Så arbetar du agilt med PR

Tiden är förbi då marknadschefer stängde in sig i ett rum i en vecka för att skapa en plan för det kommande året, med detaljerad planering och specificerade mål för varje medarbetare på avdelningen. För oss kommunikatörer ändras förutsättningarna hela tiden - därför behöver vi ha strategier och arbetsmetoder som är anpassade efter ständig förändring.

Att arbeta agilt innebär just att man arbetar på ett mer rörligt sätt - man testar, analyserar, tweakar i en evig loop. Ingenting är skrivet i sten. Vi som arbetar med kommunikation är vana vid att saker ibland händer som omkullkastar hela planeringsarbetet, både på gott och på ont. I den agila metoden utgår man istället från att saker kommer att ändras längst vägen. Från början användes arbetssättet främst vid system- och teknikutveckling men de allra flesta discipliner kan dra nytta av tankesättet.

Träffa rätt i målgruppen

Pricksäker PR handlar om att träffa rätt i målgruppen, men problemet är att vi omöjligt kan veta idag var målgruppen befinner sig om sex månader, inte minst när man arbetar med digitala kanaler, sociala medier eller andra tredjepartsplattformar. Till exempel kan Facebook välja att förändra sina algoritmer - då behöver vi uppdatera och anpassa vår strategi för att maximera resultatet. Det finns miljontals saker som kan påverka vår målgrupp, vilket kräver att vi som kommunikatörer är lyhörda och anpassar vårt budskap för att pricka rätt.

Kommunikation måste helt enkelt alltid anpassas efter sin kontext, därför kan det vara slöseri med tid att skapa alltför detaljerade och långsiktiga planer. Viktigare i stället är att skapa en process för att hela tiden följa upp arbetet, ändra och anpassa det som inte fungerar bra - för att bli mer effektiv vid nästa insats.

För att prata lite mer konkret om vad den agila arbetsmetoden går ut på så värdesätter man följande:

• Individer och interaktioner framför processer och verktyg.
• Fungerande programvara framför omfattande dokumentation.
• Kundsamarbete framför kontraktsförhandling.
• Anpassning till förändring framför att följa en plan.

Självklart är övergripande mål för verksamheten fortfarande otroligt viktiga för att skapa en riktning för arbetet, men de detaljerade planeringsarbetet bör fokusera på ett par veckor eller möjligtvis det närmaste kvartalet.

Scrum

En av de mest kända agila arbetsmetoderna kallas för scrum där man arbetar i sprintar: korta cykler på mellan 2-4 veckor. En sprint börjar med sprintplanering där teamet avgör vem som gör vad och vad som krävs för att lyckas med uppgiften. Regelbundet följer man upp för att se hur arbetet går och om någon stött på problem. Man testar regelbundet och i slutet av sprinten gör teamet en demonstration av vad man har åstadkommit. Det är också viktigt att avsätta tid för att reflektera över sprinten: vad gick bra - och vad gick dåligt? Viktigt är att plocka med all ny kunskap in i nästa sprint.

På Mynewsdesk har vi arbetat agilt på marknadsavdelningen ett bra tag, men för mig som började här i maj är arbetssättet fortfarande nytt. Slående för mig som ny i teamet är hur det agila arbetssättet är helt fantastiskt för att främja en kultur där alla i teamet hela tiden strävar efter att bli bättre. Mycket handlar om att bygga ett starkt team som stöttar och hjälper varandra. Genom att bolla alla problem i grupp tydliggörs individuella styrkor och det blir enklare att sätta rätt person på rätt uppgift. Alla är viktiga - och tillsammans kan vi nå resultat. Inte illa, för en arbetsmetod…