Så arkiverar du smart

Informationsflödena är stora nuförtiden och saker och ting går väldigt fort. Det gör att mer information än tidigare passerar oss, särskilt på jobbet. I takt med att det blir mer och mer att arkivera aktualiseras två frågor;

Hur arkiverar du bäst och behöver vi verkligen arkivera så mycket som vi gör idag?

Katarina Hinnerson är sjukgymnasten som är smått besatt av att organisera. Hon driver företaget Ordningskonsulterna.se som hjälper företag och privatpersoner att röja, sortera och organisera sina ägodelar. 

– Målet är att underlätta din vardag genom att skapa trivsamma och mer funktionella utrymmen både hemma och på kontoret. Vi frigör din tid och din energi, säger Katarina och fortsätter:
– Jag har alltid tyckt om att skapa ordning. Vid alla mina arbetsplatser genom åren har jag organiserat vartenda förråd, skrivbord och pärm som kommit i min väg. Till slut insåg jag att det var detta jag ville ägna mig åt på heltid.

För mycket papper påverkar arbetsmiljön

Trots att många företag strävar efter det ”papperslösa kontoret” som myntades redan 1973 är det fortfarande väldigt mycket papper i omlopp på en arbetsplats.
– Det gäller att försöka organisera pappersflödet och bara arkivera det som verkligen behövs. Ett bra alternativ är förstås att försöka lagra mer och mer digitalt, på så sätt blir dokumenten dessutom sökbara på ett enklare sätt. Katarina menar att för mycket papper och för stor oordning i förlängningen kan påverka arbetsmiljön negativt.
– Undersökningar visar att vi letar mycket efter papper. Jag läste en undersökning som hade räknat ut att vi lägger en månad per år på att leta efter saker som vi inte hittar. Det känns som väldigt onödig tid.

Skapa en bra struktur

Första steget mot bättre ordning är att skapa en bra struktur och en arkivering.
– Jag förespråkar att dela in saker i projekt så att det blir greppbart för hjärnan. Sortera i olika kategorier är ett bra sätt att organisera, samt att hitta ett system för att arkivera.
Förutom att tänka på det praktiska när det gäller arkivering gäller det även att ha koll på prestandan på exempelvis hyllor.
– Hyllorna måste klara belastningen och ska man arkivera pärmar kan det väga en hel del sammantaget. Det gäller även att välja rätt djup på hyllorna, förklarar Anna Stenström, säljare på AJ Produkter. För att organisera arkiveringen ytterligare kan arkivboxar, mappar och förvaringslådor vara ett bra komplement. Märker man dessutom upp hyllplanen med etiketter så har man alla förutsättningar för en organiserad arkivering. Vi hjälper till med en helhetslösning och guidar i djungeln av olika produkter, summerar Anna Stenström.

Katarinas 3 arkiveringstips:

1. Försök skapa en bra struktur som är lättförståelig och som alla berörda kan komma åt.
2. Komplettera hyllor med t.ex. hängmappar, uppmärkning och praktiska arkivlådor.
3. Ställ dig frågan om ett dokument verkligen behöver arkiveras. Undersökningar visar att vi igenomsnitt ägnar en timme om dagen att leta efter viktiga papper och saker vi inte hittar. På ett år blir det nästan en hel månad som går förlorad – på att leta