Grenlandskommunene sikrer en felles digital hukommelse

-Innføring av sak- og arkivløsningen Public 360° fra Software Innovation på tvers av seks kommuner skal gi bedre innbyggerservice og føre til betydelige effektivitetsgevinster.

“Med en felles løsning og brukergrensesnitt for arkivering og saksbehandling i Grenlandskommunene, blir det enklere å håndtere den økende saksmengden og imøtekomme publikums behov – og ikke minst forvaltningens krav til effektivitet”, sier Anne Marie Eliassen, sak- og arkivleder i Bamble kommune, og prosjektleder for innføringen av løsningen i kommunene.

“Dette er en totalløsning som understøtter både dagens og morgendagens behov for digitalisering av kommunene”, fortsetter Anne Marie Eliassen.

Samarbeidsavtalen som omfatter kommunene Skien, Porsgrunn, Kragerø, Bamble, Siljan og Drangedal, har en ramme på 5 år og har en kontraktsverdi på 6.8 millioner NOK.

Sikrer all dokumentasjon for fremtiden

Mye informasjon kan gå tapt om den ikke håndteres riktig. Riksrevisjonen gikk i fjor ut med en rapport som viste at norske kommuner og fylkeskommuner har store utfordringer med å sikre og tilgjengeliggjøre bevaringsverdig dokumentasjon. Svakheter ved elektroniske og papirbaserte arkiver innebærer høy risiko for dokumentasjonstap av stor rettslig, forvaltningsmessig og historisk betydning, sa riksrevisor Jørgen Kosmo.

Med Public 360° får Grenlandskommunene et komplett, fullelektronisk sak- og arkivsystem, samt at samhandlingen mellom kommunene, innbyggere og næringsliv vil også styrkes. Dette bidrar til å sikre arkivverdige dokumenter og informasjonsflyt for fremtiden.

Fjerner de fysiske arkivene

Tidligere satt de seks Grenlandskommunene enten på forskjellige løsninger for saksbehandling og arkivering eller forskjellige versjoner, og disse var ikke integrert mot fagsystemer og e-post. Dette blir historie når kommunene går over på Public 360° – et komplett, fullelektronisk sak- og arkivsystem som integreres med e-post, portaler og fagsystemer som for eksempel skole- og barnehagesystem, plandialog og internettportaler..

“Vi kan fjerne de fysiske arkivene, samtidig som våre saksbehandlere får tilgang til all relevant saksinformasjon på ett sted, noe som vil gi mer effektiv saksbehandling og bedre kundeservice til innbyggerne i regionen”, understreker hun.

I tillegg skal kommunene ha søketjenester på tvers av systemene. Denne teknologien er det selskapet VirtualWorks som står bak. Dette gjør at brukerne raskt og enkelt kan gjenfinne den informasjonen de leter etter i Public 360°, på filserver og i Exchange.

Papirløse politikere i Grenland

I tillegg til de estimerte effektivitetsgevinstene og driftsmessige fordelene ved at regionen samarbeider om implementering og anvendelse av en felles sak- og arkivløsning, ser kommunene for seg store fremtidige gevinster ved at kommunepolitikerne tar i bruk Software Innovations løsning for papirløs møteadministrasjon og saksbehandling, 360° Papirløse Møter.

“Vi kommer over tid til å få alle politikerne over på løsningen der de får direkte tilgang til alle sakspapirer, møteagenda og dokumenter via en App på sin iPad eller tablet-PC. I tillegg til at de blir mer mobile og effektive, vil kommunene spare både store kostnader og tidsbruk som i dag er knyttet til trykking, porto og distribusjon av bunkevis med sakspapirer til politikerne”, understreker Eliassen.

Utvider fotavtrykket i kommune-Norge

Programvareselskapet Software Innovation har opparbeidet seg en ledende posisjon blant leverandørene av sak og arkivtjenester til norske kommuner og har ikke tapt noen av kontraktene i kommunesegmentet de siste 2 årene. Blant de mange nye kommunekundene har du Hallingdalskommunene, Nittedal kommune og Gran kommune.

“Vi er svært fornøyde med at Grenlandskommunene har valgt Public 360° og Software Innovation. Dette blir en av nervene i kommunenes IT-hverdag. Løsningen vil sørge for at kommunene vil kunne yte bedre service og utvide tjenestespekteret til å omfatte flere digitale innbyggertjenester”, sier Torstein Harildstad, administrerende direktør i Software Innovation Norge.

Software Innovation ble nylig utnevnt til global “Government Partner of the Year 2011” med Microsoft for sin utnyttelse av SharePoint-teknologi og for det tette samarbeidet innen utvikling av arkiv og saksbehandling i nettskyen.

For mer informasjon, kontakt:

Anne Marie Eliassen, prosjektleder og sak- og arkivleder i Bamble kommune, mobil 97 05 85 70, anne.marie.eliassen@bamble.kommune.no (på bildet)

Torstein Harildstad, administrerende direktør i Software Innovation Norge, mobil 908 26 019, torstein.harildstad@software-innovation.com