Effektivare flöden i ditt Microsoft Dynamics affärssystem med ExpandIT MailIT

Hur mycket dokument skriver ni ut från ert Microsoft Dynamics affärssystem och sedan skickar med brev till era kunder & leverantörer? Tanken har säkert varit uppe med att skicka dokumenten med e-post, men det är omständligt när man ska göra det. Först ska dokumentet skrivas ut eller sparas i PDF-format sedan ska ett mail skapas, infoga filen, leta upp mottagaren, skriva texten och sedan skicka iväg det. Denna krångliga hantering gör att många inte skickar iväg dokumentet via e-post till kunden eller väljer att bara skicka vissa typer av dokument.

För att öka din effektivitet kan vi på DecidoKompetensor skapa funktioner/flöden som hanterar dokument som ska mailas iväg. Det går bra att göra flödena helautomatiska, då skickas ett mail automatiskt iväg. Ett bra användningsområde för detta är t.ex. för fakturor. 

Förutom helautomatiska flöden går det även att använda manuell hantering. Då skapar vi en funktionsknapp som du trycker på för att ett mail ska skickas iväg t.ex. för offerter.

Till vår hjälp använder vi oss av en produkt som heter ExpandIT MailIT. Detta är en helintegrerad produkt till Microsoft Dynamics AX och Dynamics NAV. Produkten har stöd för MAPI och SMTP samt är kompatibelt med följande epostsystem:

•   Microsoft Outlook Express
•   Microsoft Outlook
•   Alla andra mailklienter som stödjer enkel MAPI
•   SMTP servrar

Några exempel på vad man kan göra:

Orderbekräftelse
Man kan automatisera flödet när man släpper en order i affärssystemet genom att det direkt skapas ett mail till kontaktpersonen för orden. Därefter bifogas orderbekräftelsen automatiskt som en PDF och mailet är redo att skickas iväg.

Offert
För att effektivisera flödet vid utskick av offerter kan man skapa en funktionsknapp direkt i affärssystemet. När man klickar på knappen, skapas ett mail som går till kontaktpersonen för offerten. Därefter bifogas offerten automatiskt som en PDF och mailet är redo att skickas iväg.

Faktura
Man kan skapa en funktion på kundkortet i affärssystemet som anger om kunden önskar få sina fakturor skickade via mail eller via posten som pappersfakturor. Om kunden önskar fakturan via mail så skickas det automatiskt iväg en PDF faktura till den angivna mailadressen vid fakturering, annars skrivs fakturan ut och skickas med posten i vanlig ordning.

Förutom att spara på papper, toner, kuvert, frimärke, arbete med att kuvertera, m.m. så gör du en insats för miljön genom att bl.a. minska utsläppet från transporten av brevet.

Vill du veta mer om lösningen?
Kontakta Mikael Månsson på DecidoKompetensor så berättar han gärna mer.

+46-(0)709-32 50 77
mikael.mansson@decidokompetensor.se