Får du ut affärsnyttan av dina IT-investeringar?

Vi investera mängder av pengar i nya systemlösningar och affärssystem. Men får vi tillbaka pengarna ?

En fråga som vi som sitter i ledande positioner och i styrelser bör ställa oss. Men ställer vi oss denna fråga? Och tar vi reda på svaret?

Jag kan bara gå till mig själv, och inser att jag gör detta alldeles för sällan. Varför är det så?

För att gå till botten med detta måste vi backa bandet. Ett beslut om investering i en ny systemlösning eller i ett förändringsprojekt generellt tas ofta kopplat till någon form av investeringsunderlag.

Vi har i styrelsen eller ledningsgruppen godkännt  kostnaderna. Externa kostnader är exempelvis investeringar i form av mjukvara, hårdvara och konsulttimmar. Till dessa kostnader tillkommer egna interna resurser och övriga kostnader.

Vad är de förväntade intäkterna?  Det finns flera sätt att kvantifiera dessa. Jag kommer dock inte att beröra detta här och nu utan det får bli ett eget ämne som jag återkommer till i senare blogginlägg.

Vi tillsätter sedan ett projekt och ger en projektledare i uppdrag att genomföra projektet.

Vi utgår från att man lyckas med införandet. Han eller hon når projektmålen som ofta är definierade i vilka funktioner och delar av systemet som skall fungera på ett visst datum och till en viss kostnad.

Projektledaren upprättar i bästa fall en projektavslutsrapport och styrgruppen tar beslut om att stänga projektet. Det är här vi har problemet.

Min erfarenhet är att projektledaren sällan får i uppdrag att även säkerställa att effektmålen (oftast vinster eller kostnadsbesparingar) i projektdirektivet nås.

Detta ansvar vilar då på beställaren. Ytterst är det jag som VD eller styrelsemedlem.

Eftersom projektledaren aldrig fick uppdraget att säkerställa att effektmålen uppnås finns det heller inga resurser allokerade i projektet. Det finns därför en stor risk att vi aldrig följer upp och säkerställer att effektmålen uppnås.

För att åtgärda detta och säkra att vi blir bättre på att följa upp effekterna är min rekommendation att införa två projektavslutssteg.

Projektavslut 1

Projektavslut 1 är det som vi normalt kallar projektavslut dvs en utvärdering av att vi nått projektets mål.

Vi gör en överlämning till förvaltningsorganisationen, allokerar resurser för eventuella restpunkter samt dokumenterar vad vi lärt oss i projektet och vad som kan förbättras till nästa projekt. Detta kan ofta göras en till tre månader efter go-live datum.

Vid projektavslut 1 är det viktigt att styrgruppen begär in en plan för hur vi ska säkerställa att effektmålen uppnås. Uppföljning av effektmålen skall ingå som en egen fas i projektet och vi släpper alltså inte projektledaren ännu.

Projektavslut 2

I projektavslut 2 sker en utvärdering av om vi har nått effektmålen.

Ansvaret för detta bör enligt min mening ligga på projektledaren eller möjligen på annan person som fått detta som ett konkret uppdrag.

Beroende på typ av projekt och hur långt tid man har bedömt att det ska ta innan effektmålen uppnås bör man ha ett antal uppföljningspunkter exempelvis sex månader, ett år respektive två år efter projektavslut 1.

Någon som har bra exempel på hur ni har lyckats följa upp effekterna på ett bra sätt eller andra tips på hur vi kan bli bättre på att följa upp affärsnyttan av våra IT-investeringar? Hör av dig eller lämna en kommentar i bloggen!!