Ajatuksia etäjohtamisesta – miten siinä voi onnistua?

Blogin kirjoittaja on Nooa Säästöpankin henkilöstöpäällikkö.

Nooa Säästöpankissa asiakkaiden päivittäisasioinnista sekä asiakkaiden vastaanottamisesta konttoreissa on vastannut vuoden alusta noin kymmenen henkilön yksikkö, Päivittäistiimi. Sen päätehtävänä on auttaa asiakkaitamme kaikissa päivittäisissä raha-asioissa ja lisätä heidän taloudellista levollisuuttaan. Tehtävä on merkittävässä roolissa asiakkaan saamassa palvelukokemuksessa. Pyrkimyksenä on hurmata asiakkaat ystävällisyydellä sekä avuliaalla ja nopealla päivittäisasiointipalvelulla.

Tiimiläisistä suurin osa on opiskelijoita, mutta mukaan mahtuu myös osa-aikaisia sijaisuuksia. Jokainen työskentelee päivittäin eri Nooa Säästöpankin yksiköissä. Päivittäistiimi työskentelee kesällä kokoaikaisena ja tuuraa oman vastuuroolinsa lisäksi lomalaisia. Kesän ulkopuolella tehtävä on osa-aikainen.

Miten voin onnistua tiimini etäjohtamisessa?
Ensimmäisiä asioita, joita mieleeni virtasi miettiessäni kuinka lähteä uutta ns. etäyksikköä rakentamaan, oli se miten sitoutan uuden porukan osaksi Nooa Säästöpankkia. Seuraavaksi mieleeni virtasi monia asioita, jotka halusin ottaa erikoistarkasteluun; viestintä ja kommunikaatio, vuorovaikutus, luottamuksen ansaitseminen ja tiimin omien vahvuuksien hyödyntäminen yhteistyön avulla sekä sen, miten auttaa merkityksellisyyden tunteen tuottamisessa. Ajattelin, että nämä asiat saamme kyllä ratkaistua, kunhan saamme luotua omat tapamme kommunikoida.

Niin, sähköpostihan ei voi olla ainoa viestinnän kanava, ja puhelin ei nyt hirveästi tuo apuja asiaan. Siksi tärkeään rooliin nousi aktiivinen ote eri sähköisiin kanaviin. Ajattelin, että olisi myös tarpeen opetella uusia työkaluja, joiden kautta pystyisimme reaaliajassa jakamaan ja vastaanottamaan tietoa samaan aikaan hajallaan työskentelevän yksikön keskuudessa.

Uusia tuulia ovatkin meille tuoneet Lyncin videoneuvottelu, chat sekä parvityökalu Skillhive (joka muuten sysää syrjään nykyisen sähköpostin pikkuhiljaa kokonaan). Puolen vuoden työskentelyn jälkeen ne ovatkin muodustuneet rutiineiksi. Yhtä kuvaketta klikkaamalla voi puhelun sijaan käydä reaaliaikaisen videopuhelun, jolloin äästään hieman lähemmäksi luonnollista kasvokkain tapahtuvaa kohtaamista. Palaveeritkin saavat lisää ”twistiä”, kun äänen lisäksi on myös näköyhteys. Kaikissa yksiköissä on pankissamme kamera ja langattomat kuulokkeet, joten välineistä homma ei jää kiinni. Kerran parissa kuukaudessa palaveeraamme myös kasvokkain, joten myös ns. ihan aito vuorovaikutus on mukana ajoittain arjessamme.

En sano, että olisimme teknologian edelläkävijöitä, mutta hyödynnämme kyllä kaikkia käytössä olevia viestinnän kanavia ahkerasti. Olen myös oivaltanut, että yksi tärkeimmistä asioista etäjohtamisen onnistumiselle on kanavoida oikein omat vuorovaikutustaitonsa. Ja siitä sitten esimerkin voimalla eteenpäin.

Tuntuu, että sähköposteihin voi hukkua tai vähintäänkin eksyä, mutta parvityökalussa reagoimattomuus esitettyyn aiheeseen tai kysymykseen näkyy voimakkaammin, viestien saamattomuutta tai priorisointikyvyn puutetta.

Etäjohtajuus on hyvällä tavalla pakottanut miettimään digitaalisen ympäristön mahdollisuuksia. Kun emme voi nähdä kasvokkain, niin olen kääntänyt ajatuksen: miten voimme hyödyntää tiimin energiaa ja osaamista, vaikka emme olekaan fyysisesti läsnä. Luomme siis itse meille parhaimmat tavat toimia etänä.

Vaikka ”face time” on vähäistä, niin silti tiimi on pystynyt luomaan tiiviin yhteisön keskenään. Sillä on vielä (tutkitusti) erittäin hyvä fiilis töissä. Tärkeä osa tätä on henkilöstön osallistuminen mahdollisimman moneen. Silloin voimme itse luoda työskentelykulttuuriamme ja kaikilla on mahdollisuus osallistua toiminnan kehittämiseen sekä uusien ideoiden esille tuomiseen. Yksi tärkeä asia on myös itsensä johtaminen, sitä taitoa todella tarvitaan ja itse asiassa myös vaaditaan jokaiselta tiimiläiseltä.

Minä luotan, mutta luottaako muut?
Konttoreissa yksikkömme on otettu hienosti vastaan. Kasvot voivat vaihtua useasti, mutta Päivittäistiimin työpanosta arvostetaan ja heitä autetaan kehittymään tehtävissään. Jokaisella on oma roolinsa työyhteisön fiiliksessä, vastuissa ja velvollisuuksissa. Jokaisella on merkitystä. Tämä merkityksellisyys näkyy ja auttaa sitoutumaan ja tuntemaan itsensä osaksi joukkuetta. Meillä kaikilla on sama maali ja pelitaktiikkakin yhdessä hiottua. 

Tiimiläiset huolehtivat vastuualueestaan ja ovat innokkaita oppimaan uutta ja auttamaan muita kollegojaan. Yhteistyö ja toisten arvostus nousee vahvasti esille. Pelkoni alussa oli, mitä jos tiimiläinen kokee jäävänsä ulkopuolelle, eli ei kuulu minnekään. Nooan henki on kuitenkin niin luja, että tällaista ei ole päässyt tapahtumaan. Oma tavoitettavuuteni on se, joka on nostettu esille ja jonka kanssa päivittäin uurastan.

Hieman epäsuomalaiseen tapaan haluan ylpeästi sanoa, että olemme yhdessä tiimin ja organisaation kanssa luoneet jotain todella uutta, hienoa ja toimivaa. On ilo työskennellä tiimin kanssa, jonka itseohjautuvuus on ensiluokkaa ja joista huokuu positiivinen aktiivisuus, halu kehittyä ottamalla haasteita vastaan ja hoitaa tehtävänsä tarvittavalla intohimolla.

Ei se pelkkä yksilö, vaan se tiimi!

Riikka

Riikka Niinijärvi on Nooa Säästöpankin henkilöstöpäällikkö.

Lue tiimiläisten ajatuksia