Sex steg att tänka på när du ska implementera ett nytt IT-system

Tidigare har jag skrivit en artikel med tre viktiga tips att tänka på när det kommer till att gå från att arbeta analogt till att arbeta digitalt och hur företag ska adaptera ett digitalt "mindset" i organisationen.Jag vill fortsätta på samma spår med implementation av tekniska lösningar. För det har jag hämtat inspiration till den här bloggposten från den här artikeln. Så, här är sex viktiga steg att tänka på när ni ska införa ett nytt IT-system.

1. Börja från grunden

När du behöver lösa ett problem med hjälp av teknik är det viktigt att börja från grunden. Fråga dig själv först och främst vad är det som inte fungerar och hur du tror IT kommer att lösa problemet? Sedan är det också viktigt att du gör problemet mätbart så att du tydligt kan följa upp och mäta förändringar. På så sätt kan du få feedback om ditt nya IT-system kommer fungera eller inte.

2. Sätt en plan och utbilda din personal

När du väl har valt ett system som du är bekväm i är det viktigt att du sätter upp en plan för hur företaget ska installera det, steg för steg. Lär upp dina anställda, men helst utan tjocka manualer i pappersform. Hjälpcenter och digitalt utbildningsmaterial gör att dina medarbetare kan komma åt rätt information utan större besvär. Personalen måste vara utbildade och känna sig trygga i systemet innan lansering.

3. Låt implementeringen ta sin tid

När nya systemet väl är på plats är det lätt att bli otålig. Du vill gärna se resultat imorgon. Men, effekten av implementeringar tar tid och det blir aldrig bra att skynda på en process vid installation av ett nytt system. Låt det ta tid.

4. Var transparent

Transparens är väldigt viktigt, inte bara när det kommer till implementation av nya system men generellt på alla plan i företaget. När det gäller IT-lösningen är det viktigt att medarbetarna förstår sina roller i den. De ska vara insatta i varför systemet installeras och vad det ska göra för skillnad. Kan du övertala dina anställda att faktiskt gilla förändringen kommer installationen att gå utmärkt!

5. Få med medarbetarna

Berätta om fördelarna med förändringen och varför det var dags för en förändring. Tala om för medarbetarna vad som händer om implementeringen inte skulle fungera och ge ansvaret för implementeringen till alla anställda kollektivt. Samla också in feedback från dina anställda, lyssna till den och kommentera den.

6. Dela ut ansvar för systemets framgång

Det sista steget handlar om att möjliggöra IT-systemets fortsatta framgång i ditt företag. Det sista du vill är att systemet lanseras med buller och bång och sedan förtvinar. Utse ett team som ska se till att systemet blir fortsatt framgångsrikt på lång sikt. Det värsta som kan hända är att ingen adapterar systemet och företaget faller tillbaka i sitt gamla arbetssätt.

Sammanfattning

När du ska köpa och installera ett nytt IT system finns det sex viktiga steg att tänka på. Sammanfattat behöver du mäta förändringen, inte förhasta processen, utbilda och få med dina anställda, vara transparent och utse ett team med uppgiften att säkra systemets fortsatta framgång!