PR-skolen: Kickstart PR-arbeidet med en god workshop

I vår nye serie «PR-skolen» vil vi dele ulike kommunikasjonsfaglige virkemidler som kan hjelpe små og store bedrifter, organisasjoner og kampanjer til å skape seg et fortrinn i informasjonsjungelen. Første del tar for seg PR-workshop som en oppstartsaktivitet i begynnelsen på samarbeidet mellom kunde og byrå.

Hvorfor ha en PR-workshop?

I starten av et samarbeid mellom et byrå og en kunde er det viktig å etablere en god, felles forståelse av måloppnåelse, kritiske suksessfaktorer og en tids- og kostnadsplan. Det siste du ønsker er at samarbeidet starter med misforståelser eller blir preget av ulike prioriteringer i starten. Dette er de viktigste grunnene til hvorfor vi og mange andre foretrekker en felles workshop for å skape en felles plattform for forståelse og framgang.

Temaer som bør tas opp ved første samling er blant annet:

• Bli kjent med kundens verdier og historie
• Kartlegge kundens og markedets muligheter, trusler, styrker og svakheter
• Skape en realistisk forståelse av hva PR-aktiviteter kan bidra med
• Retning for PR-aktiviteten(e) og økonomiske rammer

 Hvordan forberede workshopen?

Arbeidet med å forberede en vellykket workshop ligger som regel hovedsakelig hos byrået. Det er viktig å lage en vanntett agenda som både tar hensyn til aktører som har gjort mye PR-relatert arbeid tidligere, og for de mindre aktørene som kanskje aldri har jobbet med PR før. Selv om ansvaret for forberedelsene ligger hos byrået, er det viktig at kunden sender en fyldig brief som forklarer fra deres ståsted hva de ønsker å oppnå og hvor de befinner seg i markedet de opererer i.

Når briefen mottas av byrået kan det være lurt å gjennomføre interne teammøter der man diskuterer åpent hvilke muligheter som kan ligge i ulike PR-relaterte aktiviteter. Dersom en økonomisk ramme ikke er fastsatt på dette stadiet, er det et poeng å lage forslag med ulike økonomiske betingelser som ikke låser kunden fast til et budsjett som ikke er realistisk.

De interne møtene burde også sette av tid til å gjøre ekstra datainnsamling utover informasjonen kunden bidrar med, både på kunden, konkurrenten og markedet. Forberedelsene avsluttes med å lage en agenda for workshopen: Husk å sette av tid til både byrået og kunden, så begge får tid til å dele viktig informasjon med det samme.

Gjennomføring av workshopen

Ved første workshop er det viktig å tenke på et par praktiske ting utover de faglige punktene vi har vært innom til nå. Du vil for all del unngå at engasjementet og energien til kunden synker, så sørg for å ha et variert innhold, og tilby mat og drikke underveis (gjerne i en uformell pause som lar dere bli bedre kjent).

Dersom dere har valgt en ganske åpen agenda, hva med å dele inn i forskjellige grupper på tvers av kunden og byrå, hvor dere samarbeider med å løse en oppgave? Dette kan skape gode ideer som kunden får en eierskapsfølelse til helt fra starten, samtidig som det er en lavterskelinngang til å kartlegge hvor kunnskapsnivået til kunden ligger på PR-biten.

Hva dere velger å fokusere på under workshopen avhenger av hva som må løses. Hvis det er snakk om et stort prosjekt, kan det være fornuftig å bruke lenger tid på å bli kjent ved første workshop. Kartlegg verdier, visjoner og strategi, bli enige om praktiske funksjoner som hvem som kontaktes ved forskjellige henvendelser og lignende. Det viktigste er at gjennomføringene kulminerer i en felles forståelse av hva som skal gjøres, og hvordan det skal gjøres.

Etter workshopen

Etter en vellykket workshop starter hovedarbeidet, det er nå dere skal følge en idé fra skrivebordet til den virkelige verden. Veien videre vil vi ta for oss i neste del av «PR-skolen». Lykke til med workshopen!