Känner du till reglerna för konferensen?

En både rolig och givande konferens kan få ett trist efterspel om Skatteverket anser att den inte uppfyller kraven för att vara en avdragsgill kostnad för företaget. För att undvika detta är det bra att känna till regelverket. Allra helst redan när konferensen ligger på planeringsstadiet. BokningsBolaget vet vad som gäller och ser till att du alltid är på den säkra sidan.

Möten och konferenser sker inte lika slentrianmässigt som tidigare. Istället för att betraktas som en form av ”belöning” är det idag snarare en integrerad del i den dagliga verksamheten där syfte, upplägg och vilka som ska delta oftast är väl genomtänkt.

I normalfallet är kostnader för kurser och konferenser skattemässigt avdragsgilla. Det är inte heller aktuellt att beskatta konferensdeltagarna under förutsättning att konferensen är till ekonomisk nytta för företaget och deltagarna. Men, som alltid när det gäller skattefrågor, kan man ibland hamna i en situation där det kan diskuteras vad som är skattemässigt acceptabelt.

Tina Blank är rättslig expert på Skatteverket. Hon menar också att de flesta vet vad som gäller, men att det kan uppstå problem när inslagen av rekreation blir för stora.
-Så länge konferensen är ”på riktigt” så är den avdragsgill för företaget. Svårare än så är det inte. Men man kan inte ha ett kort morgonmöte och sedan rida islandshäst hela dagen eller tro att ett program där man konfererar en dag på utlandsresan och turistar i tre ska uppfylla kravet på en konferens.
En viktig omständighet är den tidsmässiga fördelningen mellan konferens och andra aktiviteter. För att räknas som en konferens måste den innehålla en inte oväsentlig del effektivt arbete. Som en tumregel bör konferenstiden vara minst sex timmar per dag. Under en vecka bör den effektiva konferenstiden omfatta minst 30 timmar, jämnt fördelade under veckan. Skatteverket gör en samlad bedömning av omständigheterna i varje enskilt fall när det avgörs om konferensen ska anses som en skattepliktig förmån eller inte. Det finns också en omfattande rättspraxis på området.

-Det är inte förbjudet att ha trevligt tillsammans
Patrik Hild är skattejurist på revisions- och konsultbyrån Grant Thornton. Han menar att det inte finns några tydliga skatteregler när det gäller konferenser utan mer rekommendationer och förslag. Avdragsrätten blir därför en ren bedömningsfråga.
-Vad man kan utgå ifrån är att kostnaden för konferensen ska vara till uppenbar nytta för företagets verksamhet och att inslaget av nöjen inte är alltför stort i förhållande till själva konferensen. Det innebär förstås inte att det är förbjudet att ha kul och ägna sig åt trevliga sysselsättningar tillsammans. Sociala aktiviteter syftar ju till att stärka företagsandan och strävan mot gemensamma mål. Det gäller bara att dessa sker i rimlig omfattning.

Vid en konferensresa krävs att det finns ett detaljerat program. Av programmet ska det framgå hur varje enskild konferensdag ser ut och vilka föreläsningar, grupparbeten, studiebesök och annat som finns inplanerade. Det man avhandlar under konferensen måste också ha en direkt anknytning till företagets verksamhet och resultatet vara av betydelse för verksamhetens bedrivande.

Det är inte ovanligt att konferenser av olika slag förläggs till utlandet. Skattereglerna lägger normalt inga hinder i vägen för utlandskonferenser. De regler som gäller på hemmaplan gäller även utomlands för att resan ska vara avdragsgill och inte beskattas som en förmån.

-Sammanfattningsvis kan man säga att eftersom reglerna är lite luddiga måste man, ju längre bort resmålet är eller ju fler spektakulära inslag konferensen har, kunna motivera och argumentera för varför till att man gjort si eller så. Det handlar om att använda sitt omdöme och sunda förnuft, helt enkelt, avslutar Patrik.

Utöver Skatteverkets regler har många företag och organisationer egna policies för möten och konferenser. Det innebär att valet av anläggning ska ske i linje med organisationens mål och värderingar och uppfylla de krav som finns uppsatta. De interna reglerna kan till exempel handla om att hänsyn till miljön ska prägla både val av resealternativ och konferensanläggning. I en policy kan det ingå krav på att anläggningen ska vara porrfri och inte erbjuda tv-kanaler med pornografiskt material eller att anläggningen ska hålla en hög nivå när det gäller säkerhetsrutiner och utrustning. BokningsBolaget har strävat efter att göra det enkelt för sina kunder genom att i sin konferenskatalog använda symboler som tydligt visar vilka krav en samarbetspartner uppfyller.

-Vi är experter på allt det som rör möten och konferenser vilket betyder att vi bistår våra kunder även när det gäller skattemässiga frågeställningar, säger Bokningsbolagets vd Leif Bergström. De kan alltid vända sig till oss när det dyker upp frågor och funderingar om konferensen ur detta perspektiv. Dessutom har vi ett nära samarbete med experter inom skatt och juridik som vi också anlitar i de fall vår interna kompetens inte räcker till.

Konferensen är normalt en skattefri förmån om följande villkor är uppfyllda:

- Sammankomsten varar minst en dag och högst en vecka
- Minst huvudsaklig del (75 %) av tiden ägnas åt arbete (6 timmar per dag)
- Konferensen är till nytta för arbetsgivarens verksamhet
- Måltiderna är gemensamma
- Inslaget av nöje och rekreation är begränsat
- Resan är obligatorisk