Nu blir hantering av moms alltid rätt

Fastighetsbolag har mycket att vinna på att satsa på digitaliseringsarbetet. Ett företag som tog steget ifrån manuell hantering av fakturor till att arbeta digitalt är Wilundia. Deras inkommande fakturor registreras nu direkt i ekonomisystemet och automatiserar beräkningen av moms vid uthyrning av lokaler.

Susanne Lundkvist är redovisningsansvarig på det familjeägda företaget Wilundia som bedriver fastighetsförvaltning i Göteborg med omnejd. Susanne berättar att administrationen av fakturor och då främst momshanteringen vid uthyrning av lokaler är arbetsmoment som tar tid i anspråk för fastighetsbolag

- Inom Wilundia förvaltar vi 13 fastigheter och tillhandahåller bostäder och kommersiella lokaler till butik, kontor och restaurang. Våra hyresgäster bedriver både momspliktig och momsfri verksamhet. Den momspliktiga uthyrningsverksamheten omfattas dessutom av olika momssatser.

Fastighetsägare som upplåter sina lokaler för momspliktig verksamhet har möjlighet att lyfta momsen både på kostnader i samband med uthyrningen samt investeringar för ny-, till- och ombyggnad. Vilken momsnivå och avdragsrätt som ska användas styrs av den verksamhet hyresgästen bedriver. Johan Fäldt är säljansvarig för fastighetsbolag inom Hogia och menar att det är lätt att göra fel med avdragsrätten för moms vid lokalhyra

- Vi ser att beräkningen av den avdragbara delen av momsen äter upp massor av administrationstid för fastighetsbolag och det är lätt att göra fel. Effekten av felaktig moms kan vara betungade både avseende tid för att rätta felen och risken att få anmärkning från Skatteverket.

- För att spara tid och minimera risken för felberäkningar för våra kunder har vi utvecklat ett digitalt stöd med automatiserad beräkning av den begränsade avdragsrätten som en del i fakturaflödet. I systemstödet delas fastigheten in i olika resultatenheter där den avdragsgilla delen av momsen som fastighetsägaren får från Skatteverket anges. När leverantörsfakturorna registreras beräknas den avdragsgiltiga momsdelen automatiskt.

Wilunda har gått ifrån traditionellt pappersarbete till att arbeta digitalt.

- Sedan några år tillbaka hanterar vi alla fakturor elektroniskt, vilket innebär att vi har full koll på hela flödet och vi slipper pappershögarna. Arbetet har blivit enklare när fakturorna som skannas förs direkt in i ekonomisystemet, berättar Susanne. En stor nytta är att hanteringen av avdragsrätten för moms helt har försvunnit och vi slipper manuella beräkningar. Automatisering innebär att det alltid blir rätt, berättar Susanne.
- För våra medarbetare som ska attestera har det också blivit betydligt smidigare när de inte längre behöver pappersfakturor utan istället har enkel tillgång direkt via systemet. Även arkiverade fakturor kan enkelt sökas fram för granskning. Våra revisorer kan också få tillgång till historiken via egen inloggning och behöver inte vara på plats hos oss för att göra sitt arbete.

Det ska vara enkelt att vara fastighetsägare i Sverige, menar Johan. Digitala verktyg som elektronisk fakturahantering skapar ordning och effektiviserar det administrativa arbetet

- Företag inom fastighetsbranschen har hela tiden stort fokus på att hålla nere kostnaderna. Den höga tillförlitligheten i hela den digitala fakturakedjan från scanning, attest och huvudbok, gör att man kan ägna mer tid till att utveckla verksamheten än administrativt rutinarbete.

- Ett digitalt fakturaflöde innebär också lägre administrativa kostnader och kortare betaltider, vilket är positivt för företagens likviditet. Relationen med leverantörer äventyras inte på grund av försenade betalningar. Dessutom finns också en stor miljöaspekt, inte minst genom att minska på pappershanteringen.

Nu blir det krav på att e-fakturera offentlig sektor

Fastighetsbolag som hyr ut lokaler till kommun och landsting behöver nu se över sina rutiner för fakturering. Redan nästa år blir det obligatoriskt för alla leverantörer till offentliga verksamheter att skicka sina fakturor elektronisk, och att ha systemstöd för elektronisk faktura (e-faktura) kommer att vara en nödvändighet

- Den nya lagen innebär att fakturor måste skickas elektroniskt i ett format som följer europeisk standard. PDF-faktura eller skannade fakturor kommer inte att godkännas. Det bästa är att stämma av med sin systemleverantör om vilka möjligheter som finns att skicka e-faktura enligt SFTI:s rekommendationer. Idag finns det enkla och prisvärda lösningar som gör omställningen smidig, berättar Johan.

Grunden till lagstiftningen är ett EU-direktiv och en målsättning om att majoriteten av all fakturering i Europa ska ske med e-faktura år 2020

- I Sverige hanteras endast en femtedel av alla fakturor digitalt. De nordiska länderna Norge, Danmark och Finland ligger långt före i utvecklingen. De har genom lagstiftning inom hela eller delar av offentlig sektor och bra infrastruktur för att skicka och ta emot elektroniska fakturor har de drivit fram utvecklingen av e-faktura i hela näringslivet. Kravet om e-faktura till följd av offentlig upphandling träder i kraft i april 2019, avslutar Johan.