Grön it sparar miljö och pengar

Virtuella servrar, digitala blanketter och smarta utskrifter. Helsingborgs stad kan nu börja skörda frukterna av en miljövänligare it-strategi.

En medveten satsning på grön it börjar nu bära frukt i Helsingborgs stad. Av de cirka 600 servrar som används av olika system i Helsingborgs stad är numera drygt 550 virtuella. Staden har under 2014 gått från cirka 40 procent virtuella servrar till en virtualiseringsgrad på cirka 90 procent. Detta innebär inte minst stora energibesparingar. En jämförelse mellan mars 2014 och 2015 visar en besparing på nästan 35000 kWh. Per år blir detta 420000 kWh vilket är lika mycket som uppvärmning för 28 normalvillor.

Tidigare krävdes det att varje system som installerades hade en egen fysisk server att köra på. Varje system hade då egen hårdvara i form av processor, hårddisk, nätverkskort, nätaggregat etcetera. På senare år har det blivit möjligt att virtualisera servrar, det vill säga att man skapar dem mjukvarumässigt och kör flera servrar på samma fysiska hårdvara. Man lurar helt enkelt allting som interagerar med systemet att det är en fysisk server, fast det bara är ett program.

- Fördelen med detta är att man kan utnyttja hårdvaran mer effektivt när man delar på de fysiska resurserna. Det är också enklare att lägga till och ta bort servrar efterhand som behovet ändras. Molntänket inom it är i princip sprunget ur möjligheterna att skapa servrar virtuellt, säger IT- driftschef Ann Heino.

Varje dag skrivs det ut en mängd blanketter i Helsingborgs stad, för allt från ledighetsansökan till beställningar av profilkläder. Dessa blanketter skickas sen med internpost för vidare behandling. Utskrifter och transport av informationen är både långsam och kostsam.

- Med digitala blanketter, så kallade e-blanketter, fyller man istället i blanketterna via en webbsida och därefter skickas de digitalt till rätt mottagare. På så sätt slipper vi skriva ut och informationen når mottagaren mycket snabbare. På detta sparar vi omkring 42000 A4-utskrifter, säger Ann Heino.

För de tillfällen då papper måste skrivas ut har Helsingborgs stad nyligen börjat tillämpa smarta utskrifter, om än i liten grad. Smarta utskrifter innebär att man efter att man startat en utskrift måste identifiera sig vid skrivaren för att utskriften ska starta. Utskriften ligger på vänt och skrivs ut på den skrivare du står vid. Enligt IDC Europe ligger så mycket som 15-20 procent av alla utskrifter kvar i skrivaren utan att hämtas, något som skulle undvikas om man tvingades att stå vid skrivaren för att utskriften ska starta.

- En annan fördel är att risken minskar för att obehöriga ska se det du skriver ut. Viktigt i en organisation där man från och till behandlar känsligt material, säger Ann Heino.

Än så länge har inte staden infört smarta utskrifter på bred front med diskussioner förs nu om att införa det på samtliga skrivare hos två större förvaltningar. Det är svårt att ge några exakta siffror men generellt kan man säga att kostnaden för utskrifter och kopiering är 1-3 procent av företagets årsomsättning (Gartner Group) eller cirka 4 000 - 11 000 kronor per anställd och år.

- Även med smarta utskrifter hoppas vi spara stora pengar och bidra till visionen om en mer balanserad stad, säger Ann Heino.

År 2035 ska Helsingborg vara den skapande, pulserande, gemensamma, globala och balanserade staden för människor och företag.

Mer information

Ann Heino, IT-driftschef Helsingborgs stad 070-210 60 35