Snow auttaa uudistamaan postipalveluiden liiketoimintamallin

Yrityksen tausta

Suomen Posti tuottaa posti- ja logistiikkapalveluita. Sen pääkonttori sijaitsee Helsingissä. Se toimii 10 maassa ja työllistää noin 20 000 henkilöä. Postin IT-osasto tukee 9 000 laitetta: tietokoneita, kannettavia tietokoneita ja palvelimia eri puolilla Suomea sekä Venäjällä, Ruotsissa, Saksassa ja Baltian maissa.

Haaste

Postin infrastruktuurin on laaja. Siihen kuuluu eri aikakausilta peräisin olevia ohjelmistoja ja laitteita. Aiemmin Posti hallinnoi kaikkia lisenssejään lähinnä manuaalisten prosessien avulla, joten työvoimaa tarvittiin runsaasti. Organisaatiomuutos toi tullessaan tarpeen automatisoida ja vähentää riippuvuutta laskentataulukoista.

Snown panos

Snown kumppani Chilit tarjosi Snown käyttöön isännöidyn Software Asset Management (SAM) -ympäristön ja auttoi toteuttamaan palvelut. Postin IT Development Manager Juvi Mustonen otti Snown ympäristön käyttöön koko organisaatiossa. Näin varmistettiin, että Postin lisenssit optimoidaan jatkuvasti Snow License Manager -toiminnon ja Snown automaatioympäristön avulla.

Edut liiketoiminnalle

• 9 000 laitteen sijainti tunnetaan tarkasti.
• Tietoturvariskit vähenevät, kun tarpeettomat vanhat sovellukset poistetaan käytöstä.
• Nopea ja onnistunut varautuminen toimittajien auditointeihin automaattisten raporttien ja keskitetysti kerättyjen tietojen avulla.

SAM-sankari

Postin IT Development Manager Juvi Mustonen sai tehtäväkseen ottaa käyttöön juuri oikeat SAM-prosessit ja tarvittavan tekniikan niiden automatisoimiseksi sekä prosessien tekemiseksi toistettaviksi ja yhdenmukaisiksi. Hän on luottavaisella ja iloisella mielellä. "Kun olemme saaneet käyttöömme prosessit, voimme varautua auditointeihin ja tilanteemme on melko hyvä. Lisenssien hallinta ja ohjelmistokantamme optimoiminen on jatkuva prosessi. Snown automatisoimisen ansiosta olemme päässeet eroon monist toistuvist tehtävistä, joten IT-tiimi pystyy panostamaan muihin tehtäviin."

Päätason case-esimerkki

Suomen Posti tuottaa posti- ja logistiikkapalveluita. Sen pääkonttori sijaitsee Helsingissä. Se toimii 10 maassa ja työllistää noin 20 000 henkilöä. Postin IT-osasto tukee 9 000 laitetta: tietokoneita, kannettavia tietokoneita ja palvelimia eri puolilla Suomea sekä Venäjällä, Ruotsissa, Saksassa ja Baltian maissa.

Postin juuret juontuvat vuosisatojen taakse, mutta kuluneiden 10–20 vuoden aikana sen liiketoimintamalli on muuttunut kokonaan digitalisoitumisen ja yleiseurooppalaisen postipalvelujen sääntelyn purkamisen vuoksi. Postin organisaatiossa tarvittiin ketterää ja tulevaisuuden haasteisiin valmista Software Asset Management -ratkaisua, jotta muutos pysyy hallinnassa.

Kun Posti-konserni siirtyi digitaaliseen aikakauteen, sen IT-lisenssejä hallittiin lähinnä manuaalisesti. Infrastruktuuri oli kasvanut ja sirpaloitunut. Ohjelmistot ja laitteet olivat peräisin eri aikakausilta: vanhoja palvelimia, tietokoneita ja lisenssejä sekä vanhentuneita versioita yhdessä uudempien ohjelmistojen ja laitteiden kanssa.

Ohjelmistolisensoinnista vastaava IT Development Manager Juvi Mustonen joutui näkemään runsaasti vaivaa monimutkaisen tilanteen hallitsemiseksi. Lisenssien hallinta ei ollut koskaan ensisijaista Postille, mutta organisaation muutos toi tullessaan tarpeen ottaa käyttöön Software Asset Management ja automatisointi, jotta manuaalista työtä ja riippuvuutta laskentataulukoista vähennetään.

Mustonen sai tehtäväkseen käynnistää lisenssien hallintaprosessin. Apuun kutsuttiin Snown kumppani Chilit. Alkuvaiheen tehtävä oli ottaa käyttöön tarvittavat SAM-prosessit ja oikea tekniikka, jotta ne automatisoidaan sekä prosesseista tehdään toistettavia ja yhdenmukaisia.

Chilit otti Snown tekniikan käyttöön Suomen Postissa. "Etsimme oikean SAM-ratkaisun tutkimalla sekä analyysiyritys Gartnerin referenssien avulla. Lisäksi meistä oli hyvä, että Snowlla on paikallinen toimisto Helsingissä", kertoo Mustonen. Työ aloitettiin vähentämällä suurimpien eli suurimman osan ohjelmistobudjetista kuluttavien ohjelmistotoimittajien aiheuttamia riskejä sekä varmistamalla vaatimustenmukaisuus.

"Löysimme pian useita käyttämättömiä ja vanhentuneita ohjelmistoja, jotka poistimme mielellämme käytöstä tietoturvariskien vähentämiseksi. Lisäksi huomasimme yllätykseksemme, että joitakin lisenssejä ei oltu kirjattu lainkaan", kertoo Mustonen.

Tiimi otti käyttöön Snow Automation Platform -ympäristön käyttämättömien ja vanhentuneiden ohjelmistojen poistamiseksi käyttäjien työasemista, koska tietoturvaa haluttiin parantaa. Siksi SAM-tiimi poisti sovellukset, joiden käyttöön ei ollut lupaa. Postilla oli prosessi paikallisten järjestelmänvalvojaoikeuksien hallitsemiseksi, mutta valvominen oli hankalaa. Mustonen kertoo: "Olimme juuri ottamassa käyttöön Snow Automation Platform -ympäristöä, jonka avulla ohjelmistot voidaan helposti lisätä käyttäjien laitteisiin, kun prosessit ovat kunnossa."

Snow Automation Platform tukee erilaisia hyväksymistasoja. Sen avulla varmistetaan, että käyttäjän pyytämällä ohjelmistolla on lisenssi ennen kuin se otetaan käyttöön. "Emme halua ostaa enempää ohjelmistoja, jos meillä on käyttämättömiä lisenssejä, jotka voidaan ottaa käyttöön. Snow auttoi säästämään aikaa ja parantamaan tuottavuutta. Voimme laatia raportit auditoijille nopeasti ja kerätä tiedot keskitetysti, joten toimintakustannukset ovat alentuneet. Jos Snown ratkaisun ensimmäisten käyttökuukausien aikana pystyimme valmistautimaan auditointiin, ja selviydyimme siitä hienosti."

Katse eteenpäin

"Aiomme täyttää CMDB-tietokannan paikkansapitävillä, tarkoilla ja normalisoiduilla tiedoilla Snow for ServiceNow -ratkaisun avulla. ServiceNow-tietomallimme räätälöitiin erityisesti meidän vaatimuksiimme sopivaksi, projektin tämä osa on viivästynyt hieman. Olen kuitenkin varma siitä, että tietokannassamme on pian ajantasaiset ja reaaliaikaiset tiedot.

"Haluamme optimoida lisenssit, jotta voimme varautua tulevaisuuteen paremmin ja saada selville, mitä ohjelmistoja todella käytetään ja tarvitaan organisaatiossa. Olemme pystyneet saamaan aikaan säästöjä jo nyt. Tiedämme, mitä ohjelmistoja käytämme. Saamme aikaan säästöjä välttämällä turhia kustannuksia sekä tarpeetonta tukea ja ylläpitoa, ja laatimalla täsmällisiä raportteja auditointeja varten," toteaa Mustonen.

Hän lisää: "Olemme ottamassa palvelimissa käyttöön Oracle Management Option -ratkaisua. Snow antaa käyttöön keinot arvioida Oracle-ohjelmiston käyttöä ja lisensointivelvoitteita sekä valvoa tehtyjä muutoksia. Pystymme välttämään inhimillisten erehdysten vuoksi aiheutuvat budjetoimattomat maksut. Pienikin virhe Oracle-lisenssien hallinnassa voi aiheuttaa valtavat kustannukset."

Tähän harjoitukseen kannatti ryhtyä

"Snown ratkaisun ottaminen käyttöön oli harjoitus, johon kannatti ryhtyä. Oli mukavaa, että Snow onnistuttiin ottamaan käyttöön näin nopeasti ja näin pienen tiimin voimin (minä ja muutama muu). Olen rehellisesti sanoen ylpeä Snow-käyttöönottosaavutuksistamme.

Olen luottavaisella ja iloisella mielellä auditointien suhteen, koska tarvittavat prosessit ovat käytössä. Snow-ratkaisun tarjoaman automaation ansiosta monista toistuvista tehtävistä on päästy eroon, joten IT-tiimillä riittää aikaa muihin tehtäviin. Vain se harmittaa, että tätä ei tehty aikaisemmin." Mustonen toteaa lopuksi: "Odotan mielenkiinnolla Snow-ratkaisun O365-käyttöönottoa, koska silloin voimme virtaviivaistaa toimintaamme, kuten muidenkin automatisointiprosessien avulla, ja saada aikaan säästöjä."