Halmstad startar convention bureau för att skapa fler möten och kongresser i staden

Halmstad har efter lite mer än ett år av planeringsarbetet nu beslutat sig för att starta en convention bureau (CVB). En cvb:s främsta ansvar är att marknadsföra den destination den representerar genom att hjälpa dem som bor och arbetar på orten att bjuda in till och genomföra möten, kongresser, utställningar och andra events på den egna hemorten. Ibland söker CVB:n själv upp den som de tycker har goda möjligheter att locka ett möte till sig men oftast så hör man av sig till sin lokala CVB själv. Den som bjuder in till en kongress kallas i dessa sammanhang för ’den lokala värden’.

En convention bureaus uppgift är att hjälpa enskilda personer som bor och arbetar i en kommun, på ett universitet eller en högskola, en myndighet och/eller arbetar på eller är engagerad i en organisation att bjuda in till ett möte.

– Arbetet under de senaste månaderna har gett oss en aha-upplevelse och alla politiker är överens om att detta är en viktig motor för den fortsatta tillväxten i Halmstad och viktig för hela destinationsutvecklingen, säger Johan F Lundberg, vd för Halmstad & Co och ansvarig för igångsättningen av Halmstad CVB. En CVB ägs alltid av en stad, men drivs i samarbete med hotell, restauranger, mötesanläggningar, stora lokalhållare, arenor, och transportörer, eftersom det är där mötena genomförs och servicen ges. En convention bureau hjälper till att locka många olika typer av möten och evenemang till en stad. Metoderna är lite olika, argumenten skiljer sig lite åt och tempot från idé till beslut om när mötet ska genomföras går olika fort men oberoende av om det är ett större företags-, organisations-, forskar- eller ett möte som handlar om politik, religion eller någon annan fråga så finns hjälp att få.

Convention bureaun tillhandahåller en mängd praktisk hjälp. För många möten krävs en specificerad beskrivning av hur en stad kan ta emot ett möte – en så kallad BID. Klarar möteslokalerna av mötets behov? Finns det hotellrum så det räcker i de prisklasser som efterfrågas? Vad gör vi på kvällarna och vilka sociala program kan erbjudas för medföljande gäster? Hur tar man sig till och från staden? Finns det någon på orten som kan hjälpa oss med allt det praktiska under genomförandet? Dessa och många andra frågor finns det bra beskrivningar av. Utifrån erfarenheter och mallar kommer de som ber om hjälp att få specialanpassad information som underlättar införsäljningen.

CVBn stödjer också kongressens kandidatur genom att se till att PR-material, presentationer finns till hands och att samla ett stöd från den lokala stadens politiska och administrativa ledning. Ett stöd som för många betyder mycket för att känna sig välkomna och önskvärda på orten. CVBerna gör också preliminärbokningar av konferens-, kongresslokaler och hotellrum som måste göras för att säkerställa att det faktiskt kommer att finnas lokaler och rum när kongressen eller evenemanget genomförs.

Planeringsarbetet fortsätter nu med att ta fram en strategi för det fortsatta arbetet tas fram och en affärs- och marknadsplan skapas. Målet är att Halmstad CVB ska vara i gång med sitt arbete till årsskiftet. Före dess ska också en rekrytering ske av den person som ska vara ansvarig för cvb:n.