Att upphandla en konsultmäklare - Del 2

Anledningen till att upphandla en konsultmäklare kan vara olika. Oftast handlar det om att minimera administrationen kring förfrågningar, offerter, leverantörskontakter och avtalshantering. Kontrollen och de sänkta konsultkostnaderna ses ofta som en bonus.

I det här inlägget följer vi upp första delen av artikeln och ger ytterligare tips kring vad man bör tänka på när man planerar att upphandla en konsultmäklare.

7. Kom överens internt om rimliga leveranstider samt antal kandidater som ni vill ska presenteras vid varje uppdragstillfälle. För att beställaren ska få ett bra underlag rekommenderar vi att man ska få två-tre kandidater levererade till sig på 4-5 dagar (om det inte är en specifikt svår kompetens att finna).

8. Se till att upphandlingen även inkluderar övertagande av befintliga konsulter, allt för att minimera administrationen. Organisationen får då en enda part som hanterar alla avtal och fakturor från ett ställe. Låt mäklaren kortfattat beskriva sin process för övertagande av konsulter.

9. Ställ krav på kvalitetssäkring av uppdrag och uppföljning. Detta är en viktig del av leveransen, be mäklaren att beskriva sin kvalitetssäkringsprocess samt hur de hanterar ev. problem.

10. För att resultatet ska bli så bra och effektivt som möjligt både för beställare och mäklare krävs det att man automatiserar vissa delar av processen. Därför är det viktigt att mäklaren har en portal som hanterar förfrågningar, offerter, avtal och statistik. Några exempel på krav man som beställare kan ställa är en publik hemsida där konsultbolag kan ta del av förfrågningarna och att hela inköpsprocessen kan skötas via mäklarens portal.

11. Ställ krav på utvärderingar och regelbundna avstämningsmöten, allt för att följa upp och vidareutveckla samarbetet. Här kan man som beställare be konsultmäklaren redovisa hur denne presterar, exempelvis leveranskvalitet, antal avtal, om mäklaren lyckats tillsätta alla behov, förbättringsförslag etc.

12. Träffa anbudsgivarna som en del av kvalificeringen och utvärdera hur de agerar. Tänk på att konsultmäklaren kommer att representera er som beställare i kontakten med konsultbolagen.

Vill du har fler tips kring pris- och incitamentsmodeller, utvärderingsmetoder eller bara mer vägledning kring hur man kan upphandla en konsultmäklare?
Tveka inte att kontakta oss på 08-35 30 10 eller info@keyman.se

Se även vår hemsida för mer information

www.keyman.se