18 miljoner anledningar att använda e-handel

I en perfekt värld har Sveriges kommuner avtal med alla sina leverantörer. Varje inköpt krita, mattebok, stolar och mutter köps in till ett rabatterat pris i utbyte mot att kommunen handlar från just denna leverantör.

Alla inköp sköts online, via ett ordersystem. Att beställa en ny vara tar på sin höjd fem minuter. Från leveransbekräftelse till att fakturan dyker upp automatiskt i kommunens affärssystem tar kanske tre minuter.
Redo att bockas av och betalas (i tid.)
Klart.

I en betydligt sämre värld har Sveriges kommuner inte avtal med sina leverantörer. Termen ’sina’ leverantörer är en klar överdrift, för att varje inköp som görs kan vara från helt olika leverantörer. I en betydligt sämre värld existerar inte e-order.
Om nya kritor behövs till en förskola, då går en anställd ut i bilen, till pappershandeln, köper pennan, åker tillbaka till förskolan med ett kvitto i handen. I bästa fall tog resan 10 minuter. Stolarna, matteböckerna och muttrarna kräver också varsin bilresa till möbelaffären, bokhandeln och bygghandeln. Varje inköp resulterar i pappershandlingar, kvitton och fakturor. Pappershandlingarna går på post till kommunhuset, där de får knappas in i affärssystemet. Två kan nu bockas av och betalas, två andra saknar referens och nu måste rätt inköpare hittas för att kunna bokföras ordentligt. I bästa fall tog det 2 dagar, från att fakturan skickades till att den var bokförd.
Klart.

Den riktiga världen är ett sorts mellanting. Vi har all teknik och alla förutsättningar, men den mänskliga faktorn gör sig påmind. I vår värld har kommunerna avtal med sina leverantörer. Manuella rutiner så som att sprätta kuvert med kvitton och fakturor är på många håll inte nödvändiga, eftersom de flesta kommuner får e-fakturor från många av sina leverantörer.

E-order är också en verklighet. Fullt möjligt att implementera och att göra en e-order är rent tekniskt precis lika enkelt som i första exemplet. Behöver en anställd på en mellanstadieskola nya pennor, kan hen klicka hem dem på ett par sekunder. Fakturan skickas rakt in i affärssystemet, klart.

Men för att göra den perfekta världen till verklighet är det inte bara teknik som ska på plats, vi måste också se till den mänskliga faktorn.
Kort sagt – vi måste få de som köper in produkterna att göra en e-order.

Didn’t you get the memo?
En mellanstor svensk kommun har mellan 6000 till 9000 anställda. Allt från pedagoger till undersköterskor, träslöjdslärare, fastighetsskötare, vårdpersonal, enhetschefer…
Att få ut information till alla de här är såklart inte omöjligt, men det kan vara svårt. Att få en anställd att göra en e-order till en leverantör, när leverantören ändå bara är fem minuter bort med bil, kan också vara svårt.

Att få någon att förstå varför e-order är överlägset på alla vis, är däremot mycket enkelt.

Malmö Stad* satte igång med e-handel 2002. De har räknat ut att de årligen sparar 18 miljoner kronor. Det motsvarar kostnaden att driva 3 stadsbibliotek, två förskolor – eller att anställa 40 lärare.