Checklista för effektiva möten

Det är ibland lättare sagt än gjort att arrangera effektiva möten. Egentligen är det ingen svår konst men det gäller att vara ute i god tid med planeringen. Både interna möten och kundmöten samt större event och konferenser kräver att du som arrangör är väl förberedd vad gäller allt från inbjudan och dagordning till logistik och målsättning. Detaljer som BokningsBolagets projektledare hjälper dig med men som kan vara bra att tänka igenom innan de sätter igång. Som initiativtagare bör du i god tid sätta upp en mötesagenda och svara på vad du vill uppnå med mötet. För att få lite hjälp på traven följer här en checklista som du kan ta med dig inför planeringen av nästa möte.

Planering inför mötet

• Ett bra möte är väl förberett. Gör därför en tydlig tidsplanering och mötesagenda inför dagen och sätt ett tydligt syfte och mål med mötet. Vilka frågor ska besvaras? Kommunicera sedan ut detta till alla deltagare i god tid.
• Skapa rätt förväntningar och uppmuntra deltagarna till förberedelse.
• Se till att du har svarat på de fem grundfrågorna: när, var, hur, vilka och varför?
• Var ska mötet hållas och hur långt ska ni åka? Tänk på att det ofta finns billigare möteslokaler en bit ifrån city.
• Låt syfte, mål och det budskap ni vill förmedla styra val av mötesplats. Vill ni hålla mötet i en naturnära och avslappnad miljö eller passar en modern lokal bättre?
• Om det rör sig om ett större kundmöte, ett event eller en konferens bör ni i god tid planera för en realistisk budget. Har ni fått med allt som transport, material, mat och dryck samt lokal i planeringen?
• Vad behöver ni för teknik – samtal i skogen eller hightech? Behöver ni papper och penna?
• Transport – kan ni utnyttja resan och restiden på något sätt?
• Om ni planerar ett event kanske ni vill ha givaways och en talare eller annan typ av underhållning. Våra projektledare hjälper er men det skadar inte att vara ute i god tid.
• Glöm inte att det bör finnas tid för frågor, dialog och samvaro.
• Känner du redan i ett tidigt skede att det blir mycket tidskrävande administration? Be i så fall BokningsBolaget om hjälp.

Besök vår konferensblogg för fler punkter som berör genomgörandet av mötet samt den viktiga mötesuppföljningen. I inlägget om effektiva möten kan ni även ladda ner en PDF med hela checklistan.