Samverkan för ökad transparens

Artikel från Thor Johnsson på Hogia:

Kontantbranschen har under många års tid ansetts vara en ”svår” bransch att granska. Kassaregistren har i vissa fall gått att manipulera och det har inte funnits någon direkt koppling mellan kassaregister och bokföring, utan snarare setts som två skilda delar. Kunskapen om hur man tar ut rapporter och tolkar dessa, har och är i många fall låg i redovisningskretsar och hos handlare. Det har saknats överbryggning mellan, å ena sidan bokföring/redovisnings-program, och å andra sidan granskningsbranschen med revisorer och Skatteverket.

Historiskt sett har revisorer och redovisningskonsulter haft svårigheter med att framförallt bedöma de kontanta intäkterna ikontanthandeln. Det har varit en bransch där fiffel och manipulering av kassaregistren inte sällan förekommit. Eftersom många kassaregister tidigare inte var reviderbara har det varit svårt för bokföringsbyråer och revisorer att bedöma den information kassaregistren gav.

Genom Skatteförfarandelagen (den tidigare Kassaregisterlagen) som trädde i kraft 2010, har förutsättningarna förbättrats för revisorer och redovisningskonsulter för att granska och bedöma kontanthandeln. Kassaregistren anses nu vara reviderbara under förutsättning att behandlingshistorik finns. Till det skall adderas att datoriseringen av försäljning i kontanthandeln ökat, vilket också förbättrar möjligheter för djupare granskning.

Hogias initiativ
Hogia tog 2012 ihop med Rådet för betal- och kassasystem (tidigare kassaregisterrådet), initiativ till att försöka hitta en modell att skapa en brygga mellan kassaregister och redovisnings- och revisionsvärlden. Första steget var att utveckla en produkt som skulle gå att certifiera. Som första leverantör fick Hogia sitt kassaregister certifierat 2014 (?) och nästa steg var att hitta överbryggningen mot redovisnings- och revisionsvärlden och granskande myndigheter. Hogia utgick från grundprincipen att när man registrerar i sitt kassaregister så bokför man. Detta var en fråga Sigurd Elofsson hos PwC drivit sedan många år. Det kan synas enkelt i efterhand, men ingen hade arbetat utifrån denna princip förut. Hogia har genom att, utgå från den information som normalt registreras i kassaregister vid kontantförsäljningar, skapat en ny rapport som till sitt innehåll helt uppfyller de krav bokföringslagen och Bokföringsnämnden ställer på grundbokföring av affärshändelser. Detta innebär att samtidigt som en försäljning registreras i kassaregistret så bokförs affärshändelsen. Dessutom har vi lagt in möjligheten att i kassaregistret registrera och bokföra t.ex. tömningen av kassan. Detta medför att kassaregistrets faktiska kontantsaldo alltid kan stämma med bokföringen kassasaldo. Detta lyckades tack vare att Hogia har redovisning i sitt DNA och djup förståelse för hur redovisning går till.

Hogia har eftersträvat att ta fram en standard för kassaregister med komplett systemdokumentation inklusive manual avseende bland annat rapporter samt behandlingshistorik som uppfyller både skatteförfarandelagens och bokföringslagens krav. Ledorden har varit jämförbarhet och transparens. Systemen skall vara säkra och visa på allt som sker i redovisningen. En extra bonus med denna förändring är således att grundbokföringen sker simultant med inregistrering av försäljningen vilket medför att bokföringsarbetet, och därmed kostnaden för detta, minskar, den gamla kassaboken behövs inte längre med vårt kassaregister! Huvudbokföringen ordnas genom att en månadsrapport skickas till bokföraren en gång per månad i digitalt eller i pappersform.

Utbildning av redovisningskonsulter och revisorer
Jennie Larsson hos Hogia Handelssystem deltog i en intern utbildning hos PwC för redovisningskonsulter och visade vad man bör tänka på när man läser en Z-dagrapport från ett kassaregister. Denna kunskap är väsentlig för att kunna bedöma tillförlitligheten i att försäljningen är korrekt registrerad.Jennie kunde via praktiska exempel visa på vad som var särskilt viktigt att uppmärksamma i en Z-dagrapport. Jennies utbildning var mycket uppskattad och medförde bl.a. att PwC:s checklistor för såväl redovisningskonsulter och revisorer med uppdrag i kontantbranscher uppdaterades.

- Samarbetet med PWC är både utvecklande och spännande för oss på Hogia, säger Jennie Larsson, Hogia Handelssystem. Dessutom är det helt unikt då det är det första i sitt slag mellan leverantör av kassaregister och redovisnings- och revisionsbranschen. Vi ser stora möjligheter till att detta kommer leda till effektivisering av arbetet, kostnadsbesparingar och kvalitetssäkringar för såväl våra kunder inom kontanthandelsbranschen, som för redovisnings- och revisionsbranschen. Det här är bara början, avslutar Jennie Larsson. 

Sigurd Elofsson på PwC är specialiserad på bokföringslagsfrågor och har länge arbetat med frågor om kontantbokföring.

- Genom Hogia, som är ett av de ledande företagen inom sin bransch, har vår förståelse för de specifika frågor som rör bokföring och granskning av kontantbranschföretag fördjupats”, säger Sigurd Elofsson.

Samarbetet mellan Hogia och PwC, som är Sveriges största redovisnings- och revisionsföretag, har ökat förståelsen för hur kassasystemen fungerar och hur de kan granskas.

Både Jennie Larsson och Sigurd Elofsson ser samarbetet som en början på något större.

Kontaktperson för artikeln:

Thor Johnsson
Tfn: 0303-688 91 | 0706-03 19 72
thor.johnsson@hogia.se