Hoe massale migratie naar de cloud de toekomst van HR kan veranderen

Migreren naar de cloud heeft nog niet eerder zo ingrijpend en op zo’n grote schaal plaatsgevonden als momenteel bij HR-gigant Randstad. De HR-dienstverlener annex uitzendbureau heeft vestigingen in 39 landen. Er werken ruim 38.000 mensen in 4.800 kantoren.

In 2015 begon Randstad aan een proces om zijn volledige IT infrastructuur te centraliseren, een gigantische operatie. Twee jaar later werden de eerste applicaties naar de publieke cloud gemigreerd. De businesscase was eenvoudig – meer efficiency, minder risico’s, substantiële kostenbesparingen op lange termijn en perfecte beveiliging en compliance. De massamigratie stelde Randstad ook in staat om wereldwijd in te zetten op digitalisering. Maar daarvoor moest het businessmodel dat ruim 55 jaar lang dienst had gedaan wel radicaal op de schop.

Van lokale IT-infrastructuur naar de wereldwijde cloud

Vanaf de oprichting is IT binnen Randstad lokaal georganiseerd en heeft elk land zijn eigen systemen. Deze systemen worden ondersteund door lokale teams in 29 IT-afdelingen die verspreid over de hele wereld gevestigd zijn. Het project moest maar liefst 1.600 verouderde applicaties aanpakken in meer dan 50 datacenters en netwerken in 39 landen. De uitdaging was dus om dit model van lokale oplossingen te vervangen door een overkoepelend shared service center en alle applicaties, systemen en netwerken naar de cloud te migreren.

“Het migreren van de applicaties in de landen wordt live gedaan. Je zou kunnen zeggen dat we 39 MKB-bedrijven naar de publieke cloud migreren. Samen vormen deze bedrijven de Randstad Groep met een jaarlijkse omzet van ruim $ 20 miljard,” licht Bernardo Payet, General Manager van Randstad Global IT Solutions toe.

Bernardo Payet, General Manager Randstad Global IT Solutions

“Het is een gedurfde stap en ook de eerste keer dat een bedrijf van deze omvang en in dit tempo volledig naar de publieke cloud migreert. In feite vinden er drie migratiestromen parallel plaats: de applicaties gaan naar de publieke cloud, onze netwerken worden SDN via Meraki, en we gaan VoIP introduceren via een multi-tenant cloudplatform. Vervolgens wordt de ondersteuning volledig geoutsourcet, het zogenaamde offshore delivery support model,” voegt Payet eraan toe.

Bernando Payet, General Manager of Randstad Global IT Solutions

Hoog tempo en gefocust

Uiteraard gaat zo’n migratie niet van een leien dakje.
In eerste instantie zouden zo’n 700 applicaties worden gemigreerd binnen een tijdvak van anderhalf jaar. Dat aantal verdubbelde echter zodra met de werkzaamheden werd gestart, waardoor de periode werd verlengd naar tweeënhalf jaar. Daarnaast was het de bedoeling om de applicaties een op een over te zetten naar de cloud, maar veel verouderde applicaties moesten volledig opnieuw gebouwd en ontworpen worden. Nog ingewikkelder was het om alles live te moeten migreren. Gedurende het hele proces ‘bleef de winkel gewoon open’, waardoor je in feite banden aan het vervangen was van een rijdende bus.

“Het was een pittige klus, zeker ook omdat we tegelijkertijd te maken kregen met andere initiatieven die ook allemaal aandacht vroegen, zoals bijvoorbeeld de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Daardoor was het niet altijd eenvoudig om voldoende capaciteit in de werkmaatschappijen te borgen,” aldus Payet.

Toch slaagde het bedrijf erin om meer dan 600 applicaties binnen een jaar tijd naar de publieke cloud te migreren, een tot nu toe ongeëvenaarde prestatie voor een wereldwijd opererende organisatie. En daarmee is meteen een nieuwe standaard voor een digitale omwenteling op zulke schaal gezet.

Lerend te werk gaan

Een precisieaanpak was de sleutel tot succes: 650 mensen in 23 landen werkten aan het project. Een indrukwekkende hoeveelheid mensen, maar daardoor kon er wel effectief en snel voortgang worden geboekt.

Het project was oorspronkelijk opgezet als watervalmodel, maar het werd al snel duidelijk dat met deze omvang en zoveel onduidelijkheden gekozen moest worden voor een meer flexibele aanpak. Op deze manier konden de lessen in het ene land snel toegepast worden bij de uitrol in het volgende. Het was essentieel om de lokale mensen erbij te betrekken en te luisteren naar wat zij nodig hadden aan ondersteuning tijdens de uitrol en implementatie in hun land. Hierdoor kon het proces stap voor stap continu verder verfijnd en verbeterd worden.

Vooral het feit dat Randstad ervoor koos om zoveel applicaties over te zetten naar de publieke cloud en niet naar een private cloud is opvallend, volgens Payet. “We wilden alles in één keer migreren naar de publieke cloud, en dat 4 à 5 keer sneller dan andere organisaties van een vergelijkbare omvang. Andere bedrijven zouden hun productiesystemen normaal gesproken naar een private cloud hebben gemigreerd en alleen omgevingen in de publieke cloud hebben getest,” legt hij uit.

Om deze snelle omschakeling voor elkaar te krijgen, ging Randstad in zee met Tata Consultancy Services, een bedrijf met veel kennis en ervaring op het gebied van de publieke cloud markt voor IT infrastructurele diensten. “Bij TCS vonden we de perfecte mix van begrip van de context, technisch inzicht en de bereidheid om te investeren in de relatie om dit initiatief te laten slagen. We hadden al snel door dat TCS met zijn bewezen ervaring in het opleveren van grootschalige digitale en IT-projecten over meerdere markten, de ideale partner voor ons was.”

Voordeel halen uit de nieuwste technieken

Beveiliging en compliance waren de belangrijkste drijvers om naar de cloud te migreren. Door gebruik te maken van een gedeelde, overkoepelende architectuur en de allernieuwste beveiligingsnormen, kon Randstad Groep zijn infrastructuur beter beschermen. De toegang tot systemen zou sterk gelimiteerd worden en ook konden zg. Intrusion Detection Systems (IDS) en Intrusion Prevention Systems (IPS), worden geïmplementeerd, twee nieuwe en recente technieken om hackpogingen en ongeautoriseerde toegang tegen te gaan.

Deze radicale wijziging in het businessmodel was onderdeel van een grotere digitale omwenteling die plaatsvond met als doel het bedrijf te positioneren als meest agile HR-dienstverlener. Deze digitaliseringsstrategie ondersteunt en verbetert niet alleen een vlekkeloze en efficiënte plaatsing van kandidaten, het zorgt ook voor betere resultaten en een betere ervaring, zowel bij de klant als de kandidaat.

“Door deze investeringen zijn we flexibeler en sneller in staat om nieuwe applicaties te ontwikkelen en te gebruiken, en kunnen we ons ook richten op de voordelen van bijvoorbeeld Kunstmatige Intelligentie en lerende apparaten, technologieën die met deze cloudplatformen beschikbaar zijn,” aldus Payet.

“We zijn erg trots op hetgeen we tot nu toe bereikt hebben in deze digitale omwenteling. Het zijn niet alleen belangrijke mijlpalen voor Randstad zelf, maar vormen ook een nieuwe standaard voor onze gehele sector.”