mobiiliprojekteissa hyödynnämme IBM Design Thinking -mallia. Haastamme asiakasta jatkuvasti vaatimusten osalta ja tuomme projektiin vahvaa suunnittelupuolen asiantuntemusta, käyttäjäkokemusosaamista sekä valtavan määrän teknistä asiantuntemusta. IBM MobileFirst Platform on IBM:n oma alusta, joka soveltuu hyvin myös SAP-mobiiliratkaisuihin, ja jonka päälle olemme luoneet SAP-mobiilituotepaletin. SAP:n lisäksi siihen voidaan integroida muitakin järjestelmiä tietoturvasta tinkimättä.

Clara Forsskåhl toimii projektipäällikkönä IBM:llä, erikoisalueenaan muun muassa SAP- ja mobiiliratkaisut. Koulutukseltaan hän on diplomi-insinööri ja muotoilu- ja taidealan artesaani.

Kirjoittaja:

Petri Hyysalo

Design- ja palvelusuunnittelujohtaja, IBM Global Business Services