Kehityksen kärjesssä: Robotit auttavat VMP:tä palkanlaskennassa

VMP hyödyntää monissa henkilöstöalaan liittyvissä rutiineissa ohjelmistorobotiikkaa. Accountor HR kutsui asiakkaansa VMP:n kertomaan Liksaklubinsa vieraille robottien toiminnasta.

Henkilöstöpalvelualan edelläkävijänä VMP-konserni pääsee esittelemään toimintatapojaan asiakkaidensa tai yhteistyökumppaneidensa tapahtumiin. Digitalisaatio ja robotiikan monipuolinen hyödyntäminen ovat erittäin ajankohtaisia puheenaiheita monella alalla, mutta henkilöstöpalvelualaan termejä ei vielä kovin usein suoraan yhdistetä. VMP konsernin robotiikka-asiantuntija kertoi kuulijoilleen palkanlaskennan kehittämisestä robottien avulla.

VMP:n robotit on nimetty tuttavallisesti Manuksi, Pepeksi, Rituksi ja Tepaksi. Jokaisella robotilla on omat tehtävänsä. VMP maksaa robotteja hyödyntämällä palkkaa vuosittain noin 14 000 ihmiselle.

Piia Väistö korostaa, että robottien hyödyntämisessä kannattaa edetä askel kerrallaan tekemällä oppien. Aluksi on yksinkertaisempaa automatisoida olemassa olevaa prosessia kuin luoda uutta. Helpot ja nopeat hyödyt kannattaa poimia talteen ensimmäisinä.

Palkanlaskennassa on runsaasti työvaiheita, jotka voidaan antaa robottien hoidettaviksi. Pala palalta automatisoidut tehtävät muodostavat kokonaisen prosessin – näin norsu tulee syötyä vähitellen.

Moni voi pelätä, että robotit vievät ihmisiltä työt. VMP konsernissa tavoitteena ei ole ollut henkilöstön vähentäminen. Kyse ei ole vain rahallisista säästöistä. Robotit ovat helpottaneet päivittäistä työtä sekä vapauttaneet ihmisiä pakottavista aikatauluista ja muistin varaisista asioista. Automatisoitujen työvaiheiden palauttaminen manuaalisiksi koettaisiin jopa järkyttäväksi.

Koko organisaatio mukaan robotiikan kehittämiseen

Piia Väistö korosti, että harvoin tehtävä pienikin työ voi viedä paljon aikaa – viidenkin minuutin työ kannattaa usein automatisoida. Tietyissä tehtävissä robotit ovat ihmisiä paljon nopeampia, mutta joskus jopa hitaampia.

Väistön mukaan robotisoinnin hyödyt näkyvät ennen kaikkea työtyytyväisyydessä ja motivaatiossa, tuottavuudessa ja kustannustehokkkuudessa, asiakasarvoissa ja asiakastyytyväisyydessä sekä laadussa ja toimintavarmuudessa. Väistö painotti, että robotit eivät ole itsetarkoitus eikä niitä aina tarvita. Järjestelmien kehittämisellä on edelleen oma roolinsa.

Väistön kokemusten perusteella robotiikan kehittämiseen kannattaa ottaa mukaan koko organisaatio. Toisaalta muutos tarvitsee aikaa ja tilaa. Liian suuri määrä muutoksia liian nopeasti ei johda hyviin tuloksiin.

”Aloittamalla pääsee vauhtiin”, Piia Väistö neuvoo ja toteaa, että yhdenkin pienen tehtävän antaminen robotille voi tuottaa ahaa-elämyksen ja poikia uusia toteutuskelpoisia ideoita. VMP:llä Manu ja muut robotit ovat tulleet palkanlaskijoiden parhaiksi kavereiksi.

Alkuperäinen artikkeli on julkaistu Accountorin verkkolehdessä (Parempi Bisnes) Timo Järvisen toimesta.