Långa projekt och ökade it-kostnader hos myndigheter

DIGG – Myndigheten för digital förvaltning har analyserat ca 60 myndigheters strategiska it-projekt, it-kostnader och mognad och summerat resultaten i en rapport som nu är lämnad till regeringen. Analysen visar bland annat att genomsnittslängden för ett it-projekt är två och halvt år och att it-kostnaderna, som andel av verksamhetskostnad, har ökat de senaste åren. Rapporten beskriver också att det finns en positiv utveckling av myndigheternas digitala mognad över tid, men att utvecklingen går långsamt. Hur den digitala mognaden kan öka diskuteras på ett seminarium på Offentliga Rummet i Västerås den 11 juni.

- Att ha en låg digital mognad inom områdena nyttorealisering och it-kompetensförsörjning är förenat med risker. Här skulle riktade insatser göra stor nytta, säger Anna Eriksson, generaldirektör på DIGG. Det blir också omöjligt att veta huruvida projektet har lyckats eller ej, om man inte vet när nyttorna förväntas inträffa eller vem som ansvarar för att förverkliga nyttan, säger Anna Eriksson.

It-projekt tar i snitt två och ett halvt år

Rapporteringen av strategiska it-projekt omfattar 182 pågående strategiska projekt hos 53 myndigheter. Den genomsnittliga projektlängden är drygt två och ett halvt år, och projekten har en total budget om 9,4 miljarder kronor. Det är vanligt att både budget och tidplan revideras.

Även om en stor del av myndigheterna anger att de har identifierat och analyserat nyttorna med projektet, saknas ofta en plan för hur och när nyttorna ska realiseras och också det utpekade ansvaret för att hämta hem nyttorna.

Kostnaderna för it har ökat

57 myndigheter har lämnat in uppgifter om it-kostnader. De totala verksamhetskostnaderna för dessa myndigheter uppgår till 202 miljarder kronor och it-kostnaderna uppgår till 19,3 miljarder kronor. It-kostnaderna som andel av verksamhetskostnaden hos myndigheterna har ökat mellan åren 2015-2017. Detta kan ställas i relation till att it-investeringarna i princip varit oförändrade under samma tidsperiod.

Fördelningen mellan att säkerställa befintliga lösningar, förbättra befintliga lösningar och ta fram nya lösningar och funktionalitet tyder på att myndigheterna lägger större andel av sina it-kostnader på att förbättra det som redan finns på bekostnad av att säkerställa befintliga lösningar och att ta fram nya lösningar och funktionalitet.

Myndigheternas digitala mognad går långsamt

57 myndigheter har lämnat bedömningar om sin digitala mognadsgrad. Över tid finns en positiv utveckling av myndigheternas digitala mognad, men utvecklingen går långsamt. Det finns en intern förflyttning från de allra lägsta bedömningarna till något högre bedömningar, men samtidigt har andelen myndigheter som bedömt på högsta nivån sjunkit.

Att frågor om digitalisering och dess förutsättningar finns på agendan leder till ett medvetandegörande i den ibland långa process som krävs för att skapa förändring. Att sedan bedömningarna delvis ligger lägre i år än tidigare tyder på att de modeller och planer som används i verksamheten löpande revideras och utvecklas, vilket är naturligt och rimligt i en mogen verksamhet.

Några särskilda områden där självskattningen visar på stor förbättringspotential är nyttorealisering och it-kompetensförsörjning. Det finns stora risker förenade med en låg mognad inom dessa två områden och därför skulle riktade insatser kunna göra stor nytta.

På konferensen Offentliga Rummet diskuteras hur man kan öka den digitala mognaden 

Tisdagen den 11 juni diskuteras var offentlig sektor står och hur man kan arbeta med att öka den digitala mognaden. Seminariet hålls i stora kongresshallen kl 13.30 under ledning av Viktoria Hagelstedt, senior rådgivare och Charlotta Ellmin, analytiker på DIGG.

Bakgrund till rapporten

Ekonomistyrningsverket (ESV) fick år 2016 i uppdrag av regeringen att följa de statliga myndigheternas användning av it och hur myndigheterna tar tillvara digitaliseringens möjligheter (N2016/01642/EF). Inom ramen för uppdraget har ESV följt 66 myndigheters it-kostnader, strategiska it-projekt och digital mognad sedan år 2016. I och med inrättandet av DIGG - Myndigheten för digital förvaltning avslutades ESV:s uppdrag. För att säkra tidsserien, genomförde ESV ändå en insamling av data med fokus på redovisning av it-kostnader, digital mognad samt vilka nya strategiska projekt som startat år 2018. Materialet lämnades över till DIGG under oktober 2018, för vidare bearbetning och analys.