E-faktura, hur avancerat kan det vara?

Debattartikel från Thor Johnsson på Hogia:

Väldigt avancerat visar det sig, i varje fall om stora bolag får bestämma. Nu 2015 är det fortfarande väldigt få som skickar och tar emot e-faktura företag till företag. Oftast är det krav från en större kund som kräver e-faktura som driver ett företag till att skicka e-faktura. Tyvärr skickar man då enbart till just det företaget som ställt kravet, övriga fakturor sköter man som vanligt d.v.s. man skriver ut och skickar med posten.

Vissa nya, oftast små företag, har kommit igång med att skicka pdf-faktura via e-post, vilket är bra. Tyvärr skrivs dessa fakturor ut hos mottagaren eftersom det inte kan hanteras i mottagande system som en "riktig" e-faktura.

Vad är en e-faktura
Vad är då en e-faktura? Jo det är en elektronisk faktura som innehåller information så att det mottagande systemet kan ta emot fakturan elektroniskt hela vägen fram till betalning. Fakturan lagras elektroniskt och ingen utskrift behövs. En riktig e-faktura är med andra ord elektronisk hela sin levnad.

Det är ju en rätt självklar hantering sett till att en faktura alltid startar som elektronisk faktura när den skapas i ett faktureringsprogram. Sen fortsätter den elektroniska fakturan till en skrivare och skrivs ut, kuverteras och skickas till mottagaren, som i sin tur matar in informationen från fakturan

t ex i sitt leverantörsprogram. Fakturan är nu åter elektronisk eller i vart fall är informationen elektronisk på samma sätt som när den startade.

Jag har svårt att tro att stora flertalet företag vill skicka och ta emot fakturor på papper. Jag tror att alla vill sköta det elektroniskt så företaget får mer tid över till sin kärnverksamhet.

Varför så få?
Visst är det då märkligt att det inte är fler som skickar och tar emot e-fakturor då den ändå alltid behandlas elektroniskt!

Det finns flera orsaker till att e-faktura inte är så vanligt mellan företag till företag. Exempel är som jag inledde med, att större företag kräver specifika format, inte sällan format som inte motsvarar en vanlig pappersfaktura. Det är också svårt att hitta både mottagare och sändare av e-faktura. Utöver detta kräver större företag ofta att man skall testa att skicka faktura innan man släpper på flödet. Lite udda kan tyckas för man testar ju knappast att skicka en pappersfaktura.

e-faktura-världen
På möten i e-faktura-världen finns en förkärlek för att tala om format och standards. Det verkar aldrig finnas tillräckligt många standards utan det finns alltid plats för en nyare standard. Till gagn för vem kan man stilla undra?

Jag kan förstå att man måste ha regelverk och format för att kunna skicka och ta emot e-meddelanden, men vill samtidigt påstå att vi idag har alla format vi kan behöva. Det behövs i dagsläget inte fler format.Mottagande system får istället se till att bli mer intelligenta, så att de bättre kan tolka och förädla den informationen man får via en e-faktura, istället för att tvinga avsändande system att skapa fler format.

Onödig hantering
Har företag kommit överens om att skicka e-faktura skall det givetvis inte behöva testas. Det är inte speciellt modernt att kräva tester för att skicka eller ta emot e-faktura.

Inte sällan blir skickandet och mottagandet av e-faktura ett större eller mindre projekt, vilket också ör olyckligt. Det skall givetvis inte vara svårare att skicka en e-faktura, eller för den delen att ta emot, än vad det är i den analoga världen. Tvärtom skall det vara enklare, smartare och snabbare samtidigt som det värnar miljön.

Hogia
Hogia har flera lösningar för att hantera elektroniska meddelanden. T ex har vi en lösning, Hogia e-Invoice för att skicka och ta emot e-faktura. Kunden behöver inte tänka på format eller liknande, utan kan helt enkelt bjuda in sina kunder och leverantörer till e-faktura-utbyte. Systemet sköter alla regelverk, format m.m. som krävs för att skicka och ta emot.

Uppmaning
Så jag vill uppmana företag som t ex stora telefonbolag m.fl. att se det som en möjlighet att skicka e-faktura till sina kunder istället för att sätta upp hinder. Det skulle hjälpa miljön och spara tid och pengar för alla inblandade.

Och du, vem vill inte få en enklare administration, spara pengar och framförallt bidra till en bättre miljö? Personligen vill jag att mer information blir lättillgänglig elektronisk.

Kontaktperson debattartikel:
Thor Johnsson
Tfn: 0303-688 91 | 0706-03 19 72
thor.johnsson@hogia.se