Se nyt vaan on viisasta mennä HR-pilveen – mutta hyvin valmistautuneena | SAP Discover Simple 2016

Pilviteknologia on mahdollisuus myös HR:lle

Liiketoimintaympäristö muuttuu ennennäkemättömällä vauhdilla ja ihmiset ovat yleensä muutoksen kourissa se pahin jarru tai mahdollistaja. Tuntuuko tutulta? Miten HR pystyy tukemaan liiketoimintaa tässä muutoksessa nyt ja tulevaisuudessa?

Pilviteknologiat ovat tulleet jäädäkseen ja yritykset korvaavat kiihtyvällä vauhdilla HR ERP –järjestelmiään sellaisilla kokonaisvaltaisilla HR SaaS -ratkaisuilla kuten SuccessFactors (SF). Tämä teknologinen kehitys mahdollistaa HR:lle entistä paremmat keinot tukea liiketoimintaa muuttuvassa maailmassa.

SuccessFactors mahdollistaa HR-prosessien jalkauttamisen entistä edullisemmin, vähemmillä resursseilla, nopeammin, ketterämmin ja joustavammin. Onhan se näinkin, mutta miten yritysten pitäisi valmistautua, jotta projektissa onnistuttaisiin mahdollisimman hyvin? Alla on muutamia asioita, joita kannattaa miettiä ennen projektin käynnistämistä (lista ei ole tietenkään kattava).

• Mitä hyötyjä hankkeella tavoitellaan?
• Miten omat prosessit saadaan harmonisoitua?
• Kenen oikein pitäisi kuulua projektin ydintiimiin?
• Kenellä on vastuu projektin jälkeisestä elämästä?
• Onko tietoturvakysymykset ja arkkitehtuuri käyty läpi yhdessä IT:n kanssa?
• Miten realistinen aikataulu saadaan laadittua?
• Onko hankkeella aidosti bisneksen tuki?

Eroaako pilviprojekti sittenkään perinteisestä ERP-hankkeesta?

Vastaus on yksinkertainen: pilviprojektit ovat pitkälti samanlaisia kuin perinteiset ERP-projektit, mutta ne tarjoavat ainutlaatuisia hyötyjä verrattuna ERP:iin. Molemmissa hankkeissa tavoitteena on noudattaa vaiheistettua projektisuunnitelmaa, jossa asiakkaan ja toimittajan avainhenkilöt määrittelevät, rakentavat ja testaavat sovelluksen yhdessä. Onnistuneessa projektissa johto on projektin tukena, resursseja on riittävästi käytettävissä, prosessit on harmonisoitu, hyödynnetään standarditoiminnallisuuksia, integraatio kuuluu olennaisena osana projektiin ja käyttöönoton jälkeen on selkeät kehitys- ja ylläpitovastuut. Erityisesti organisaation valmius ottaa uusi ratkaisu ja uudistetut HR-prosessit käyttöönsä on ymmärretty taklata jo hyvissä ajoin projektin aikana. Toisaalta pilviprojektissa ei tuhrata aikaa järjestelmien asennuksiin ja ratkaisua voidaan rakentaa iteratiivisesti, jolloin näkee koko ajan mitä on saamassa.

Kuten totesin aiemmin SuccessFactors tarjoaa merkittäviä hyötyjä, jotka eivät ole aikaisemmin olleet helposti saavutettavissa. Alla on listattu neljä tärkeintä etua, jotka SuccessFactors tarjoaa perinteiseen HR ERP:iin verrattuna.

1. SF mahdollistaa nopeamman ja ketterämmän tavan toteuttaa HRIT-projekti (iteroiva toteutustapa).
2. SF tarjoaa entistä helpomman ja käyttäjäystävällisemmän selainpohjaisen työkalun koko yrityksen käyttöön kattaen työntekijät, esimiehet, johdon ja HR:n.
3. SF tarjoaa jatkuvasti uusia toiminnallisuuksia, jotka asiakas voi ottaa käyttöön ilman isoja päivitysprojekteja ja ulkopuolisia konsultteja.
4. Kokonaisuudessaan SuccessFactors voi auttaa saavuttamaan bisneshyödyt nopeammin ja se antaa enemmän vastinetta rahoille.

SuccessFactorsin etuna on siis yksinkertaisesti se, että bisnes ja HR saavat huomattavan nopeasti arvoa investoinnilleen. Tyypillisesti puhutaan muutamien viikkojen tai kuukausien läpimenoajoista. Tämä on erityisen tärkeää huomioida, kun tehdään HR-investointilaskelmia.

Näkyykö ketteryys ja nopeus sitten yritysten tavoissa toteuttaa pilviprojekteja? Ei välttämättä aina ellei siihen kiinnitetä erityistä huomiota riittävän aikaisin. Pilviprojektin intensiivinen ja ripeästi etenevä toteutus voi helposti tulla yllätyksenä tai siihen havahdutaan “varoituksista” huolimatta liian myöhään. Kun projektin kesto on vain muutamia kuukausia, asettaa se HR:n ja bisneksen kovaan testiin. Päätöksiä pitää pystyä tekemään erittäin nopeasti ja avainhenkilöillä pitää olla siihen riittävät valtuudet. Mitä globaalimpi yritys on, sitä haastavampaa tämä yleensä voi olla.

Suosittelen ennen jokaisen projektin aloittamista analysoimaan rehellisesti, mikä on organisaation valmius käynnistää hanke ja missä ovat todennäköiset pullonkaulat. Joskus paljastuu, ettei sisäisiä resursseja ole tarpeeksi tai avainihmiset ovat kiinni liian monissa rinnakkaisissa projekteissa. Toinen haaste on tyypillisesti jo mainitsemani päätöksenteko eli ei ollakaan valmiita päättämään asioista projektin vaatimassa ajassa syystä tai toisesta. Joka tapauksessa “peiliin katsominen” ennen projektin käynnistymistä auttaa rakentamaan mahdollisimman realistisen aikataulun ja projektisuunnitelman, jonka avulla vältytään turhilta yllätyksiltä. Yleensä projektin riskeissä on enemmän inhimillisiä tekijöitä, joiden ratkaiseminen vaatii hyvää johtajuutta ja priorisointia.

SuccessFactors mahdollistaa projektin toteuttamisen “kiihdytyskaistaa” hyödyntämällä, jossa investointi alkaa tuottamaan parhaimmillaan muutamassa kuukaudessa aloituksesta. En ole tavannut vielä yhtäkään SuccessFactors-asiakasta, joka ei olisi ollut erityisen mielissään siitä, että ratkaisu tarjoaa kattavat HR Best Practice –prosessit. Ei pyörää kannata keksiä aina uudelleen, kun se on jo testattu yli 5000 yrityksessä globaalisti. 

Tuomo Ropponen

Tekstin kirjoittaja Tuomo Ropponen on Gavdi Finlandin toimitusjohtaja. Tuomo on työskennellyt henkilöstöhallinnon prosessien ja teknologian kanssa 90-luvun puolivälistä alkaen ja osallistunut lukuisiin HRIS -implementaatioprojekteihin.  

Gavdi on SAP Discover Simple 2016 -tapahtuman yksi kumppani. #LiveBusiness