9 tips: Så får du svar på dina mail!

En vanlig utmaning i arbetslivet är att det kan vara svårt att få respons på email. När detta händer konsekvent behöver du som avsändare justera din approach. Om du inte gör det kan du lika gärna börja skicka röksignaler - det kommer vara en lika effektiv kommunikation.

Först av allt, vad kan vara orsaken till att kollegorna inte svarar?

• Han/hon har inte öppnat eller läst ditt mail
• Mottagaren förstod inte att han/hon behövde svara
• Ditt email var gjort på ett sånt sätt att det inte var enkelt att svara på det
• Mottagaren ansåg att det inte var viktigt att svara
• Mottagaren glömde bort att svara

9 tips för att få svar på dina mail

1. Skicka bara email när det är absolut nödvändigt

Fråga dig själv innan "är denna förfrågan värd läsarens tid?" eller "skulle jag själv vilja få ett liknande mail i min inkorg" alternativt "finns det ett bättre sätt att förmedla informationen på?"

2. Skriv smarta rubriker

Mottagarna kanske inte ens öppnar dina mail. Vaga ämnesrader ber om att bli ignorerade men om du istället skriver korta tydliga titlar och gärna också antyder brådskan (om det är bråttom) ökar du sannolikheten för svar:

Tex: "Brådskande: kan du leverera presentationen istället för mig på måndag?" eller
"svar önskas: Kommer du på nästa veckas personalmöte?"

3. Koka ner ditt email enbart till det nödvändiga

Sätt samman ett email som inte kräver att din mottagare behöver söka efter information. Istället för att skriva något som "Kan du ge mig dina tankar kring våra event?" skriv "enligt din åsikt, vilka av höstens event har varit mest effektiva?"

4. Skicka bara email till några få utvalda

Undvik massmail! De stör många och det är alldeles för lätt för mottagarna att inte svara då de tänker att någon annan kommer att svara. Om du behöver skicka mail till mer än en person, adressera då alla vid namn i ämnesraden eller i första raden i brödtexten.

5. Berätta för mottagaren varför du kontaktar honom/henne

Ex: "Vi intervjuar medarbetare med nyckelpositioner inom vårt företag för att ta reda på hur ledarskapet kan bli ännu bättre, du är en av de som varit väldigt engagerad när det gäller ledarskap och kultur..."

6. Håll dina mail korta

Vi lever i en värld med mycket jobb, upptagna människor och kortare uppmärksamhet. Såvida det inte är absolut nödvändigt, håll email till 5 rader eller färre. Alltid dock med hälsning och avslutningsfraser. Utan dem riskerar du att uppfattas otrevlig.

7. Inkludera en call to action

Detta triggar mottagaren att klicka på svara istället för att arkivera bort ditt mail, Inkludera gärna fraser som "svara före klockan 5" eller "återkom till mig i god tid före mötet" Markera gärna med fetstil.

8. Korrekturläs alla mail

Om du slarvar visar det att ditt mail inte behöver tas på allvar och det verkar mindre professionellt.

9. Följ upp 1-2 dagar senare

Skicka en kort follow-up 24 till 48 timmar efter ditt första email. Skriv en eller två rader som kort summerar ditt föregående mail alternativt vidarebefordra det första mailet och inkludera en call to action. Om folk fortfarande inte svarar, be gärna om feedback kring varför.

Artikel av: Rebecca Cannerfelt, FranklinCovey

P.s. Behöver du, ditt team eller din organisation bli mer hållbart produktiva, läs om vår träning
De 5 valen för hållbar produktivitet!