Slik når du «hårete» mål

Høsten er for mange selskaper tiden hvor nye mål blir satt og det kommende året blir planlagt. Leder for økonomistyring Toril S. Falch i INTUNOR tror nøkkelen til høy måloppnåelse er budsjettering og planlegging.

– Min erfaring er at bedrifter med gode budsjetter er bedre rustet til å nå deres mål enn virksomheter uten et budsjett, sier hun.

– Det skyldes i utgangspunktet at budsjetteringsprosessen krever at bedriften må ta stilling til hvilke forventninger den har til samtlige poster i regnskapet. Man må ta stilling til spørsmål som: Hvor mye forventer vi at inntektene skal opp? Og, hvilke kostnader må reduseres for at vi skal nå vårt lønnsomhetsmål, legger hun til.

Budsjettering bidrar til handling

Falch forteller at budsjetteringsprosessen ofte sørger for at nye aktiviteter blir igangsatt. Det er derfor viktig å komme tidlig i gang.

– Dersom en leder, for eksempel, budsjetterer med en økning i omsetningen må tiltakene som skal bidra til denne veksten konkretiseres, sier rådgiveren.

– Det er ofte her jeg stepper inn og gjør kunden oppmerksom om at vekstmålene og de foreslåtte aktivitetene ikke matcher, legger hun til.

– Ta utgangspunkt i avdelingene

Teamlederen forteller videre at bedrifter har en tendens til å budsjettere på et selskapsnivå fremfor avdelingsnivå. Det er en uting, mener hun.

– Ved å ha et budsjett som er detaljert ned på avdelingsnivå vil den enkelte avdelingsleder lett kunne følge med på hvordan han/hennes del av selskapet faktisk gjør det, sier Falch.

– Det kan også ha en positiv konkurranseeffekt mellom avdelinger, og gir et insentiv til å holde kostnader nede, legger hun til.

– Men gjør det ikke at budsjetteringen også tar lenger tid?

– Jo, men det er verdt det, svarer Falch kontant.

Seks tips til budsjetteringsprosessen:

1. Vær konservativ og ikke optimistisk når budsjettet settes opp. Legg inn en sikkerhetsmargin, da det alltid dukker opp uforutsette hendelser.
2. Inkluder andre i prosessen, det er viktig for å sikre at alle scenarioer og variabler er inkludert, samtidig som det gir flere i selskapet eierskap til budsjettet og prosessen.
3. Sett av tid og dokumenter endringer som blir gjort underveis med årsak til endring. Dette vil gjøre det enklere å gå tilbake til budsjettet i etterkant og forstå vurderingene som ble gjort.
4. Se på historiske data, fremdriftsplaner og ta høyde for hvordan fremtidsutsiktene i markedet man opererer i er spådd.
5. Husk også at et budsjett kan være dynamisk, skjer det hendelser som gjør at opprinnelig budsjett ikke lenger er relevant. Gjør endringer og bli enige om et oppdatert budsjett. Det finnes ikke noe mer demotiverende enn å se etter første kvartal at man ikke kommer til å nå målet for året.
6. Bli enige om det endelige budsjettet.

Trenger du hjelp med budsjettering? INTUNOR Business & Financial Management kan bistå med å sette opp budsjetter som er direkte integrert med bedriftens økonomisystem. Videre kan vi gi en vurdering av utkastet til budsjettet med konkrete forslag til utbedringer. Ta kontakt på BFM@Intunor.com.