PR Workflow: Stegen till att bli ett PR-proffs

PR Workflow är vad vi kallar arbetsflödet för de som jobbar med PR och kommunikation; en ständigt pågående process, eller cykel, som hela tiden börjar om. Vilka nyckeltal som är viktigast med din kommunikation beror på ditt företags övergripande mål. Dock finns ett mer övergripande mål som är giltigt för oss alla som jobbar med kommunikation, oavsett bransch eller storlek på bolag - att se till att budskapet når rätt publik, vid rätt tillfälle.

Förenklat kan man säga att ett effektivt arbetsflöde är det som särskiljer framgångsrika kommunikatörer från de som hela tiden får kämpa för att få gensvar för sina insatser. Här är de steg som du behöver ha koll på för att bli så effektiv som möjligt i ditt arbete.

1. Bevaka din omgivning

På samma sätt som det är viktigt att följa upp och bevaka dina PR-kampanjer är det lika viktigt att du följer och bevakar din omgivning. Genom mediebevakning kan du få nya uppslag om ämnen och trender som intresserar din målgrupp och för att du ska kunna nå dem med rätt budskap vid rätt tillfälle. Se till att du följer heta diskussionsämnen och inspiratörer för att sedan använda insikterna till din kommunikation för att skapa legitimitet och debatt för att engagera din målgrupp. Omvärldsbevakning hjälper dig också förstå vilka utmaningar, hinder och möjligheter din bransch står inför. Först när du vet detta kan du skapa relevant innehåll.

2. Skapa och publicera ditt innehåll

Kommer du ihåg när det ofta räckte med skriva och skicka pressmeddelande för att få publicitet? I dagens kommunikationssamhälle krävs mer än så; du behöver innehåll som är intressant och engagerar och en plan för hur du effektivt ska få ut ditt innehåll. Nyckeln är att förse din målgrupp med innehåll som de vill ha. Sedan matcha din målgrupps intressen med ditt företags berättelse och uppdrag.

Här är ett exempel: Hövding är ett svenskt företag som tillverkar innovativa cykelhjälmar som utlöses med airbags. Deras målgrupp vill ha en bättre lösning som motreaktion på det ökade antalet cykelolyckor. Företagets vision är att förhindra huvudskador i samband med cykelolyckor. De skapade kampanjen Give a Beep där de delade ut elektroniska ringklockor som via bluetooth kunde ringa på klockan och då meddela borgmästaren att de varit med om en otäck trafiksituation.

3. Identifiera och engagera din målgrupp

Kärnan i hela ditt PR-arbete är att känna din målgrupp utan och innan. Ditt budskap måste så vara relevant för deras behov och önskningar som möjligt. Du kan snabbt identifiera dessa saker genom att kika närmre på dina nuvarande kunder, följare, läsare och tittare. Dela upp målgruppen i tre mindre grupper: medier, som är ett klassiskt segment och viktiga för att nå brett; influencers, som själva har stora och viktiga målgrupper för dig; och potentiella ambassadörer för ditt varumärke, dvs investerare, kunder och medarbetare som tror på ditt företag och är villiga att dela ditt budskap. Se till att bygga relationer med målgrupperna som en trovärdig källa. Kommunicera på ett personligt plan. Anpassa ditt innehåll och skicka med personliga hälsningar. Fråga efter målgruppens åsikter. Fråga dem kontinuerligt hur du och ditt företag skapar värde för dem - för att kunna utveckla det som är bra.

4. Mät din räckvidd

Pressklipp är jättebra, men de visar inte det totala värdet av dina PR-insatser. Du behöver ett modernt ramverk som hjälper dig att mäta PR för att förstå hur alla olika komponenter fungerar tillsammans och påverkar din målgrupp.

• Utveckla ett ramverk. Ett ramverk ger din PR-strategi struktur och fastställer nyckeltal för dig att mäta för att se vilken del av din plan som fungerar - och vad som inte fungerar
• Mål och siffror. När du väl fått ditt ramverk på plats behöver du skapa kommunikationsmål för alla dina insatser. Mät räckvidd, påverkan, engagemang och effekt. Utnyttja den data du kan samla in från din CRM-system på ett effektivt sätt,
• Definiera din måttstock. Skapa en måttstock för dina mål. Detta gör du genom att undersöka dina tidigare kampanjresultat, hur dina konkurrenters kampanjer presterat och din bäst presterande kampanj.
• Bryt ner siffrorna. Plocka isär din data i små delar och undersök varje del för att se på trender och effekter. Hur kan du använda den kunskapen för att justera och anpassa kommande kommunikationsinsatser för att få så bra resultat som möjligt?
• Fortsätt att mäta. Tänk på att det här ramverket ska fungera som en pågående process. Skapa ett schema för hur ofta och när du ska mäta. Använd siffrorna till att fundera på nya möjligheter för ditt företag. Dela med dig av informationen till viktiga intressenter, både internt och externt.

Att följa de här stegen är mer komplicerat och innebär mer jobb än att bara skicka ut ett gäng pressmeddelande - men det kommer löna sig! En flexibel och effektiv process är nyckeln för att du ska lyckas med ditt PR-arbete bättre än dina konkurrenter.