Så blir du en mästare på att hålla effektiva möten!

Möten. För få. För många. För strukturerade. För ostrukturerade. Det är en konst att hålla bra möten. Här kommer våra främsta tips. 

Före mötet

• Planera mötet. Varför har vi mötet? Vilka bör vara med? Vad ska diskuteras? När och var kan mötet hållas?
• Förbered och skicka ut en agenda i god tid i förväg.
• Kom till mötet i god tid och fixa i ordning rummet och kolla att tekniken fungerar. Vi har nog alla varit med om möten där teknikstrul tagit upp värdefull tid i början.

I början av mötet

• Börja på utsatt tid
• Om deltagarna ej känner varandra, be dem kort introducera sig själva och eventuellt också förväntningar på mötet.
• Bestäm mötesroller (Vem leder mötet, vem antecknar och vem håller tiden?)
• Gå igenom agendan och revidera den tillsammans vid behov
• Sätt en tydlig tidsgräns

Under mötet

• Håll gruppen fokuserad!
• Skapa en öppen och stöttande atmosfär! Ta inte bara in åsikter från de mer extroverta medarbetarna!
• Håll koll på tiden och justera agendan om möjligt. Kanske vissa punkter kan bordläggas medan andra är kritiska just nu till exempel.

Vid slutet av mötet

• Skriv ner actions: Vad? Vem? När?
• Sätt redan nu datum och plats för nästa möte och utveckla en preliminär agenda. Sätt tiden i kalendern!
• Utvärdera kort mötet tillsammans
• Stäng mötet starkt och positivt.

Efter mötet

• Skicka ut summerade anteckningar till alla
• Följ upp actionpunkter

Artikel av: Rebecca Cannerfelt, FranklinCovey

Källa: Jhana, FranklinCoveys portal - Bite Size Training for People Leaders