Att hålla effektiva arbetsmöten

För att nå maximal effektivitet på en arbetsplats krävs två olika fokus. Medarbetare och ledning måste ha möjlighet att fokusera på utförande- och utvecklingsprocesser – var för sig.

Möten i och mellan arbetsgrupper säger mycket om hur effektivt ett företag är. Annika Engström, lärare och konsult inom kommunikation och ledarskap, samt doktorand i pedagogik vid Helix vid Linköpings universitet, har tittat närmare på samspelet i olika arbetsgrupper vid ett mindre industriföretag avseende lärande, kommunikation och effektivitet.
– Men jag ser inte på effektivitet enbart som ekonomiska resultat. Jag har vidgat begreppet och menar att effektivitet måste innehålla en utvecklingsdimension som handlar om att organisationen också lär sig.

För att åstadkomma ett lyckat samspel som leder till effektivitet bör organisationen se till att ha två olika arenor för att hantera uppgiften. En som handlar om utförande, att göra jobbet, och leverera så bra som möjligt. Och en annan som handlar om utvecklingsprocesser – att förändra, omvandla och hantera grundläggande problem i verksamheten.
– Om man inte skiljer på dessa två så stör processerna varandra, säger Annika Engström.

Möten som handlar om utförandeprocesser ska hållas lösningsinriktade med styrande ledning och med kommunikation som gynnar att uppgiften utförs på ett effektivt sätt – Här handlar det om att se till att produktionen fungerar. Där är inte rätt forum för kritiska förhållningssätt och ifrågasättanden, säger Annika Engström. Dessa luftas istället vid särskilda möten kring utvecklingsarbete. De ska vara problemorienterade med underlättande ledning och kommunikation som gynnar idégenerering.
– Där diskuteras grundläggande problem och om man gör rätt saker. Medarbetarna stimuleras i att ifrågasätta, komma med idéer och förslag på att göra nytt.

Motsättningar och konflikter som kommer upp till ytan ska ses som en utvecklingskraft. Om kraften inte tas om hand kommer den att störa utförandeprocesserna.
– Människor ifrågasätter och vill förändra, det är positivt. Om man som ledare inte är rädd, utan försöker fånga upp det som ligger och pyr så skapar man delaktighet och effektivitet, säger Annika Engström. Men många har svårt att hantera konflikter, samarbetsproblem och missnöje på arbetsplatsen.
– Jag tror på vidareutbildning och träning i känslohantering och kommunikation. Jämför med hur ett fotbollslag tränar: de övar och nöter olika strategier för att klara olika situationer. Så behöver vi jobba med kommunikation också!

Annika Enström disputerar den 4 juni med avhandlingen ” Lärande samspel för effektivitet. En studie av arbetsgrupper i ett mindre industriföretag”.

Kontakt: annika.engstrom@jth.hj.se, 036-10 1644, 0734-021616