Tietojen kevätsiivous

Organisaatioiden tietomäärät kasvavat räjähdysmäisesti, tutkimusten mukaan jopa 40–60 % joka vuosi. Suurin osa kasvavasta tietomäärästä on strukturoimattomassa muodossa, kuten sähköpostina, erilaisina dokumentteina tai PowerPoint -esityksinä.

Vuonna 2012 julkaistun CGOC 2012 Summit Survey -tutkimuksen mukaan vain 25 % yrityksen tallettamista tiedoista on oikeasti liiketoiminnan kannalta hyödyllistä.
Käyttämättömän tiedon tallentaminen on sitä merkittävämpi kustannus, mitä suuremmasta tietomäärästä on kyse.

En vastusta tiedon arkistointia – päinvastoin! Tiedon määrän kasvaessa sen hallinnan ja arkistoinnin merkitys kuitenkin korostuu entisestään. Välillä onkin paikallaan tehdä perusteellinen kevätsiivous ympäri organisaatiota makoileville tiedoille. Seuraavan listan avulla pääset alkuun.

1. Tee huolellinen arkistointisuunnitelma. Pohdi, mitä arkistoidaan ja ketä käyttäjäryhmiä arkiston on tarkoitus palvella.
2. Indeksoi tiedot. Ennen arkistointia tiedot voidaan indeksoida siirtämättä niitä aluksi lainkaan erilliseen arkistoon.
3. Analysoi tieto. Tunnista hyödyllinen, tarpeellinen tieto tarpeettomasta.
4. Hävitä tarpeeton tieto. Tarpeeton tieto voidaan hävittää tai siirtää edullisemmalle taltiolle pois aktiivisesta käytöstä.
5. Jatkosuunnitelman laatiminen. Luo ohjeet sille, kauanko tietoa on tarpeellista, lain mukaan oikeutettua tai muutoin mielekästä säilyttää. Suunnittele automaattiset hävitystoiminnot tarpeettomalle tiedolle.

Nopeuttamalla ja helpottamalla analyyttistä tiedon hyödyntämistä organisaatiot voivat saavuttaa merkittäviä kilpailuetuja. Kun käytettävissä oleva tieto on indeksoitua ja luotettavaa, myös siitä tehtävät analyysit ja jatkojalostamisen tuotokset ovat luotettavia. Siten tietojen pohjalta voidaan tehdä liiketoimintaa ohjaavia päätöksiä, tarjota parempaa asiakaspalvelua sekä jo ennakoivasti reagoida ulkopuolisiin ja sisäisiin muutoksiin.

Jos omat nurkat alkoivat tuntua pölyisiltä, kurkista lisätietoja tästä videosta:
Repository Clean-up & Compliance Active Repository Management.

Kirjoittaja:

Asiakkuusjohtaja, ohjelmistoratkaisut, IBM