God styring muliggjør digitalisering

Vellykket digitalisering bidrar til økt verdiskaping, produktivitet og innovasjon. Den digitale endringsprosessen er kompleks og involverer mange ressurser. For å sikre at din virksomhet når sine digitaliseringsmål er det lurt å ha god styring gjennom endringsreisen. Digital styring bør være et essensielt virkemiddel for å lykkes med å digitalisere. God digital styring kan bidra til å realisere din virksomhets digitaliseringsmål og strategier. I denne artikkelen vil jeg utdype seks områder som styringselementene bør konsentreres om.

Strategi og innovasjon

Selskaper som er god på digital styring kjennetegnes av å ha en digital strategi på plass som er knyttet til virksomhetens visjon. Den digitale strategien bør påvirke strategi- og utviklingsarbeid i hele virksomheten og være integrert i avdelingenes planleggingsprosesser.

En god digital strategi bør beskrive visjonen, målene og hensikten med å digitalisere din virksomhets tjenester og prosesser. Strategien bør identifisere digitaliseringsmuligheter, risikoer og trusler. Et viktig element er å beskrive hvordan din virksomhet kan levere tjenester på nye måter, innovere produkter eller skape nye kilder til inntekter og vekst.

Et viktig prinsipp ved digitalisering er å sette kundene i fokus. En måte å få dette til på er for eksempel å utforske nye måter å samhandle med kundene på og nye måter å tilby tjenester på. For å få dette til bør du kartlegge fremtidige brukerbehov og studere nye teknologier og digitale kanaler som kan forbedre kundeservice og brukeropplevelsen.

Styring og ledelse

Det er viktig at digital styring innarbeides i styrings- og ledelsesprosesser og at toppledelsen er engasjert i og støtter målene. Ledelsen bør uttrykke en klar digital visjon og styre etter denne på en smidig måte. Roller og ansvarsfordeling for å levere på den digitale strategien bør være tydelig. For å få dette til bør virksomheter sørge for at ansvar for digitaliseringsmål er definert, i tillegg til at virksomheten rapporterer på digitaliserings KPIer og gevinster. For å sikre en god sammenheng mellom strategi og måloppnåelse, bør du sørge for at de ansatte forstår hva bedriften måles på (KPI'er) og hvorfor det er viktig for virksomheten. Smidig styringsprinsipper kan for eksempel implementeres ved at virksomheten kontinuerlig spør seg hvorfor den gjør ting, styrer etter verdi og fokuserer på kontinuerlig læring og forbedring. Det kan være behov for tydelige prioriteringer og raske avgjørelser. På denne måten kan man enklere tilpasse seg endrede faktorer og behov.

De beste virksomhetene utnytter teknologi til å automatisere og digitalisere rapporteringen. I tillegg har de ofte tatt i bruk digitale systemer for operasjonell risikostyring og compliance (digital GRC) for å automatisere og integrere risikorapporteringen.

Kundefokus

Kundefokus, kundeinnsikt og tillitt er essensielt for å lykkes med digitalisering, og bør derfor være et sentralt styringselement. Det handler om å sette kunden i fokus og skape kundeengasjement. Kundeopplevelser bør være sentralt i tjenesteutviklingen.

Et virkemiddel for digital styring er for eksempel å sikre at fremtidige kundetrender analyseres og å definere verdiforslag (value proposition) som samsvarer med virksomhetens strategi. Kundebehov bør proaktivt overvåkes og brukes til å utvikle nye kundeverdier og nye forretningsmuligheter. Det er viktig å sikre en dyp forståelse av kunden over flere dimensjoner, for eksempel lønnsomhet, geografi, demografi, og på tvers av alle kanaler, for å oppnå et langsiktig kundeengasjement.

Organisasjon og kultur

Det er sentralt å utvikle en organisasjonskultur med styrings- og utviklingsprosesser som støtter digitaliseringen og som er fleksibel til å oppnå vekst- og innovasjonsmål. Dette handler om virksomhetens digitaliseringskultur, brukerfokus, innovasjon, risikovillighet og endringsvillighet.

Man bør strebe etter en smidig og tilpasningsdyktig organisasjonsstruktur for å optimalisere digitalisering i hele organisasjonen. Strukturen bør være tilpasningsdyktig til endrede kundebehov. Kanskje er det for eksempel behov for nye organisasjonsstrukturer for å tilpasse virksomheten til digitaliseringen. Det kan være lurt å etablere strategisk samarbeid om digitalisering på tvers av avdelinger eller team for å sikre riktig ressurstilgang og helhetlig ende-til ende prosessfokus.

Det er viktig å sikre at medarbeiderne forstår mulighetene digitalisering gir for både virksomheten og brukerne. Virksomheter bør jobbe proaktivt for å sørge for at alle medarbeidere slutter opp om den digitale strategien og jobber aktivt for kulturendring. Et viktig styringselement er at medarbeidernes roller og måleparametere (KPI'er) er i tråd med den digitale strategien og organisasjonens måleparametere (KPI'er). Virksomheten bør legge til rette for opplæring i digitale ferdigheter og oppfordre medarbeidere til å være proaktive og utforsker hvordan digitale tjenester hele tiden kan bli bedre.

Teknologi og informasjon

Er din virksomhets teknologiplattformer, systemer og programmer egnet til å støtte opp om smidig, innovativ og effektiv tjenesteutvikling for å tilby brukervennlige digitale tjenester? Teknologien skal bidra til å opprette, behandle, lagre, sikre og utveksle data for å møte kundenes behov. For eksempel bør arkitekturen være designet for å legge til rette for smidig utvikling, i tillegg til å kunne integrere nye innovasjoner og plattformer. Det er viktig at IT-strategien og systemene henger godt sammen med den digitale strategien, virksomhetens visjon og strategi. Digitale prosesser og digitale verktøy bør optimaliseres og styres av hva som er brukernes behov.

Et sentralt styringselement er å sikre og forstå hvor god din virksomhet er til å beskytte informasjon og omdømme mot truslene i den digitale verden. Et rammeverk for informasjonsstyring og databehandling bør etableres. Integrasjon av helhetlig risikostyring i virksomheten som inkluderer digital risikostyring med definerte prosesser for risikostyring, evaluering av digitale verdier, beskyttelse av informasjon, data og cyber sikkerhet bør også etableres.

Driftsmodell og prosesser

Når virksomhetens digitale tilstand er kartlagt og strategi for digitalisering er godt integrert i alle virksomhetsplaner og i virksomhetsutvikling, kan digitale retningslinjer, prosedyrer og aktiviteter utvikles. Driftsmodellen bør omhandle ressurser, tilgang til teknologi, kompetanse, prosedyrer, prosesser og måling. Målet er at digitaliseringsarbeidet er godt integrert i virksomhetens daglige drift, samt blir kontinuerlig oppdatert og forbedret.

For å sikre god styring er det viktig at verdiskapende prosesser er kartlagt og definert. Et mål bør være å oppnå strømlinjeformede og effektive interne prosesser som maksimeres av nye digitale måter å jobbe på og som støttes av digital teknologi.

For å drive utviklingen fremover bør virksomheter ta i bruk fleksible og dynamiske utviklingsmetoder i arbeidet med digitale tjenester, for eksempel agile og lean. Agile prosesser og systemer muliggjør rask respons på endringer i markedet. Skal man lykkes bør man ha en kultur som gir rom for å feile og lære av det.

For å sikre god styring bør ressurser forvaltes på en best mulig måte og man bør legge til rette for godt samarbeid internt og med tredjeparter. Kompetanseutviklingen i virksomheten bør også understøtte den digitale strategien og forutse fremtidig kompetansebehov. Et eksempel er endringskompetanse, altså evnen på individ- og gruppenivå til å leve godt med raske endringer i teknologi, organisasjon og ferdigheter. Ledelsen bør også selv vise nysgjerrighet og læringsvilje i tillegg til å prioritere tid og ressurser for de ansatte.

Oppsummering

Hvis din virksomhet lykkes med å sikre god digital styring innenfor de seks områdene ovenfor vil virksomheten bli bedre rustet til å realisere sin digitale visjon og strategi. Den digitale modenheten vil øke med modenheten innen digital styring, og virksomheten kan sikre høyere verdiskaping og måloppnåelse.

Transcendent Group har dyktige og erfarne seniorkonsulenter innen Digital Governance og vi tar gjerne en uforpliktende samtale med deg om dette temaet.

Forfatter: Karoline Flåten

Vil du vite mer om GRC & Digitalisering? Registrer deg for vårt seminar om styring og kontroll av digitalisering.