Skip to main content

​Lindesbergs kommun behöver ny arkivlokal

Nyhet   •   Aug 17, 2019 08:00 CEST

Ett nytt tag kring arkivfrågan i Lindesbergs kommun måste tas för att undvika skada på arkivhandlingar eller incidenter med personuppgifter. Därför föreslås kommunstyrelsens utskott för stöd och strategi - som behandlar frågan måndag 19 augusti - att uppdra till kanslichefen att utreda möjliga lösningar för ny arkivlokal.

Eftersom kommunens slutarkiv i kommunhuset i Lindesberg är fullt finns idag fyra andra depåer ute i kommunen där slutarkiverade handlingar förvaras. Dessa lokaler hyrs av det kommunala fastighetsbolaget och privata hyresvärdar.

”Varken slutarkivet eller depåerna uppfyller arkivlagens bestämmelser gällande arkivvård och kommunen betalar förhållandevis hög hyra för dessa lokaler. Rapporter har kommit under de senaste månaderna gällande vattenläckor i dessa lokaler samt risk för personuppgiftsincidenter eftersom flera personer har tillgång till lokalernas nycklar”, skriver förvaltningschef Henrik Arenvang och handläggare Anna Nilsson till kommunstyrelsens utskott för stöd och strategi.

Gemensam arkivlokal i Stripa gruva

I Lindesbergs kommun har arkivfrågan varit aktuellt under ett antal år. År 2014 tecknade kommunen avtal med Ljusnarsberg och Hällefors kommun för att skapa en gemensam arkivorganisation. Arkivorganisationen bestod då av tre tjänstepersoner med säte i Lindesberg.

Målet var att skapa en gemensam arkivlokal i Stripa gruva, norr om Lindesberg. Det framkom efter något år att den ombyggnation som krävdes för att kunna använda Stripa gruva till arkivlokal skulle bli mer omfattande än vad som framkommit i början av projektet. Samtidigt upplevde de tre personer som arbetade i arkivorganisationen att mycket av deras arbetstid gick åt till att transportera sig mellan de tre kommunerna. Detta mynnade ut i att avtalet mellan kommunernas avslutades i slutet på 2018.

”Ett nytt tag kring arkivfrågan måste tas för att undvika skada på arkivhandlingar eller personuppgiftsincidenter”, heter det i förslaget till utskottet.

Lagar och rekommendationer styr arkivfrågan

Varje myndighet är enligt lag tvungna att ha ett arkiv. Arkiv finns bl.a. till för vårt kulturarv, rätten att ta del av allmänna handlingar, information för rättskipningen och förvaltningen samt för att täcka upp forskningens behov. Arkiv delas ofta upp i när- och slutarkiv. I närarkiv förvaras handlingar som används ofta av verksamheterna, vissa av handlingarna gallras innan de lämnas vidare för slutarkivering. I slutarkiv förvaras de handlingar som ska sparas för all framtid och som inte används ofta av verksamheterna.

Enligt kommunens Föreskrifter om vård av allmänna handlingar ansvarar förvaltningschef för att de bestämmelser som finns i arkivlagen och kommunens föreskrifter uppfylls. I dennes uppgifter ingår även att bevaka att kommunens arkivhandlingar förvaras betryggande i respektive förvaltnings närarkiv. Kommunstyrelsen ansvarar för att upprätta styrdokument och riktlinjer kring hur vården av arkivhandlingar ska ske. De ansvarar även för tillsyn och över vården av arkivhandlingar i slutarkivet.

Riksarkivets rekommendationer för arkivlokaler är hårdare än arkivlagens bestämmelser. De rekommenderar bland annat att arkivlokaler ska vara egen brandcell, ventilationen ska avskiljas från lokalen, klimatet ska hållas på en specifik temperatur, inga rörinstallationer ska finnas inuti lokalen samt att skalskydd ska finnas.

Även dataskyddsförordningen spelar in i hanteringen av kommunens arkivhandlingar. Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig och ansvarar bl.a. för att personuppgifter inte hamnar i fel händer.