Bli expert på Konsignationslager

Vi delar in funktionerna i plattformen utifrån processdelar och relationsobjekt. Här nedan avhandlas funktioner för konsignationslager, både hos kund och hos leverantör.

Extends molnbaserad affärsprocessplattform skapar förutsättning för en avancerad relation mellan köpare och säljare som är en helt integrerad del av affärsprocessen. Extend har en avancerad lager och försörjningslogik som möjliggör hantering och kontroll av konsignationslager, både hos kund och hos leverantör.

Inledning

Extend har en process för hantering av egna varor som finns hos någon annan, antingen hos en kund eller hos en leverantör (producent). Om dessa varor skall omfattas av lagerkontroll, dvs. att man vill ha kontroll på vilka varor som man har skickat till ett konsignationslager och vilka varor som är förbrukade från detta lager så behöver man använda Extends process för konsignationslager.

Extends process för konsignationslager löser följande:

Beslut om påfyllnad av varor till konsignationslager

Realtidskontroll på vad det finns för varor på konsignationslager

Möjlighet att fylla på konsignationslager från annat lager eller direkt från leverantör

Fakturering av förbrukade varor från konsignationslager

Hantering av produktionsstrukturer, dvs. många olika komponenter skickas till konsignationslager, för produktion av en annan produkt.

Uppföljning av produktionseffektiviteten av produktionslager

Konsignationslager hos kund

När man väljer att lägga ett varulager hos kund, som kunden inte behöver betala för förrän produkten är förbrukad hos kunden behövs följande:

Ett lager i Extends back-end för varje plats/kund som skall ha produkter i konsignation

Färdiga rutiner mellan varuägare och kund om hur detta lager skall fyllas på – Skall kund eller varuägare besluta om påfyllnad ?

Färdiga rutiner mellan varuägare och kund om hur avräkning av varor från lagret skall ske

Uppsättning av lagret sker med hjälp av Extends Support.

Påfyllnad av konsignationslager hos kund

Det behövs dels skapas ett beslut om påfyllnad av konsignationslagret samt att det beslutet även praktiskt behöver genomföras.

1.Beslut av varuägare

Om varuägaren åtar sig att tillse att det alltid finns varor hos kunden så använder varuägaren den vanliga funktionen för påfyllnad av lager i Extend. Om man använder sig av beställningspunkter, prognoser eller manuell beslut för påfyllnad är upp till varuägaren att besluta om.

2.Beslut av kund

Grundläggande process:

I de lägen kunden själv beslutar om påfyllnad av konsignationslagret så kommer kunden på något sätt att meddela varuägaren om vad som skall fyllas på. Detta underlag använder varuägaren för att registrera flytt från annat lager eller inköp från leverantör till konsignationslagret.

Utökad automatisering:

Teknisk utökning av denna process är lämplig för de uppsättningar där kunden har många olika lager (t.ex. en butikskedja) eller att påfyllningen skall ske väldigt ofta. För sådana uppdrag är en automatisk inläsning av kundens behov lämpligt att göra. Troligen kommer kunden att producera ett sådant behov från antingen ett kassasystem eller från ett lagerplanerings- eller inköpssystem. Extend kan hantera behovet automatiskt från båda dessa typer av system.

3.Genomförande av beslutet av påfyllnad

När behovet av påfyllnad finns så skall varuägaren praktiskt se till att behovet täcks. Detta gör man antingen genom att man fyller på via flytt mellan lager, dvs. man flyttar varor från ett annat av varuägarens lager till konsignationslagret, eller så gör man ett inköp från leverantör för leverans direkt till konsignationslagret.

Kvittens av mottagande av varor hos kund

Påfyllnad av varor hos kunden kan ske via direktleverans från leverantör eller från eget lager. Oavsett metod så behöver man kvittera / bekräfta mottagandet av varor. Kunden är oftast juridiskt ansvarig för varorna och har troligtvis ett behov av att kvantitetsmässigt bekräfta antalet. Extends process kan hantera olika former av kvittensförfarande. Man kan anse att alla flytt mellan lager eller inköp från leverantör alltid ankommer till kunden, dvs. automatiska kvittenser. Alternativt så kvitteras detta manuellt efter bekräftelser från kunden att varor ankommit.

Standard i Extend är att varuägaren kvitterar inleveranser av varor hos kund, både flytt mellan lager och leverans från leverantör.

Avräkning av varor från konsignationslager

Grundläggande process:

Kunden meddelar varuägaren på något sätt (rapporter, saldolistor eller annat underlag) att uttag/förbrukning skett. Varuägaren registrerar då en kundorder mot konsignationslagret. Kunden är den kund som skall betala för varorna. I samband med registrering av denna order markerar varuägaren att varorna är uttagna från lagret.

Varorna är med detta förbrukade och kundordern kommer att faktureras enligt vanliga rutiner i Extend.

Utökad automatisering:

Om det är stora flöden och kunden har bra IT-stöd för att rapportera uttag från konsignationslagret kan uttagen registreras automatiskt. Det kan vara t.ex. att kundens kassasystem eller lagersystem skickar en rapport på uttagna varor som Extend läser in som en order och kvitterar som uttagna från respektive lager.

Överblick på varor i konsignation hos kund.

Med Extends process för konsignationslager hos kund får varuägaren alltid kontroll på sitt saldo. Hela processen för påfyllnad och uttag är definierad och kan automatiseras. Administrationen och faktureringen av förbrukade varor på konsignation följer Extends normala och automatiserade faktureringsprinciper.

Uppföljning och rapporter

Varje händelse på konsignationslagren är loggade i back-end och varuägaren kan alltid plocka ut lagerlistor och transaktionslistor på varje enskilt lager för uppföljning och kontroll.

Kontering och redovisning

Lagret är alltid en parameter vid uppsättning av konteringsregler i Extend. Detta gör att varuägaren kan hantera respektive konsignationslager på eget lagerkonto och se respektive lagers lagervärde direkt i huvudboken. Med Extends process hanteras lagervärdet bokföringsmässigt på samma sätt för ett konsignationslager som för det egenkontrollerade lagret. Varukostnad uppstår först vid uttag från konsignationslager.

Konsignationslager/produktionslager hos leverantör

Processen syftar till att hantera varor som ägs av varuägare men som används i någon form av förädling av underentreprenör / leverantör. Exempelvis har varuägaren en produkt som är sammansatt av tre komponenter och ett emballage. Varuägaren måste själv köpa in komponenterna och emballaget men skickar dessa till en producent för sammansättning av komponenterna till färdigvara.

Med Extends process hanteras följande:

Behovsplanering av nya färdigvaror

Inköp från leverantör med leveransadress direkt till producenten.

Uttag från eget centrallager för leverans till producenten

Beställning av produktionen av färdigvara av producenten

Behovsplanering av vilka komponenter som behövs hos producent

Lagerkontroll av produkter i lager hos producent

Uppföljning på åtgång/effektivitet hos producenten

Ekonomisk kontroll på komponenter och färdigvara

4.Behovsplanering av att starta produktion av färdigvara

Färdigvaran finns troligen på ett lager hos varuägaren. Beslut om att starta en produktion görs med stöd av de vanliga lagerstyrningsfunktionerna i Extend. Respektive producent finns registrerade med olika ledtider för att få fram nya varor. Vilket gör att både beställningspunkter och prognoser kan användas som stöd för beslut om produktion.

På denna skärmbild syns att Extend har indikerat att Färdigvara X måste köpas in (produceras) och att man har två alternativa producenter som kan producera. Vi ser även att Producent 2 även kan producera Färdigvara Y, men den har inte indikerat att man måste köpa in den.

Resultatet av detta steg är att vi har skapat en förväntad inleverans på färdiga produkter samt att vi har ett underlag för att gå vidare i processen och skapa en produktionsorder mot vårt konsignationslager hos producent.

Resultatet av detta moment blir en normal inköpsorder, som även har skapat en förväntad inlevernas på varuägarens centrallager.

Om vi inte hade haft ett konsignationslager och behov av att kontrollera varor hos producenten så hade vår process stoppat här. Vi hade distribuerat inköpsordern till leverantör och avvaktat leverans. Men här startar Extends process för konsignationslager hos producent.

5.Skapa produktionsorder för konsignationslager

För att skapa en produktionsorder så registrerar varuägaren en kundorder ställd mot konsignationslagret. Den artikel som skall bokas på den kundordern är en produktionsartikel som innehåller uppgifter om strukturen för att bygga ihop färdigvaran. I denna beskrivning skall vi producera Färdigvara X och då har vi skapat en produktionsartikel som heter ”Färdigvara X_p”

I vårt exempel här så har vi definerat att det går åt följande för att producera 1 st av Färdigvara X:

Bilden ovan skall läsas som om att det går 0,32 kg av komponent 1 för att skapa en st av färdigvara X osv.

När vi då skapar en produktonsorder på 1 500 st av färdigvaran så kommer vi att få en summeringen av respektive komponents behov. Detta är viktig för processen. Senare när producenten meddelar vad som gått åt och hur många färdigvaror det verkligen blev så skall denna order uppdateras för framtida uppföljning.

Behovet från denna produktionsorder samt ev andra produktionsorders kommer att samlas upp för en behovsplanering.

6.Behovsplanering av vilka komponenter som behövs anskaffas

Behovet av att skaffa komponenter, råvaror och emballage till producenten kommer att göras genom att samtliga registrerade produktionsorders behov aggregeras och jämförs med om det finns några råvaror kvar hos producenten sedan tidigare.

Om man skapar två olika produktionsorders till producenten, t.ex för Färdigvara X och även för Färdigvara Y och komponent 2 finns i båda så kommer Extend att aggregera behovet för att endast skapa en inköpsorder från leverantör. Smartwork kommer även att ta hänsyn till om det redan finns varor hos producenten sedan tidigare inköp.

Denna behovsplanering gör det möjligt för varuägaren att t.ex köpa in större mängder av en viss komponent för att man vet att den kommer att gå åt under närmaste tiden på många olika produktionsorders. Extend gör det möjligt att ha kontroll på dessa saldon över tid hos producenten och skapa nya inköp när behovet finns.

I bilden ovan så ser vi komponent 1,2 och 3 i behovsplaneringen för lagret hos Producent 1. Här kommer komponent 2 två gånger för att vi har två alternativa leverantörer för den komponenten. Extend kommer att visa på allt samlat behov av produkten tillsammans med ledtider, aktuella saldon samt förslag till inköpskvantitet.

När beslutet är fattat av vilka volymer som skall anskaffas registreras detta och en vanlig inköpsorder till leverantör skapas.

Påfyllnad från eget lager istället för från leverantör.

Behovet av att fylla på producentens lager kan även täckas genom en flytt av varor från eget råvarulager. Det behöver inte vara direkta inköp från leverantör. Här använder man den vanliga funktionen för flytt mellan lager i Extend.

Kvittens av mottagna varor hos producent

Nästa steg i processen är att kvittera mottagandet av komponenter och råvaror hos producenten. Vid något tillfälle kommer varuägaren att få information om att leverans skett. När detta sker skall inköpets status ändras till mottagen på lager. Detta gör varuägaren genom att söka upp inköpet och om så behövs justera kvantiteter samt ändra status till mottagen.

Kvittens av utförd produktion

Efter mottagandet av komponenter gör producenten själva produktionen och när detta är klart måste varuägaren få information om följande:

Hur många färdigvaror blev det?

Ny förväntad inleveranstid till vårt färdigvarulager?

Hur mycket komponenter gick det åt?

Dessa uppgifter behöver varuägaren för att kunna uppdatera två saker; dels produktionsorder och dels den förväntade inleveransen till färdigvarulagret.

Produktionsordern, i vårt exempel ovan, nr 1025 uppdateras med uppgifter. I vårt exempel säger vi att producenten meddelar följande:

Färdiga produkter blev 1525 st

Åtgång : (430 kg, 45 kg, 1900 kg, 1530 st)

Dessa uppgifter använder vi för att uppdatera produktionsordern

Mottagning av vara på färdigvarulagret

När leverans sker av de färdigproducerade varorna görs en normal godsmottagning på lagret.

Överblick & kontroll

Med Extends process för produktionslager kan man se följande:

Vilka komponenter och råvaror är på väg till produktionslager?

Saldot på varje produktionslager

Vilka produktionsorders ligger under produktion?

’

7.Uppföljning produktionseffektivitet

För varje produktion kan en efterkalkyl göras utifrån åtgången av komponenter i förhållande till färdiga produkter. Detta görs genom Extends detaljerade standardrapporter.

Som standard kan man alltid plocka ut information kring varje unik produktionsorder, både enskilt som PDF men även beräkningsbart i Excel.

Här är ett exempel på detaljerad uppföljningsdata kring testorder 1025 som vi haft tidigare i dokumentet. Det finns mycket detaljer i rapporten och i denna bild har många kolumner döljts förr att visa de viktigaste. Här visas exakt vad som beställdes; 1500 färdigvaror, men det blev 30 extra och åtgången av respektive komponent/råvara/emballage.

All data kring uppdragen finns och varuägaren kan tillsammans med Extend diskutera om uppföljningsrapporter skall formateras och analyseras på andra sätt.

Kontering och ekonomisk redovisning

Lagret är alltid en parameter vid uppsättning av konteringsregler i Extend. Detta gör att varuägaren kan hantera respektive konsignationslager på eget lagerkonto och se respektive lagers lagervärde direkt i huvudboken. Med Extends process hanteras lagervärdet bokföringsmässigt på samma sätt för ett konsignationslager som för det egenkontrollerade lagret. Varukostnad uppstår först vid uttag från konsignationslager.

Generella frågor

Många aktörer

Extends process och funktioner för konsignationslager, både hos kund och hos leverantör, är förberett för att hantera stora mängder lager, leverantörer och kunder.

Språk

Aktörerna i processen kan finnas i olika delar av värden. Gränssnitt och rapporter/underlag är språkkänsliga. Smartwork kan hantera obegränsat med språk, men som standard kör systemet med svenska och engelska.

Valutor

Inköp och försäljningar kan ske i olika valutor. Extend hanterar genomsnittsberäkninar av lagervärden i varuägarens basvaluta (redovisningsvaluta) oavsett hur detta köps in eller säljs. Rapporter och underlag hanterar både aktuell valuta samt referensvärden i basvalutor.

Avancerade processer och interaktion med aktörer

Extends molntjänst är anpassad för att vaurägaren ska kunna utöka sina processer med mer interaktion med kunder och leverantörer. När standardprocessen för konsignationslager behöver förfinas hanterar Extend olika nivåer av integrationsnivåer. Exempel på detta är att t.ex. leverantörer kan logga in i Extend och göra sina egna inköpsplaneringar. Kunders olika system kan samverka via olika onlinetjänster för att få ett modernt samarbete. Här finns det många olika former av utvecklingsmöjligheter för varuägaren.