Datainspektionen offentliggör granskning av Ale kommuns användande av molntjänsten Office 365

Computer Sweden rapporterade den 28 januari 2014 att Datainspektionen granskar Ale kommuns användande av molntjänsten Office 365. Idag, den 28 april 2014, offentliggjorde Datainspektionen sitt beslut och det innebär att Ale kommun kan implementera lösningen för kommunens alla skolor som planerat.

- Vi är oerhört lättade över att vi tryggt kan gå vidare med våra planer att implementera Office 365 i kommunen. Det är glädjande att vi fått så positiv feedback på vår risk- och sårbarhetsanalys och att vi kan visa att vi sätter våra elevers integritet i första hand samtidigt som vi kan utnyttja möjligheterna med molntjänsten, säger Per-Erik Lundahl, IT-strateg i Ale kommun.

Ale kommun vill utnyttja möjligheterna med molntjänsten Office 365 i skolan och samtidigt skydda elevernas integritet. Därför begärde Ale kommun själva en granskning av molntjänsten. Microsoft har hela tiden varit positiva till granskningen och har stöttat Ale kommun genom hela processen. 

- Bakgrunden till det hela är att det florerade rykten i höstas om vilken/vilka molntjänster som var godkända utifrån PUL. Vi fick ingen klarhet i detta utan kontaktade då DI för att få ett klarläggande.Vi såg inte att vi kunde rulla ut Office 365 innan vi hade fått klart att våra elever och pedagogers molndata hanterades på rätt sätt. Det vill säga ha klart var datan lagras, hur datan hanteras och vad den används till. Om inte kommunerna följer Sveriges lagar, regler och förordningar, vem ska då följa dem? Det har varit ett gott samarbete med Microsoft och vi har även fått stöd i arbetet från SKL. DI har på ett mycket bra sätt rett ut de olika avtalen som har granskats, säger Per-Erik Lundahl

- Jag ser detta som ett bra exempel på hur vi jobbar med kunden för att kunden ska kunna garantera sina användares integritet, säger Mathias Strand, chefsjurist på Microsoft Sverige.

Nedan sammanfattas beslutspunkterna från Datainspektionens granskning:

•Datainspektionen ser positivt på att Ale kommun har gjort en risk- och sårbarhetsanalys.

•Ingen felaktig användning av data förekommer (s.k. data mining).

•Korrekt upplägg för radering av data när tjänsten används och efter tjänstens upphörande.

•Överföringen av data till tredje land är tillåten i enlighet med Artikel 29 gruppens beslut (läs mer här).

•Listan med Microsofts underleverantörer för Office 365 visar vilka underleverantörerna är samt vad de gör med informationen. Ale kommun behöver komplettera informationen medunderleverantörernas länder.

- Angående den punkt som DI vill att Ale kommun ska åtgärda så är vi positiva till att detta uppdagades och ser det som en möjlighet att förstärka tydligheten i tjänsten. Frågan har redan eskalerats under helgen och vi kommer att uppdatera informationen på tjänstens Säkerhetscenter för alla kunder så snart som möjligt, säger Mathias Strand.

Därför vill Ale kommun använda Office 365 i skolan

- Vi ser en möjlighet att stödja lärarnas pedagogiska arbete, lagra pedagogiskt material och möjliggöra kommunikation mellan användarna. Det i sin tur kommer att effektivisera och hålla kostnaderna nere, säger Per-Erik Lundahl.

- Molntjänster är effektiva, lättillgängliga och ett stöd i arbetet, framförallt för Ale kommun där samtliga elever har en egen dator. Vi är unika i Sverige genom vår implementering och användning av IT i skolan. Satsningen har inte bara innefattat datorer utan även en noggrann IT-struktur, program och utbildning för lärare och pedagoger inom kommunen, för att säkerställa att tekniken bara är ett stöd och används på ett integrerat och strukturerat sätt inom utbildningen, säger Elena Fridfelt (C), Utbildningsnämndens ordförande Ale kommun.

- Vi går nu vidare med arbetet att införa molntjänster även i andra verksamheter i Ale kommun och fortsätter att bryta mark för framtiden, säger Christina Larsson, IT-chef i Ale kommun

Elever och kommunens medarbetare kommer att få tillgång till följande tjänster:

•SharePoint Online för samarbete, dokument- och informationsdelning.

•OneDrive Pro för organisering och lagring av dokument, bilder, filmer och annat pedagogiskt arbetsmaterial.

•Lync Online för snabbmeddelanden och videosamtal.

•Office Web Apps för tillgång till Word, PowerPoint, Excel och OneNote.

•Exchange för e-post och kalender.

Läs hela beslutet från DI här

För mer information, vänligen kontakta:

Mathias Strand

Chefsjurist på Microsoft Sverige

Tel: 08-752 56 88

E-post: mathias.strand@microsoft.com

Christina Larsson

IT-chef i Ale kommun

Tel: 0303-33 09 80

E-post: christina.larsson@ale.se

Per-Erik Lundahl

IT-strateg på Ale kommun

Tel: 0303-33 00 29

E-post: Per-Erik.lundahl@ale.se

Elena Fridfelt (C), Utbildningsnämndens ordförande i Ale kommun

elena.fridfelt@ale.se, 0707 89 07 13