Cambio COSMIC breddinförs i en noga förberedd ”Big Bang”

Klockan 03.00 på natten den 18 mars inträffar en noga förberedd ”Big Bang” i Region Jämtland Härjedalen. Vid detta klockslag breddinförs Cambio COSMIC R8.0 i hela regionens hälso- och sjukvård. Förändringen berör cirka 2 500 användare, ett sjukhus och närmare 30 hälsocentraler.

– I och med att vi går över till Cambio COSMIC får vi tillgång till en modern och teknisk hållbar IT-lösning som effektivt stödjer vårdens arbetsprocesser, säger Marit Nilsson, IT-chef i Region Jämtland Härjedalen. Regionen har valt ett gemensamt breddinförande istället för att stegvis föra in Cambio COSMIC i organisationen – därav namnet ”Big Bang”.
– Vi bedömde att det skulle innebära ett omfattande merarbete och mycket trassel att dokumentera i två parallella system. Därför går alla verksamheter över samtidigt till Cambio COSMIC, förklarar Marit Nilsson.

Att Cambio COMSIC införs 03.00 på natten är inte en tillfällighet, utan klockslaget har valts för att underlätta övergången.
– I praktiken innebär det att akuten, IVA, centraloperation och vårdavdelningarna vid Östersunds sjukhus blir först ut, medan mottagningarna och hälsocentralerna loggar in i systemet på morgonen när verksamheten startar för dagen, förklarar Marit Nilsson.

Detaljerad planering
Övergången innebär en stor förändring och det är många bitar som ska falla på rätt plats vid rätt tidpunkt. Detta blir troligtvis första gången i Sverige som ett helt vårdinformationssystem byts ut i en ”Big Bang”, men Marit Nilsson känner sig lugn.
– Arbetet har pågått sedan hösten 2013 och allt är planerat in i minsta detalj. Vi har fått ett mycket bra stöd av Cambio under hela processen, bland annat vid införandet av en skarp pilot på barn- och ungdomsmedicinska kliniken i maj 2014, berättar hon.
Även Kristina Edman, Cambios projektledare hos Region Jämtland Härjedalen, är fylld av tillförsikt.
– Jag upplever att organisationen är väl föreberedd och att personalen står i startblocken. Representanter från Cambio är på plats, liksom personal från IT-driftsleverantören, berättar hon.

250 superanvändare
Under resans gång har 250 superanvändare – läkare, sjuksköterskor med flera – utbildats i det nya IT-systemet. Superanvändarna har därefter utbildat sina respektive kollegor ute på arbetsplatserna. På varje vårdenhet finns även tvärprofessionella införandegrupper. Det är verksamhetschefen som ansvarar för att Cambio COSMIC införs på ett patientsäkert sätt inom den egna enheten. Marit Nilsson betonar att vårdpersonalen gjort ett jättejobb. Utan detta engagemang skulle införandet ta betydligt längre tid, konstaterar hon.

Utgår från en ren databas
– Bakgrunden till bytet är att vårt nuvarande IT-system, som infördes 2005, började bli föråldrat. Ett moderniseringsarbete startade, men efterhand kom vi fram till att det var mer fördelaktigt att köpa ett helt nytt system. Vi valde också att inte migrera information från det gamla systemet, utan istället utgå från en ren databas, förklarar Marit Nilsson. En ren databas innebär att uppgifter måste överföras manuellt vid patientens första kontakt med vården efter övergången till Cambio COSMIC. Det handlar bland annat om uppgifter om smitta eller sjukdom som påverkar vilken vård som kan ges.
En sammanfattning av tidigare sjukdomar och levnadsvanor görs efter hand för varje patient i gemensamma dokument för ”Basinformation”.
– Det här är en nyhet som införs för att minska dagens dubbeldokumentation. Andra uppgifter som matas in i det nya systemet manuellt är till exempel väntelistor och obesvarade remisser, berättar Marit Nilsson.

Bra kvalitet från början
Olika yrkesgrupper deltar i detta arbete och extra personal har även satts in för att hjälpa till. Vissa uppgifter kan dock endast hanteras av läkare, till exempel läkemedelslistan där inaktuella läkemedel ska rensas bort vid överföringen.
– Genom att vi börjar om från början får vi en bra kvalitet på informationen i vårdinformationssystemet, vilket är en stor vinst, betonar Marit Nilsson.
Till att börja med kommer det gamla IT-stödet att vara tillgängligt via ett fönster på datorskärmen eller på en skärm bredvid. Efter en tid kommer det att flyttas till regionens e-arkiv, där det även i fortsättningen går att nå via Cambio COSMIC.

Invånarna har informerats
Just nu pågår de allra sista förberedelserna inför övergången till Cambio COSMIC. Regionens invånare har också informerats om att ett nytt vårdinformationssystem ska införas den 18 mars, och att det kan innebära lägre produktion och minskad tillgänglighet under de första veckorna.
Region Jämtland Härjedalen räknar med att det kan ta upp till ett halvår innan allt fallit på plats och de nya rutinerna fungerar fullt ut.
– Men nu fokuserar vi hundra procent på ”The Big Bang”, och hoppas att övergången går enligt planerna, säger Marit Nilsson.

För mer information kontakta:

Kristina Edman
Projektledare, Cambio Healthcare Systems 
Tel: 070-285 55 83
E-post: kristina.edman@cambio.se

Marit Nilsson
IT-chef Region Jämtland Härjedalen
Tel: 063-14 76 77 alt 070-349 31 35
E-post: marit.nilsson@regionjh.se

Korta fakta Cambio COSMIC R8.0
• Cambio COSMIC R8.0 är nästa generation av vårdinformationssystemet Cambio COSMIC.
• Cambio COSMIC R8.0 vilar på en moderniserad teknisk plattform. Den innehåller en lång rad av praktiska förbättringar som fler filterfunktioner, ny utskriftshanterare och enhetsöversikt.
• Den nya versionen innehåller även ett utökat stöd för remisshantering. Med den nya remissmodulen, Cambio COSMIC Referral blir det enklare att följa remissen och att utbyta och komplettera information i vårdprocessen. Stöd ges också för att hantera elektroniska remisser till andra vårdgivare i Sverige.