Inköpsanalys ett perfekt strategiskt verktyg

För att utföra en bra kategoristyrning krävs en tydlig strategi.
Men hur skaffar man ett relevant underlag till strategin? Jo, genom Inköpsanalys.
– Ska man göra en strategi måste man veta hur nuläget ser ut. Då behövs ett verktyg som tar fram detta. Inköpsanalys är det verktyget, säger Sabina Johansen, key account manager på InExchange.

Den allmänna uppfattningen är att man genom kategoristyrning kan sänka både kostnaderna för sitt företag och öka produktiviteten i inköpsarbetet, men samtidigt krävs rätt förutsättningar för att få ut största möjliga effekt.
Helena Kullberg, med mångårig erfarenhet av kategoristyrning inom främst dagligvaruhandel, pekade i en tidigare artikel på InExchange nyhetsplats på det faktum att det många gånger saknas en klar uttryckt strategi. ”Man kan inte göra kategoriplaner och inte utgå från övergripande strategier” hävdade hon bestämt.
När Sabina Johansen, key account manager på InExchange, vidareutvecklar Helenas välgrundade poäng letar sig hennes tankar omedelbart till Inköpsanlys. Det är en tilläggstjänst från InExchange som ger helt nya insikter i alla inköp.
– För att lägga en strategi behöver man veta hur nuläget ser ut. Vad ska man utgå ifrån? Då är det bra med ett instrument som åskådliggör en klar bild över detta, som tydliggör var det fungerar respektive brister och hur man bör prioritera det strategiska arbetet, menar Sabina och framhåller :
– Det här får man snabbt en god överblick och förståelse för i Inköpsanalys. Utifrån den informationen kan man därefter ta fram en strategi för att se vartåt den pekar. Sedan kan strategin successivt bearbetas vidare genom att lägga på de jämförelsefilter som finns i tjänsten och påvisa hur arbetet har gått. Rör vi oss åt rätt håll? Ger strategierna resultat?
En bra strategi utgår med fördel från Inköpsanalys?
– Exakt.

Visualisera er data

Inköpsanalysens primära styrka är att den ger utförliga besked om väsentliga detaljer i inköpsprocessen som kräver tid och stora ansträngningar att få fram genom traditionella arbetsrutiner. Kanske en beställning från annat håll i verksamheten är nödvändig för att erhålla en specifik uppgift eller ett underlag – med långa ledtider som följd.
Med tjänsten Inköpsanalys slipper man sådana omvägar.
Några knapptryck och vips presenteras efterfrågad fakta på skärmen.
Det förefaller enkelt och Sabina intygar att det är så enkelt som det låter.
– Vi använder datan som finns i e-fakturorna vilken kan visualiseras lätt och smidigt. Det är bara att klicka sig in under en speciell kategori. Genast ser man hur många leverantörer man handlat av i den här kategorin. Sedan fortsätter man att jobba sig ner på detaljnivå, ända ned till fakturarad om man så önskar, för att få fram ytterligare viktig information. Vad har vi köpt? Hur mycket har vi köpt? Och framför allt: vem är det som har köpt och har det kanske handlats utanför avtal?
Sabina konstaterar i nästa ögonblick:
– Tack vare det här kan man identifiera många leverantörer inom en kategori och se vilka som är fel.
Går det fort att ta fram datan man söker?
– Det går jättesnabbt. Vi pratar minuter. Räknade på en hand.

Användarvänligt

Ytterligare en fördel är Inköpsanalystjänstens lättöverskådliga diagram. Det finns möjlighet att kombinera flera olika filter, exempelvis specifik leverantör, kategori, referens och tidsperiod. Man bestämmer helt enkelt själv hur pass detaljerad analys man önskar. Tjänsten visar sedan grafer utefter filtreringen och presenterar datan på ett attraktivt vis.
– Just användarvänligheten är verkligen uppskattad. Det är något vi ofta får höra, att det är så enkelt att jobba i tjänsten, bekräftar Sabina Johansen och berättar närmare:
– Vi har gjort en tjänst till ekonomer och inte för systemvetare eller utvecklare. Vi har byggt den utefter användarens IT-kunskaper. Det är väldigt enkelt visuellt att klicka sig vidare och veta var man ska ta vägen och hur man går djupare om man så skulle önska.
Sabina poängterar allra sist:
– Det är också intressant att man kan exportera all data som finns i tjänsten för att använda underlaget i andra forum. Vid olika möten inte minst. Exempelvis om man vill påvisa ett sakförhållande och därigenom påverka en beslutsprocess. Eller om man ser tydliga utvecklingsområden och vill göra utbildningsinsatser internt.