Software Innovations digitaliserer det norske havnevesenet

Software Innovation har den siste tiden signert fire nye avtaler med norske havner og er i ferd med å etablere seg som en av de ledende leverandørene av digitale løsninger for arkivering og dokumenthåndtering i en næring som er i full gang med modernisering av sine IT-løsninger.

Alstahaug havnevesen KF i Sandnessjøen er siste tilskudd av kunder i det norske havnevesenet som tar i bruk Software Innovations løsning, Public 360˚, for elektronisk dokumenthåndtering og arkivering. For kort tid siden signerte selskapet tilsvarende avtaler med Trondheim Havn, Grenland Havn og Bodø Havn.

-Det norske havnevesenet består stor sett av små kommunale havner, men de er underlagt samme krav og lovgivning som de store kommunale virksomhetene. Først nå begynner mange av havnene å røre på seg når det gjelder å anskaffe elektroniske NOARK-godkjente løsninger som sikrer kvalitet og kontroll over dokumentasjon, samt lagring og avlevering i henhold til myndighetskrav, sier Trond Nygård, havnedirektør i Alstahaug havnevesen KF.

Fra fysisk til elektronisk arkiv
I følge havnedirektøren har havnenæringen vært preget av gammeldagse rutiner for lagring og deling av informasjon og bruk av fysiske arkiver. Dette vil de nå gjøre noe med.

-Med store mengder korrespondanse, kontrakter og tegninger må vi ta i bruk moderne, elektroniske løsninger for å få kontroll og ikke bli hengende etter med bruk av fysiske arkiver. Gjennom å ta i bruk Public 360˚ får vi samlet alle eposter og dokumenter i ett system og vi får bedre oversikt over det som skjer og kan øke kvaliteteten i arbeidet, sier havnedirektøren. 

-Som et lite foretak kan det være vanskelig å følge med på mulighetene, men nå går vi i bresjen for å etablere et arkivfaglig miljø i havnevesenet og sørge for at vi alle kan drive mer lønnsomt og i henhold til krav, påpeker han. 

E-poster og kontrakter inn i arkivet
Rundt 90 % av informasjonen hos Alstahaug havnevesen KF håndteres via e-post. Et viktig kriterium ved anskaffelsen var derfor muligheter for arkivering av mail.

-Software Innovations løsning hadde en unik integrasjon mot Outlook, hvilket innebærer at mailer kan lagres direkte i arkivløsnigen ved hjelp av drag and drop. Dette opplevde vi som mye enklere i Public 360˚ enn i andre systemer, og ble en avgjørende faktor for valget, forklarer Nygård.

I tillegg administerer havnevesenet en stor portefølje med kommunale eiendommer og leieavtaler. Digital kontraktshåndtering blir derfor en viktig del av den nye løsningen.

-Ved at vi registrerer alle kontrakter og betingelser i Public 360˚ vil vi for eksempel bli varslet når avtaler skal reforhandles og vi får bedre oversikt over versjoner og endringer. Med bedre kontroll over kontraktene våre er det et stort potensial for å spare både tid og penger, forteller han.

En spennende næring
Software Innovation gleder seg over fremgangen i markedet. 

-Havnenæringen er en industri som har mye å hente gjennom digitalisering av sine IT-løsninger. Det er gjerne snakk om små foretak der de ansatte fyller flere roller på en gang. De har derfor et stort behov for brukervennlige plattformer for informasjonshåndtering hvor all dokumentasjon, saker, prosjekter og korrespondanse er samlet og håndteres fra ett sted, og det får de i Public 360˚. Vi vil derfor jobbe målrettet med innføringen av moderne dokument- og arkivløsninger hos flere norske havner, sier Espen Nergaard, salgsansvarlig for havner i Software Innovation.