Så får du ditt distansledarskap att fungera

Digitaliseringen har gjort vår arbetsplats global. Det blir allt vanligare med fasta medarbetare runtom i världen och det ställer givetvis nya krav på dig som ledare. En distansledare måste vara lite bättre på allt. Trenden med distribuerade säljorganisationer fortsätter och med det kommer utmaningar som vi måste våga prata om. Först när vi lyfter problematiken kan vi möta utmaningen och hitta nycklar till framgång.

Om vi börjar med krisen inom retail så beror den främst på ändrade kundvanor samt en ökad konkurrens från e-handeln. Digitaliseringen får ofta bära skulden för allt ifrån sjunkande lönsamhet till rekonstruktioner och konkurser. Men vi glömmer en viktig aspekt här – vikten av ledarskapet i stora organisationer med medarbetare i världens alla hörn.

Under de senaste 20 åren har företag blivit mer och mer globala. Det har även lett till att distansledarskapet blivit vanligare och den resan ser ut att fortsätta. Frågan är då hur vi överbryggar utmaningarna med att leda medarbetare på distans? Alla ledare behöver kunna:

• säkerställa att alla medarbetare känner sig sedda och hörda och att de får det stöd de behöver.
• sätta och distribuera mål på sina medarbetare samt säkerställa att alla är ”med på tåget”.
• säkerställa att processen de tagit fram efterlevs och att hela organisationen arbetar enhetligt.
• skapa förutsättningar för proaktivitet istället för att ligga steget efter.

Ovanstående utmaningar är som sagt inte unika för distansledarskap, men att ha medarbetare spridda på olika orter gör det ännu mer komplext och ställer därmed högre krav på ledaren, lösningarna och organisationen. Nyckeln ligger i att hitta attraktiva lösningar som hjälper distansledare och deras medarbetare att lyckas, var de än befinner sig.

Första steget: definiera ditt ledarskap och bli medveten om utmaningarna

Alla ledare som har medarbetare utspridda på olika orter arbetar per definition med distansledarskap. Det första steget är att inse detta och därmed se hur utmaningar och möjligheter skiljer sig för dig som distansledare.

Kravet på tillhörighet och stöd ökar till exempel när du har medarbetare utspridda på olika orter. Penna, papper, Excel och e-post räcker inte som verktyg i dessa organisationer. Så definiera ledarskapet och anpassa verktygen därefter. Gör du denna analys och implementering rätt så skapar du bästa möjliga förutsättningar för dina medarbetare att veta vad som förväntas av dem. Det i sin tur bäddar för ökad prestation. Det underlättar även din uppföljning och coaching av teamet samt säkerställer er kommunikation. Oerhört viktiga delar i distansledarskapet.

Andra steget: hitta rätt verktyg och hjälp din organisation att lyckas

Kundernas beteenden har förändrats och kommer fortsätta att förändras i takt med digitaliseringen. Denna förändringsresa leder till att målstyrning och ledarskap blir allt viktigare. Vi är beroende av att våra medarbetare vet vad de ska göra och arbetar på rätt sätt, även när vi inte är på plats med dem. Det är inte möjligt, eller åtminstone väldigt svårt, om du har fel verktyg. Underlätta för din organisation genom att använda verktyg som gör utmaningarna lite lättare att hantera.

För att lyckas behöver du som distansledare ha kontinuerlig överblick på organisationsnivå såväl som på individuell nivå. Överblick är extremt viktigt och denna överblick bör även kombineras med möjligheten att skaffa sig insikter kring beteenden, resultat och välmående i din grupp. Först när du har överblick såväl som insikter kan du som ledare agera proaktivt för att stötta ditt team, helst innan utmaningar uppstår.

Alla ledare behöver denna överblick och dessa insikter, men behovet blir om möjligt ännu tydligare när dina medarbetare är utspridda och du inte träffar dem dagligen. Rätt verktyg är därför en grundförutsättning för att lyckas med ett distansledarskap.

”Papper och penna i all ära, men det funkar tyvärr inte på distans”.

Tredje steget: Minsta motståndets lag påverkar din organisation mer än du tror

Är människor lata av naturen? Nej, men alla levande varelser är designade för att ta den enklaste vägen. Vi vill leva utan att uppleva smärta eller motstånd. Vi vill undvika onödiga risker och spara kraft och energi till rätt tillfälle. Denna inställning har hjälpt oss att överleva under hela evolutionen. Om du tänker efter så är det inte så långt ifrån hur vi fungerar än idag.

I dagens samhälle behöver vi dock inte kämpa för livet eller för att skaffa föda på samma sätt. Och så länge vi inte riskerar livet så är vår kropp inställd på att inte kämpa mer än nödvändigt, alltså inte nyttja våra krafter i onödan. Vi kommer därmed att göra det som krävs av oss, men inte så mycket mer.

Träningsvärlden är ett exempel. I januari är gymmen överfulla och motivationen på topp, men med tiden (och det går ganska fort) droppar folk av. Det beror inte på att det är mindre viktigt att träna i april. Det beror på att vi inte vill göra av med onödig energi som inte bär frukt här och nu. Vi behöver inte träna för att överleva, det är vårt undermedvetna programmerad till att känna efter. Det finns många fler exempel på tillfällen då vi tar den enkla vägen och gemensamt är att om vi inte måste göra något för att överleva så är vi programmerade till att låta bli.

Principen bakom detta beteende kallas ”Minsta motståndets lag” eller ”Principal Of Least Effort (PLE)”. Denna princip föreslogs av Harvard lingvisten George Kingsley Zipf 1949 i "Human Behavior and the Principle of Least Effort". https://archive.org/details/in.ernet.dli.2015.90211/page/n7

Vad innebär denna princip för våra säljorganisationer till exempel? Jo, säljare är som alla andra människor programmerade till att göra det som krävs och inte mer såvida det inte handlar om att överleva. Det innebär inte det lilla extra som organisationen eller du som ledare gärna vill tro. Det innebär just minsta möjliga ansträngning. Har du funderat på hur det påverkar din försäljning och era intäkter? För det påverkar! Ni kan gå miste om en enorm potential. Att göra minsta möjliga insats är ofta inget medvetet beteende utan det är sättet vi människor är designade. Därför behöver du som ledare reflektera, lyfta frågan och ha en tydlig plan för hur du ska agera och stötta dina medarbetare.

Vi kan inte ändra principen om minsta motståndets lag – den bär vi alla med oss. Men som ledare kan vi se till att alla vet vad som krävs och kan prestera sitt bästa – var de än befinner sig. Vi kan säkerställa att vi har koll på ledarskapet, verktyg, målsättning och kommunikation. Gör det nu – se till att få ditt distansledarskap att fungera. För det går absolut med rätt attityd, inställning och verktyg.