Så leder du medarbetare på distans! 7 snabba tips för bra ledarskap

Att leda medarbetare på distans eller blandade team kommer ofta upp i samtal med ledare som en av de stora utmaningarna. Och det är inte alltid lätt. Tekniken finns oftast där till hjälp, men hur är det med kulturen och kommunikationen? Vi har listat 7 beteenden som är kritiska för att lyckas som ledare av medarbetare som inte alltid finns fysiskt på plats.

1. Var öppen med och diskutera de utmaningar som finns

Det är svårare att bygga relationer utan att träffas ansikte mot ansikte. Alla de där spontana samtalen som annars sker i hissen eller runt kaffemaskinen kanske verkar obetydliga men de bidrar till känslan av förtroende, grunden för alla bra relationer. Genom att vara transparent med dessa utmaningar kommer det att hjälpa dig som ledare sätta realistiska förväntningar hos dina virtuella medarbetare. T ex kan du säga: "Du är en viktig del av det här teamet och jag vill att du ska känna det. Kanske ska vi tillsammans prata igenom de utmaningar som finns när vi jobbar på distans och hur vi tillsammans kan skapa en bra arbetsrelation".

2. Utvärdera om en person har de mjuka egenskaper som krävs för att kunna jobba på distans innan du anställer honom/henne. Titta inte bara på om de har den tekniska kompetensen.

Bara för att någon kan göra jobbet jättebra från annan plats betyder inte det att de gör ett bättre jobb.

För att arbete på distans ska fungera måste han/hon ha:

- Pålitlighet: Detta är kärnan. Finns inte detta är det ingen idé.

- Självledarskap och driv: Mycket av ledarskapet sker i det dagliga samtalet, kanske över eftermiddagsfikat. Dina distansmedarbetare kommer missa de stunderna. Hur ofta kommer de kämpa med sitt jobb och kommer de säga till om de får problem?

- Riktigt bra kommunikation: Dina distansmedarbetare behöver vara snabba och tydliga i sin kommunikation och de behöver snabbt också kunna förstå hur du vill ha saker gjorda.

När du funderar på om någon bör kunna jobba på distans, ha dessa i åtanke.

3. Lita på dina medarbetare om de inte ger dig ett skäl att inte göra det, och kom ihåg att visa upp vad dina distansmedarbetare gör för resten av teamet

"Slackar" vissa? Absolut. Men de flesta jobbar lika hårt, om inte hårdare än de som är på arbetsplatsen. Detta då jobb och fritid enklare flyter ihop. Detta gör det t ex så svårt för ledare att se när distansmedarbetare är nära att bli utbrända.

Det finns en “out of sight, out to lunch” stereotyp. I en studie sammanfattad i Harvard Business Review, fann reseachern E. Glenn Dutcher något intressant. Även om team som bestod av en mix av olika typer av medarbetare var mindre produktiva än de som bestod av medarbetare som alltid jobbade på kontoret så var detta inte för att de som jobbade på annan plats var mindre produktiva. Tvärtom. Det var för att medarbetarna som var på kontoret började sakta ner i tempo då de trodde att de som jobbade på annan plats "slackade".

Så vad kan du då göra? Först, undvik frestelsen att bli ett control freak. Fokusera enbart på resultaten. Och med tanke på studien ovan, bör du kanske ta en diskussion i hela teamet om attityder och synsätt. Se också till att du blir bra på att kommunicera resultat och prestationer som medarbetarna gör till hela teamet löpande.

4. Använd grundläggande ledarskap!

Borde du bemöda dig med att hålla 1till1:s med de som du inte kan träffa i verkliga livet? Borde du ge konstruktiv feedback även om det är tuffare att göra det via datorn eller telefonen? Borde hela teamet samlas för att gratulera distansmedarbetaren på födelsedagen via video? Ja, ja och ja.

Bara för att allt detta är svårare med medarbetare på distans gäller samma regler för ledarskap och engagemang.
Du behöver nästan jobba ännu mer på ditt ledarskap med medarbetare som inte jobbar på samma plats.

5. Använd teknik, men inte som ersättning för att nån gång kunna träffas IRL

Teknologin gör det möjligt att arbeta på distans. Men det är inte samma sak som att vara tillsammans i verkligheten. Effektiva ledare av distansmedarbetare anstränger sig för att hitta de bästa digitala kommunikationskanalerna men de ser också till att när de kan träffa sina medarbetare och att de även får träffa resten av teamet. Detta är otroligt viktigt för förtroendet som är limmet som håller allt samman.

6. Sätt tydliga förväntningar och riktlinjer kring kommunikationen

Det finns ingen anledning att undra hur mycket framsteg din medarbetare gjort om ni t ex har bestämt att ni har en avstämning veckovis. Det bästa är om hela teamet har en diskussion kring kommunikationen så att de på ett bra sätt också kan jobba tillsammans med varandra.

7. Delegera spännande uppgifter och projekt baserat på vem som är mest lämplig, inte baserat på vilka du känner bäst och som är dig fysiskt närmast

Kanske kommer det något nytt projekt. Reptilhjärnan kanske sätter igång dig så att du går till Lisas skrivbord eftersom hon är där för det mesta, och hon åtar sig projektet.
Sedan kommer du på att Sean i USA kanske hade varit ett bättre val, men då har du redan delegerat till Lisa. "Jaja lika bra, Sean ligger ändå 8 timmar efter och jag vill gärna ha detta gjort asap". Sätts detta i system kan dina talangfulla medarbetare på distans komma att missgynnas på sikt vilket får stark påverkan på engagemanget och samarbetet i teamet.

Artikel av: Rebecca Cannerfelt, FranklinCovey Sweden