Vi måste sluta lägga tid på dåliga jobbmöten! DN Debatt med Micke Darmell

Ett företag med 100 anställda investerar cirka 27 miljoner kronor varje år i ren mötestid. Förberedelser, resor, lokalkostnader, kaffe (viktigt!), uppföljning och så vidare ingår inte i den kalkylen. Dessa 27 miljoner kronor är alltså mycket lågt räknat. Samtidigt är mer än hälften av all mötestid ineffektiv. För den här organisationen betyder det 15 bortkastade miljoner, 150 000 kronor per anställd – varje år!

För den enskilde tjänstepersonen, som sitter en tredjedel av sin arbetstid i möten, innebär det sex förlorade veckor per år. För chefen, som sitter i möte 50 till 80 procent av tiden … ja, än mer. Du som läser det här känner kanske igen vad denna frustration betyder för stressnivån. Du har nog inga svårigheter att hitta bättre sätt att tillbringa sex veckor än framför en sömnig powerpoint-presentation med oklart syfte? Du kanske rent av med hjälp av den här texten som argument tänker gå till din chef och be om tre veckors extra semester nästa år (om du lovar att sluta springa på dåliga möten igengäld)?

Trots pengar i sjön och ökad stress för medarbetarna, har många organisationer av oklar anledning en kultur där det är ok att hålla dåliga möten där det skjuts vilt från höften. För lite tid sätts av till att planera, genomföra och följa upp. Det brukar betyda att låg kvalitet får kompenseras med hög kvantitet. (Slå upp ”ond cirkel” i ett lexikon, jag har för mig att svensk möteskultur används som exempel för att förklara.)

När organisationer mäter och skruvar på allt annat för att förbättra produktiviteten, varför får dåliga möten bara pågå? Varför har inte ledarskapsutbildningar möteskultur på agendan? Varför förväntas inte ledare i organisationen leda bra möten? Varför behandlas inte de interna mötena som den viktigaste kommunikationskanalen en organisation har? Varför är det ok att bara fortsätta slösa med tid, pengar och kollegorsenergi?

I ett parallellt universum är goda interna möten kittet som håller organisationen samman. De här mötena ger en bättre arbetsmiljö med mindre stress och större engagemang. Mötena i sig, men framför allt organisationsmålen, blir meningsfulla för alla kollegor. En bra möteskultur säkerställer all styrning och att vi gör det vi bestämt. Och kanske galnast av allt – i det här universumet skickas det väldigt lite interna mail!

Tillbaka till vår värld. Den 31 mars i år trädde en ny arbetsmiljölag i kraft som sätter krav på alla organisationer att arbeta för en förbättrad hälsa på arbetsplatsen, och däribland minska den ohälsosamma stressen. Jag har bevittnat hur många organisationer använt en god möteskultur som verktyg för att uppnå en bättre arbetsmiljö. Det är ett fantastiskt medel får att uppnå vilka mål organisationen än må ha, och medarbetarna mår bättre på köpet.

Varsågod, lågt hängande frukt till ett värde av 170 miljarder kronor. Det är bara att plocka.

Tisdagen den 10 maj är Möteskulturdagen i Göteborg på Scandic Opalen. Möteskulturdagen är Sveriges enda renodlade forum för möteskultur, fullspäckad med inspirerande föreläsningar och verktyg för att med hjälp av bättre möten skapa en hälsosammare och måluppfyllande organisation.